3 randvoorwaarden aan project voortgangsrapportage
Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van alle projecten over de einddatum en het budget gaan, ondanks dat projectmanagers beschikken over voortgangsinformatie. Nu blijkt dat project voortgangsrapportages vaak onnauwkeurig zijn. Hierdoor ontstaat het risico dat de projectmanager een verkeerde beslissing neemt en daardoor niet meer tijdig het project kan bijsturen.
De kunst van een storingsdienst plannen
Veel projectmatig werkende organisaties bieden producten aan die 24-uur per dag voor klanten beschikbaar moeten zijn. Denk hier aan webapplicaties, ICT-infrastructuur en productielijnen. Geen enkel product of dienst is perfect en alles kan kapot. Er moet dus iemand zijn die bij een probleem de klant direct te woord kan staan en voor een oplossing kan zorgen. Om dit te faciliteren moet je een storingsdienst opzetten en medewerkers op die storingsdienst plannen. Klanten vragen ons geregeld over de best practice van een
Capaciteitsplanning vs. To-do planning
Welke methode van plannen past het best? Bedrijven melden zich wel eens bij ons met de opmerking dat ze willen gaan plannen. Als we wat doorvragen wordt het duidelijk wat ze daar eigenlijk mee bedoelen. Sommige zoeken namelijk een tool voor capaciteitsplanning om daarmee de werkdag van hun medewerkers te plannen. Anderen willen alleen maar een tool om een lijst met to-do’s te beheren. Aan die to-do’s willen ze een deadline en projectinformatie kunnen hangen. Wanneer de medewerker de taak uitvoert
Van uren verantwoorden naar baas over eigen agenda
Bekrachtig je medewerkers Bij sommige organisaties, zoals architectenbureaus, zien we dat medewerkers op langlopende projecten gedurende de looptijd voor een gemiddeld aantal uren per week worden ingepland. Vervolgens mogen deze zelfstandige professionals zelf per week bepalen wanneer en hoeveel ze aan een project werken. Het gevolg is dat de werkelijk bestede uren al gauw niet meer aansluiten op de gemiddeld ingeplande uren. Dit is geen probleem als de medewerker aan één project werkt. In ons voorbeeld van architectenbureaus werken medewerkers vaak aan
Inzicht in je planning met de bezettingsgraad
Beslissingen nemen op basis van cijfers. De afdeling verkoop wil dat ene project scoren en er doorheen drukken, maar het is maar de vraag of het wel in de planning past. Regelmatig wordt tegen het management geroepen dat er mensen bij moeten, maar hen overtuigen is toch lastiger dan gedacht. Het lukt toch altijd (net) met de huidige bezetting? In deze blog behandelen we hoe je met zicht op de bezettingsgraad goed onderbouwde discussies kunt voeren met bijvoorbeeld het management en
Je planning software koppelen: 5 voordelen
Koppelen voor efficiëntie Iedereen kent wel de repetitieve taken waarvan je denkt: “Kan dit niet anders?” Taken zoals het kopiëren van gegevens, papieren documenten klaarzetten en het verwerken van bonnetjes. Door je planningssoftware te koppelen aan bijvoorbeeld je HRM, CRM of financieel pakket, kan je deze taken automatiseren. In deze blog kijken we naar de voordelen hiervan. Misschien heb je alles goed geregeld door één integraal systeem in te voeren, zoals een ERP-systeem. Toch zie je vaak dat deze systemen geen goede
Het plannen van resources op competenties
Waarom, wanneer en hoe doe je dat? Je hoeft geen grote organisatie te zijn om een grote resource pool te hebben. Een resource is namelijk niet alleen een vaste medewerker, maar het ook een freelancer of onderaannemer zijn. Bij onze gebruikers merken we al snel dat als een planner over meer dan 25 resources beschikt, het een grotere uitdaging wordt om bij te houden wie waar nu goed in is. Deze planners missen een competentiematrix en een overzicht van welke competenties
Hoe organiseer je het rapporteren van project voortgang?
Over project omvang, menselijk gedrag en frequentie. Wie stelt de voortgang vast? De projectmanager of de uitvoerende medewerker? Wanneer is het handig dat de een het doet en wanneer de ander? Hoe zorg je ervoor dat de informatie over de voortgang betrouwbaar is? Onjuiste informatie kan immers vervelende gevolgen hebben voor het halen van de deadline en het budget. In deze blog geven we concrete handvatten over hoe je het rapporteren van de voortgang het beste kunt organiseren. Allereerst nog even over
7 vragen bij de aanschaf van robuuste IT-apparatuur
Efficiënt werken in een uitdagende omgeving. Er kloppen wel eens technische dienstverleners bij ons aan, met de vraag welke mobiele apparatuur ze voor hun buitendienst het beste kunnen gebruiken in combinatie met onze planning software. Waar medewerkers aan hun projecten werken is vaak heel divers. Het gaat hierover droge, aangename kantoren, maar ook over natte, winderige bouwplaatsen of braakliggende terreinen. De basiswens is altijd gelijk, ze willen allemaal efficiënt en betrouwbaar in hun werkomgeving kunnen werken. We zijn steeds meer afhankelijk geworden
4 aankoopoverwegingen voor een planbord monitor
Goedkoop is duurkoop. We krijgen regelmatig van klanten en relaties de vraag wat voor monitor ze het beste kunnen kopen om ons planbord op af te beelden. Daarmee bedoelen ze niet de monitor van hun persoonlijke computer, maar een grote monitor, zodat meerdere mensen tegelijkertijd de planning kunnen bekijken. Om deze vraag te beantwoorden hebben we de hulp ingeschakeld van Jelle Verhage, partner bij 2Orange audiovisueel & ICT BV te Moordrecht, een specialist op het gebied van audiovisuele oplossingen. Jelle geeft aan