Blog over planning

Het is april. Waarschijnlijk dat het merendeel van je collega’s druk bezig is met vakanties plannen en boeken. Een grote kans dat de verlofaanvragen bij jou als manager al op je bord liggen of nu binnen stromen. Hoe bepaal je wanneer iemand op vakantie kan? Iedereen heeft recht op vakantie. Hoe zorg je ervoor dat de organisatie dan nog door kan draaien? En hoe zorg je ervoor dat je niet onnodig tijd kwijt bent aan het hele proces? Lees meer…

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. De AVG stelt regels voor de bescherming van persoonsgegevens in de gehele Europese Unie. Dit heeft gevolgen voor elke dienstverlener die projecten en resources plant en die daarmee op welke manier dan ook persoonsgegevens gebruikt. In deze blog gaan we kijken wat voor effect deze wetgeving heeft op het plannen van je medewerkers. Lees meer…

Iedereen kent het fenomeen agenda. We plannen er ons werk in, ons privéleven en al onze andere afspraken. Voor één persoon is dit al soms een uitdaging. Stel je eens voor dat je wilt plannen voor vijftien, zeventig of tweehonderd collega's. Dan is plannen zonder het juiste gereedschap een bijna onmogelijke opgave. In deze blog bekijken we vijf krachten dat een digitaal planbord aan jouw organisatie kan leveren. Lees meer…

Wij zien regelmatig dat projectmatig werkende dienstverleners met enthousiasme een proefversie van Timewax starten om er vervolgens achter te komen dat ze er nog niet aan toe zijn. Ze hebben hun organisatie nog niet goed op orde en dat verdient eerst de aandacht, voordat je met een planning tool aan de slag gaat. In deze blog behandelen we de 3 bouwstenen voor een goede organisatie rondom planning. Lees meer…

Veel dienstverleners worstelen met de inzet van hun medewerkers op projecten. Met name het getouwtrek aan medewerkers vanuit verschillende delen van het bedrijf blijkt funest te zijn voor een goede en tijdige uitvoering van de projecten. Door de juiste projectaanpak te kiezen, fulltime medewerkers toe te wijzen en goed onderscheid te maken tussen projecten en overig werk, kun je hieraan het hoofd bieden. Lees meer…

Planners en projectmanagers kunnen in de praktijk wel eens botsen. We kennen allemaal wel de situatie waarin projectmanagers naarstig medewerkers beginnen te claimen en waar de planner dan een stokje voor steekt. Tot grote irritatie van beiden. In deze blog gaan we kijken naar de drijfveren van deze twee functionarissen, zodat we beter kunnen begrijpen waarom ze anders in de wedstrijd zitten, maar ook om te zien waar ze elkaar kunnen vinden en elkaar kunnen versterken. Lees meer…

Verspilling is overal en elke dag om ons heen, zo ook in projecten. Je hebt vast wel eens van de methode Lean gehoord. Deze methode werd oorspronkelijk alleen bij productiebedrijven gebruikt, maar wordt nu ook in andere bedrijfstakken toegepast. Een van de speerpunten van Lean is het uitbannen van verspilling. In deze blog gaan we kijken wat we hiermee kunnen in de wereld van projectmatig werkende dienstverleners. Lees meer…

De Gantt Chart, oftewel een balkenplanning, is een specifieke methode om op grafische wijze de project planning inzichtelijk te maken. De vraag is echter: wanneer is het zinvol om een Gantt Chart te gebruiken en wanneer niet? In gesprek met organisaties valt mij namelijk op dat ze dat niet altijd scherp hebben en daardoor tijd verspillen of relevante inzichten ontberen. In deze blog geven we concrete handvatten over de zin en onzin van het gebruik van de Gantt Chart. Lees meer…

Plannen is samenwerken. Er zijn meerdere partijen in projecten die belangrijke input hebben op de totstandkoming van een planning. De klant geeft aan op welke momenten hij de projectresultaten nodig heeft. De materiedeskundigen geven aan hoeveel tijd benodigd is om de projectresultaten te realiseren. De projectmanager structureert het project, zodat de projectresultaten op een ordelijke en zo efficient mogelijke manier worden gerealiseerd. Lees meer…

De 80/20 regel, oftewel het ‘Pareto-principe', beschrijft dat 80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de inspanning. Iedereen kent wel het typische voorbeeld dat 80% van de omzet bij 20% van de klanten wordt gehaald. Als we dus meer aandacht geven aan een klein groepje klanten, dan leidt dat tot onevenredig meer omzet. In deze blog gaan we kijken hoe we het principe van de 80/20 regel kunnen gebruiken in project & resource planning. Lees meer…

Dienstverleners die projecten uitvoeren voor hun klanten willen over het algemeen twee dingen: een zo snel en goed mogelijk resultaat voor hun klanten enerzijds en een goede winstgevendheid anderzijds. Een optimale inzet van medewerkers op de projecten is daarbij cruciaal. Toch zien we dat de project en resource planning zich vaak beperkt tot een eenmalige activiteit aan het begin van het project. Zou dat niet meer aandacht behoeven? Lees meer…

Bij onze klanten die projecten uitvoeren waar meerdere medewerkers bij betrokken zijn, wordt vaak geworsteld met het vraagstuk hoe ze de resource planning moeten organiseren. In deze blog gaan we kijken naar de verschillende evolutiefasen van bedrijven en welke organisatievorm van resource planning daarbij passend is. We geven ook aan wat de risico’s zijn als je hier niet tijdig op inspeelt. Lees meer…

Ik bedoel hiermee de Wet van Parkinson, niet de verschrikkelijke ziekte van de hersenen. De Wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak wordt uitgesmeerd over de beschikbare tijd om die taak te realiseren. Dit is één van de 4 tijdsverspillers in project planning waar we in een eerdere blog aandacht aan besteedden. In deze blog gaan we kijken hoe je kunt vaststellen of jouw project planning hieraan lijdt en hoe je dit kunt bestrijden. Lees meer…

Als je het plaatje bekijkt, dan zou je misschien denken dat er in de eerste pot meer stenen en zand zitten dan in de tweede pot, maar niets is minder waar. In de tweede pot zitten exact dezelfde stenen en hoeveelheid zand, alleen in de eerste pot past de inhoud niet. Dat heeft te maken met de volgorde van het vullen van de pot. Als je eerst de grote stenen in de pot plaatst, dan zijn de kleinere stenen en het zand makkelijker hieraan toe te voegen. Lees meer…

Veel organisaties zien pas achteraf wat de marge is op hun projecten en komen dan tot een vervelende vaststelling. Het project was toch niet zo rendabel als ze hadden gedacht. En dat terwijl ze binnen het begrote aantal uren zijn gebleven. Hoe kan dat nou? Uit een analyse blijkt dan dat ze bijvoorbeeld externe medewerkers hebben ingezet, terwijl ze in de begroting uitgingen van interne medewerkers. Of dat ze onevenredig meer senior medewerkers hebben ingezet. Lees meer…

Het maken van plannen is zo oud als de mensheid. Al vanaf het moment dat de mens vooruit begon te denken en gezamenlijk op jacht ging, werden plannen 'gesmeed' om een zo goed mogelijk resultaat te behalen. Bij het tot stand komen van deze plannen was er in het begin nog louter sprake van (non-)verbale communicatie. Met het optekenen van de eerste jachttaferelen, de fameuze grot tekeningen van de jacht op dieren, werd mogelijk de eerste planning vorm gegeven. Lees meer…

Een lead vroeg mij laatst of ik kon helpen met de business case voor de aanschaf van Timewax. Hij zag zelf de waarde wel, maar had input nodig om het intern te 'verkopen'. Het management vroeg om een business case met harde cijfers. Hoe zouden zij beter worden van het gebruik? Een terechte vraag. In deze blog gaan we kijken naar 3 baten in het gebruik van een project planning tool en gaan we deze ook proberen te kwantificeren. Lees meer…

De afgelopen tijd heb ik contact gehad met een aantal organisaties die hebben geprobeerd om hun projecten te plannen in Workforce Management software. Oftewel, ze hebben geprobeerd hun projecten te roosteren in een roosterpakket. Kan dit eigenlijk wel en waar liggen de grenzen? In deze blog gaan we kijken wat dit betekent voor het proces en de rapportage rond projecten. Lees meer…

Bij demo’s van Timewax krijg ik vaak de vraag van klanten of ze dan ook in hun agenda (Outlook e.d.) kunnen plannen. Het liefst willen ze tweerichting verkeer: alles wat je in Timewax plant moet in hun agenda komen en alles wat medewerkers in hun agenda's plannen, willen ze ook terug zien in Timewax. Maar is dat wel zinvol? In deze blog gaan we daar nader op in. Lees meer…

Als je heel veel kleine taken hebt, dan kun je behoorlijk de planning ‘opblazen’ als je die allemaal in detail wilt plannen. Het risico is dat je dan een dagtaak hebt aan het bijhouden van de planning, zeker als er veel dynamiek is dat veel wijzigingen met zich meebrengt. In deze blog gaan we kijken wat het alternatief is en welke factoren bepalen of je fijnmazig moet plannen of niet. Lees meer…

Bij het ontwikkelen van software is Scrum niet meer weg te denken. Het is een succesvolle methode die op een fundamenteel andere manier projecten organiseert. De methode is wars van alle traditionele methoden en technieken rond het begroten, plannen en rapporteren rondom de voortgang. Biedt een planningstool dan geen waarde bij dit soort projecten? Dat gaan we in deze blog nader bekijken. Lees meer…

Zie je door het vele werk door de bomen het bos niet meer? Heb je niet meer het idee dat je efficiënt bezig bent op het werk? Raak dan niet in paniek. Er is namelijk een oplossing: beter plannen. Wil je het voortaan anders en beter aanpakken, lees dan de onderstaande tips om beter te plannen. Lees meer…

Het beter plannen van werkzaamheden of dagindeling kan tot verrassend goede resultaten leiden. Denk aan het beter inschatten van je taken, haalbaarheid, efficiency, financiële winst en het stellen van de juiste prioriteiten. Een betere planning kan goed van pas komen in verschillende dagelijkse situaties en op allerlei diverse locaties. We noemen een aantal. Lees meer…

Een belangrijke taak binnen timemanagement of het maken van een plannen is het stellen van prioriteiten. Heb je het vaak té druk op je werk en stel je geen prioriteiten? Dan is er zeker werk aan de winkel. Het risico bestaat dat je dan met te veel zaken tegelijkertijd bezig bent. Hierdoor raak je het overzicht kwijt en blijven mogelijk belangrijke zaken liggen. Dit kan weer resulteren in onnodige schade of nadelige gevolgen. Lees meer…

In een aantal blogs legt Timewax uit waarover je een beslissing moet nemen om implementatie van uw planning software succesvol te laten verlopen. Deel 3: Proces of systeem gedreven implementatie. Het laatste beslispunt gaat over hoe je het systeem en de organisatie (de processen) op elkaar afstemt. Vaak uit zich dat in een sterke ambitie op het gebied van procesverbetering ten opzichte van een grote druk om zo snel mogelijk iets in te voeren. Lees meer…

Je zoekt planningssoftware om de tijd in het bedrijf beter in te delen. Om tijd te besparen. Maar je wilt wel de júíste planningssoftware vinden. En dat kost ook tijd. Mark de Jong van Timewax weet als oud-softwareselectieconsultant als geen ander hoe dit proces het beste kan worden uitgevoerd – in drie heldere stappen. Lees meer…

Logischerwijs zou je zeggen van wel. Je krijgt steeds meer inzicht en ervaring in het planningsproces en daar bouw je op voort. Maar hoe stel je dat vast? Bijvoorbeeld een hogere productiviteit wil niet per se zeggen dat je beter geworden bent in plannen. In deze blog beschrijven we hoe je de planning performance van jouw organisatie kunt meten. Lees meer…

Met Lean willen we dingen veranderen naar beter en misschien zelfs wel nog beter. Dagelijks bezig zijn met continue verbeteren is het doel. Het Lean DNA verweven met het eigen DNA. Doordat we Lean gebruiken in onze bedrijfs- en planprocessen of thuis in de keuken, is het mogelijk stappen die er niet toe doen te elimineren en nooit meer terug te zien. Lees meer…

Er zijn natuurlijk zat manieren om je projecten te analyseren. Budget vs. werkelijk, planning vs. werkelijk, bestedingsverschillen op basis van percentage gereed, enzovoort. En allemaal waardevol, alleen gericht op terugkijken. Niet dat terugkijken verkeerd is, want daar leer je van bij het begroten en plannen van volgende projecten. Lees meer…

Er komen steeds meer signalen dat de toekomstige arbeidsorganisatie zonder vergaande vormen van flexibiliteit geen lang leven beschoren is. De discussie over flexibilisering spitst zich vooral toe op het onderscheid tussen ‘slechte’ en ‘goede’ flexibiliteit. Deze blog bevat een aantal handvatten voor wat in het vervolg ‘duurzame flexibilisering’ zal worden genoemd. Lees meer…

Als de vraag en/of omzet structureel daalt, dan spreken we van krimp. Bij een krimpende organisatie moet je grip krijgen op de grootste uitgaven, namelijk de inzet van medewerkers. Hieronder geven we inzicht in onze visie op krimp, gezien vanuit het perspectief van de personeelsplanning door innovatief plannen. Lees meer…

Volgens de methode Critical Chain Project Management kan 50% van de ingebouwde veiligheidsmarge in projecten weg. Het is verspilde tijd en door het weg te snijden kunnen projecten in 3/4 van de normale tijd worden uitgevoerd. Een tijdsbesparing van 25% dus. Om dit te bereiken hanteert Critical Chain Project Management de techniek van Buffer Management. Lees meer…

Personele kosten zijn in veel organisaties de grootste kostenpost. Vakkundige planning kan vaak tot aanzienlijke kostenbesparingen leiden, zeker in situaties waar zowel vanuit de organisatie als de medewerkers druk is om te veranderen. Wat betekent dit voor de planningsorganisatie en voor planners? Lees meer…

De Standish Group doet jaarlijks onderzoek naar de performance van projecten. Het blijkt dat het merendeel niet binnen de geplande tijd wordt opgeleverd. De hoofdoorzaak is dat er veel tijd verspild wordt door hoe projecten gepland worden. Medewerkers bouwen in de project planning een behoorlijke veiligheidsmarge in om zeker te stellen dat ze de activiteit op tijd zullen afronden. Lees meer…

Met name in de Gezondheidszorg, maar ook in andere branches, kom je centrale flexpools tegen. Dat is een pool van oproepkrachten en andere flexibele medewerkers die op verschillende plekken in de organisatie ingezet worden. De personeelsplanning van de flexpool wordt centraal georganiseerd, bijvoorbeeld door het planbureau of een flexbureau. Lees meer…

Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van alle projecten over de einddatum en het budget gaan. Rapportages over de voortgang van projecten zijn vaak onnauwkeurig. De oorzaken van deze onnauwkeurigheid zijn vaak te herleiden tot gebrekkige projectadministratie van de planning, besteding en voortgang. Lees meer…