3 bouwstenen voor de organisatie van planning

Planning: eerst organiseren, dan automatiseren
3 bouwstenen voor de organisatie van planning

Wij zien regelmatig dat projectmatig werkende dienstverleners met enthousiasme een proefversie van Timewax starten om er vervolgens achter te komen dat ze er nog niet aan toe zijn. Ze hebben hun organisatie nog niet goed op orde en dat verdient eerst de aandacht, voordat je met een planning tool aan de slag gaat. In deze blog behandelen we de 3 bouwstenen voor een goede organisatie rondom planning.

De bouwstenen zijn processen, mensen en systemen. Deze bouwstenen staan niet geheel op gelijke voet met elkaar, omdat processen in hoge mate van invloed zijn op de benodigde mensen en systemen. Hoe je het planningsproces inricht, stelt immers eisen aan de kwalificaties van planners en projectmanagers en ook aan de benodigde functionaliteit in een planningssysteem.

Nu hoef je bij de selectie van een planning tool natuurlijk niet per se een procesontwerp en vacatures te overwegen, maar het is wel raadzaam om ze heel even tegen het licht aan te houden. De organisatie is mogelijk gegroeid en dat vraagt misschien wel om een andere invulling, zowel qua proces als mensen. Overweeg dit eerst, voordat je de oplossing van je vraagstuk in een planning tool zoekt.

Processen, mensen en systemen
Figuur 1: Processen, mensen en systemen

1. Ontwerp een planningsproces

If you do what you always did, you get what you always got

Organisatiestructuur

De organisatiestructuur bepaalt in hoge mate hoe processen lopen en welke mensen hierin een rol vervullen. Werk je met één afdeling die alle projecten uitvoert? Heb je een service- of support team dat alle kleine werkzaamheden verwerkt? Of werk je met een matrixorganisatie met functionele teams van bijvoorbeeld ontwerpers, engineers, ontwikkelaars, waaruit voor elke opdracht telkens een medewerker wordt betrokken?

Stop het getouwtrek om medewerkers door een passende organisatievorm te kiezen voor de verschillende projecten en werkzaamheden. Dit bepaalt in hoge mate hoe het planningsproces moet worden ontworpen. Het is dus goed om de organisatiestructuur eens tegen het licht te houden. Is de huidige structuur nog wel passend en effectief?

Planningsproces

Vervolgens dien je specifiek ten aanzien van het planningsproces te bekijken hoe je dit gaat vormgeven. Er zijn 4 stadia van resource planning, die nauw samenhangen met de omvang van de organisatie. Zo zal een start-up zelfs geen proces nodig hebben. Een iets grotere organisatie met bijvoorbeeld 3 projectmanagers, laat alles door deze projectmanagers plannen. Bij meer projecten en projectmanagers zul je de planning gaan centraliseren en hiervoor een aparte functie creëren zoals een planner of resource manager.

Het is belangrijk om tijdig het proces aan te passen. Zo kun je bijvoorbeeld de situatie voorkomen dat er bij afwezigheid van een centrale planningsfunctie, alle projectmanagers zelf gaan trekken aan de (beste) medewerkers binnen het bedrijf. Anderzijds moet je ook voorkomen dat je te vroegtijdig optimaliseert door bijvoorbeeld strakke procedures en systemen te introduceren, die niet passen bij een kleine organisatie en daarmee de slagvaardigheid beperken.

Doelstellingen meten

Een planningsproces voor projecten is pas effectief als je het voortdurend verbetert. Het uitgangspunt voor verbetering is het stellen van een doel. Bijvoorbeeld een verhoging van het aantal facturabele uren per persoon of het verlagen van het aantal dagen overschrijding van de deadline bij de oplevering van projecten.

Deze doelstellingen stellen daarmee direct eisen aan een planningssysteem. Het systeem dient namelijk naast de geplande uren, ook de werkelijke uren te kunnen registreren om de analyse naar facturabele uren mogelijk te maken. Zo dient het systeem in dit voorbeeld ook de geplande deadlines en de daadwerkelijke oplevermomenten van deze projecten te kunnen vastleggen.


2. Stel de juiste mensen aan

A fool with a tool is still a fool

Planningsvaardigheden

Mensen maken het bedrijf, maar alleen de mensen met de juiste (plannings)vaardigheden. De uitvoering van het planningsproces staat of valt hiermee. Kijk eens kritisch naar de huidige betrokken medewerkers zoals planners, resource managers en projectmanagers. Beschikken zij over de juiste vaardigheden om te plannen?

In het artikel Belbin teamrol van een planner wordt een vertaling gemaakt naar benodigde planningsvaardigheden en over welk profiel deze mensen idealiter beschikken. Op basis hiervan kun je goed beoordelen of de huidige medewerkers wel voldoen, dan wel dat ze een ontwikkeltraject moeten ingaan om hun rol rond de planning goed te kunnen vervullen.

Bewustzijn van elkaars drijfveren

Nadat de projectmanagers en planners met de juiste vaardigheden zijn aangesteld, is het ook goed om aandacht te besteden aan de samenwerking. De drijfveren van planners vs. projectmanagers kunnen behoorlijk van elkaar verschillen waardoor ze met elkaar kunnen botsen. Planners houden graag vast aan de afgesproken procedures, terwijl projectmanagers altijd zullen proberen om het beste resultaat te halen voor hun project, ongeacht de regels.

Deze tegenstellingen in drijfveren kunnen het planningsproces behoorlijk frustreren. Het management dient er op toe te zien dat beide disciplines een houding aannemen om elkaar aan te vullen in plaats van met elkaar de strijd aan te gaan. Door elkaars drijfveren te begrijpen en elkaar te helpen, ontstaat een veel soepeler en daardoor effectiever planningsproces.

Affiniteit met software

Vaak is dit aspect wat onderbelicht, maar in onze praktijk hebben we regelmatig te maken met mensen die niet goed overweg kunnen met software. Ze missen de affiniteit omdat ze bijvoorbeeld al wat ouder zijn of omdat ze simpelweg weinig met computers werkten. Deze mensen vinden het zelf ook vaak vervelend dat ze niet zo snel kunnen meekomen als anderen.

Het risico is dat ze fouten in het planningssysteem maken en relatief veel tijd nodig hebben om taken uit te voeren. Iedereen kent wel een collega die niet zo vlot is met systemen. Ga een trainingstraject met ze aan, want het voorkomen van fouten en hen in staat stellen om sneller en efficiënter te werken, verdient zich dubbel en dwars terug.


3. Kies voor een passend planningssysteem

Gestructureerde software selectie

Het is heel verleidelijk om direct op het internet naar planning software te zoeken en allerlei proefversies uit te proberen, maar dat is een valkuil. Elke leverancier presenteert zijn pakket anders en elk pakket heeft andere, vaak niet vergelijkbare, functies. Je klikt jezelf een eind weg door de verschillende pakketten en binnen de kortste keren kun je het ene pakket niet meer van het andere pakket onderscheiden.

De selectie van planningssoftware vraagt om het doorlopen van 3 essentiële stappen. Als eerste begin je met het maken van een blauwdruk. Dit zijn de uitgangspunten van hoe het planningsproces is ingericht. Daarna stel je 20 knock-out criteria op, waaraan de software absoluut moet voldoen. Pas in de laatste stap start je een proefversie van de circa 3 overgebleven kandidaten, om een casus uit te proberen die je van te voren hebt uitgewerkt.

Implementatie aanpak

Als je eenmaal voor een leverancier hebt gekozen, dan volgt daarna de implementatie. De implementatie zal het succes van het planningssysteem maken of kraken, dus zorg dat de juiste mensen betrokken zijn en dat je van tevoren goed stil staat bij een aantal implementatievraagstukken.

Ga je het systeem centraal of decentraal invoeren? Bij een decentrale invoering heeft elke afdeling een behoorlijke vrijheid in hoe ze het gebruiken, bij een centrale invoering niet. Ga je het systeem big bang of gefaseerd invoeren? Dus alle afdelingen tegelijk of één voor één? En hanteer je een proces- of systeemgedreven implementatie? Is jouw proces heilig of pas je hier en daar je proces aan op de mogelijkheden van de software?

Blijf optimaliseren

Net als dat je voortdurend blijft sleutelen aan het planningsproces, zou je ook continu moeten kijken hoe je het planningssysteem beter kunt gebruiken. Vanuit Timewax zien wij vaak dat klanten niet meer naar de software omkijken als het eenmaal draait. Ze beginnen vaak met een minimale set aan functies met de intentie om het gebruik later uit te breiden. Helaas komt het er later dan niet meer van wegens andere prioriteiten.

De technologie schrijdt snel voort en softwareleveranciers komen continu met nieuwe functies. Vaak staan deze functies ook nog eens gratis tot jouw beschikking. Maak optimaal gebruik van alle middelen die tot jouw beschikking staan en houd nieuwe releases goed in de gaten.


Conclusie

Zoek de oplossing van je planningsprobleem niet te snel in een tool. Eerst organiseren, dan automatiseren. In deze blog hebben we 3 bouwstenen behandeld: processen, mensen en systemen. Zorg eerst dat je de processen en mensen (organiseren) op orde hebt. Een goed proces met de juiste mensen kan namelijk wel degelijk zonder een planning tool. Het kost alleen meer tijd en is niet zo efficiënt.

Daarentegen een planning tool gebruiken zonder een goed ingericht proces en/of mensen met de juiste planningsvaardigheden, is gedoemd te mislukken. Zorg dus dat je eerst de basis goed organiseert om dit vervolgens met de juiste planning tool te automatiseren en daarmee efficiënter te maken.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).