3 randvoorwaarden aan project voortgangsrapportage

3 randvoorwaarden aan project voortgangsrapportage

Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van alle projecten over de einddatum en het budget gaan. Rapportages over de voortgang van projecten zijn vaak onnauwkeurig. De oorzaken van deze onnauwkeurigheid zijn vaak te herleiden tot gebrekkige projectadministratie van de planning, besteding en voortgang.

  • Als gevolg ontstaat het risico dat de projectmanager:
  •  verkeerde beslissingen neemt
  •  een verkeerde voorstelling van zaken rapporteert
  •  niet meer tijdig kan bijsturen

De 3 randvoorwaarden

  • De randvoorwaarden aan een goede project voortgangsrapportage zijn:
  • 1.  Definitie van werkpakketten
  • 2.  Juiste definitie van voortgang
  • 3.  Discipline

1. Definitie van werkpakketten

Werkpakketten zijn de onderdelen van het project waarvoor een zeer taakstellende planning kan worden uitgezet in tijd en geld. De activiteiten en resultaten zijn helder te omschrijven, zodat de voortgang nauwkeurig kan worden vastgesteld.

Het definiëren van deze werkpakketten blijft vaak achterwege en/of de projectadministratie wordt niet op dit niveau gevoerd. Men blijft op een te hoog niveau plannen of maakt te laat een vertaalslag naar de details.

Definitie van werkpakketten

Nu is het ook onmogelijk om bij aanvang van het project alle fasen in werkpakketten te plannen. Het is echter wel cruciaal dat dit per fase ruim voor de aanvang van die fase plaatsvindt.


2. Juiste definitie van voortgang

Velen bepalen de voortgang van allerlei soorten werkpakketten met behulp van het “percentage gereed”. Vaak wordt dit toegepast op de verrichte inspanning in plaats van het resultaat. Dit leidt tot onzuivere rapportages.

  • Ik licht het probleem toe aan de hand van een voorbeeld. Van twee werkpakketten wordt de voortgang vastgesteld:
  •  het opstellen van een verslag
  •  het repareren van zes computers
Juiste definitie van voortgang

Bij het meten van de voortgang blijkt dat het verslag halverwege is en dat er drie computers zijn gerepareerd. Is de voortgang voor beide nu 50%?

Voor de computers gaat dit zeker op, maar voor het verslag kun je daar vraagtekens bij stellen. Het gaat bij de voortgang om de gerealiseerde “waarde” en niet om de verrichte inspanning (middelen). Een half verslag heeft geen waarde.

Uit dit voorbeeld blijkt dat werkpakketten van aard kunnen verschillen en dat hier dus rekening mee moet worden gehouden bij het vaststellen van de voortgang.


3. Discipline

Binnen projecten bestaat veelal niet de discipline om voortdurend de eigen performance te analyseren en op basis hiervan bij te sturen. Door de druk wordt alleen maar zo hard mogelijk “gerend” naar de eindbestemming.

Net als in een cockpit van een vliegtuig moeten de projectmanager en het team op basis van allerlei meetinstrumenten voortdurend aanpassingen maken op de koers, omdat de omgeving continu verandert.

Op basis van deze metingen moeten de projectmanager en het team afwijkingen in de performance constateren, oorzaken analyseren en maatregelen nemen om bij te sturen. Anders kan het project nooit op de eindbestemming (tijd en geld) arriveren.

Het voeren van een nauwkeurige projectadministratie vraagt om andere vaardigheden en dus andere mensen. Mensen die in staat zijn een afgebakend en beheerd proces te begeleiden van opstart, planning, uitvoering, beheersing en afsluiting.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect