4 tijdverspillers in project planning

4 tijdverspillers in project planning

De Standish Group doet jaarlijks onderzoek naar de performance van projecten. Het blijkt dat het merendeel niet binnen de geplande tijd wordt opgeleverd. De hoofdoorzaak is dat er veel tijd verspild wordt door hoe projecten gepland worden. Medewerkers bouwen in de project planning een behoorlijke veiligheidsmarge in om zeker te stellen dat ze de activiteit op tijd zullen afronden. Uit onderzoek blijkt echter dat ze de ingebouwde veiligheidsmarge verspillen. Hiervoor zijn 4 oorzaken.


1. Het studentensyndroom

Als mensen denken dat ze ruim de tijd hebben beginnen ze niet direct met die activiteit, maar geven ze ergens anders prioriteit aan. Op deze manier verspillen ze de ingebouwde veiligheidsmarge.

Het studentensyndroom

Mensen verrichten minder dan 1⁄3 van het werk terwijl al 2⁄3 van de geplande tijd is verstreken. Het kost mensen veel moeite om het werk af te ronden in het laatste deel, waarin het meeste werk moet worden verricht. Als er dan een probleem optreedt lukt het ze vaak niet om de einddatum te halen. Dit geeft ze ook nog eens het gevoel dat de activiteit vanaf het begin onderschat is.


2. De wet van Parkinson

Deze wet luidt: “Het werkt smeert zich uit over de beschikbare tijd”. In de meeste culturen worden mensen niet beloond als ze eerder klaar zijn dan de afgesproken einddatum.

Mensen die eerder klaar zijn worden vaak belast met extra werk of worden er van verdacht dat ze activiteiten te ruim inschatten. Hierdoor passen mensen het niveau van hun inspanning aan zodat ze tot de einddatum van de activiteit bezig zijn.

De wet van Parkinson

Bij zakelijke dienstverleners die op basis van nacalculatie werken is er eveneens geen stimulans om eerder klaar te zijn dan de afgesproken einddatum. Minder tijdsbesteding leidt immers tot een lagere vergoeding van klanten.


3. Multi tasking

Bij multi-tasking wordt tegelijkertijd aan meerdere activiteiten gewerkt. Multi-tasking wordt vaak gezien als een manier om de efficiëntie te verhogen, omdat iedereen dan voortdurend iets te doen heeft. Multi-tasking leidt echter tot verlaging van de productiviteit.

Mensen worden heen en weer geslingerd tussen projecten in reactie op degenen die om resultaat roepen. Mensen voelen zich gedwongen om op alle projecten zoveel mogelijk voortgang te laten zien. Hierdoor komt de voortgang van alle projecten in gevaar. In de praktijk leidt multi-tasking vaak tot een nog langere doorlooptijd in verband met verstoringen en omschakelingen.

Multi tasking

Door mensen zonder onderbreking te laten concentreren op een enkele activiteit, worden activiteiten eerder afgerond. Een positief neveneffect is dat de arbeidstevredenheid toeneemt, omdat mensen beter hun werk kunnen doen.

Oplossing voor multi tasking

4. Afhankelijkheden

Tot slot aandacht voor afhankelijkheden tussen activiteiten en het effect van tijdwinsten en vertragingen. De meeste projecten hebben meerdere activiteitspaden die op enig moment samenkomen. Denk bijvoorbeeld aan een activiteit die voor de start afhankelijk is van het afronden van drie voorgaande activiteiten.

Afhankelijkheden

Uit het voorbeeld blijkt dat het mechanisme van samenkomende activiteitspaden tijdwinsten elimineert. Pad C draagt niet bij aan een eerdere oplevering van het project. De vertraging in pad A leidt echter tot een directe vertraging in het samengevoegde pad.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect