5 krachten van een digitaal planbord

Het centrum van je project & resource planning
5 krachten van een digitaal planbord

Iedereen kent het fenomeen agenda. We plannen er ons werk in, ons privéleven en al onze andere afspraken. Voor één persoon is dit soms al een uitdaging. Stel je eens voor dat je wilt plannen voor vijftien, zeventig of tweehonderd collega's. Dan is plannen zonder het juiste gereedschap een bijna onmogelijke opgave. In deze blog bekijken we vijf krachten dat een digitaal planbord aan jouw organisatie kan leveren.


1. Overzicht

Een agenda biedt met vijf collega's voldoende overzicht. Daarna wordt het wel een erge wirwar van blokken. Het overzicht verdwijnt, de grip op je projecten wordt losser en het is niet altijd duidelijk of alle medewerkers wel zijn ingepland.

Een planbord draait de manier van plannen om

Een planbord draait de manier van plannen van een agenda om. De tijd staat in kolommen en medewerkers staan in rijen eronder. In een oogopslag zie je waar een collega bezig is, welke overige middelen, zoals voertuigen, beschikbaar zijn en waar nog ruimte is voor nieuwe projecten. Een lege ruimte op het bord is ruimte om in te plannen. Het ouderwetse planbord is overigens nog steeds bij Staples te krijgen.

Het digitale planbord pakt het concept van het ouderwetse planbord en voegt daar alle voordelen van de laatste moderne digitale technologieën aan toe. Dit geeft projectmatig werkende bedrijven de mogelijkheid om snel te schakelen.

Er gebeurt altijd wel iets. Een afspraak wordt gewijzigd, apparatuur raakt defect of een medewerker wordt ziek. De planning aanpassen in het digitale planbord doe je door het slepen van een blokje, zoals in het ouderwetse planbord. De software communiceert dit direct door naar de digitale agenda of mobiele app van de desbetreffende medewerker. Processen worden zo gestroomlijnd en geautomatiseerd.


2. Geen beperkingen

In goede tijden groeien bedrijven, in magere krimpen ze. Het is net een levend organisme. Een digitaal planbord groeit met je mee. Je hebt geen beperkingen in de getoonde tijd of medewerkers. Je hebt geen vaste weergave van de informatie. Met een druk op de knop bekijk je een langere periode of zie je alleen personeel met bepaalde vaardigheden.

Het behaalde resultaat in het verleden is geen garantie voor de toekomst. Dat weten we allemaal. Dit betekent niet dat historie onbelangrijk is. Met een digitaal planbord blijft de historie altijd staan. Je kan trends gaan ontdekken en zaken terugzoeken.

Hoe weet je dat je met je bezetting goed zit?

Geen beperkingen
Figuur 1: Geen beperkingen

Aan het begin van het voorjaar zijn er voor je hoveniersbedrijf altijd veel klussen voor grote ploegen. De rest van het jaar kan je het af met minder medewerkers. De reactie van veel bedrijven op dit soort trends is vaak natte vinger werk. Hoe weet je dat je goed zit? Hoe weet je zeker dat je niet te veel personeel hebt lopen? Met een goed digitaal planbord baseer je beslissingen over de bezetting op cijfers. Zo weet je zeker dat je bezetting goed is. Ruim genoeg om flexibel te zijn, strak genoeg om onnodige kosten te voorkomen.


3. Betere uitvoering projecten

Met een goed digitaal planbord heb je een duale weergave van de planning. Zo zie je in een weergave welke medewerker nog tijd heeft en in de andere zie je het verloop van het project met de verschillende activiteiten. Ook zie je welke collega welke activiteiten op zich neemt.

Verloop van het project inzichtelijk
Figuur 2: Verloop van het project inzichtelijk

Je beheerst je projecten. De uitvoering gaat beter, projecten worden sneller uitgevoerd en er gaat minder fout. Een medewerker is plots ziek en je voert dit in de planning door. Dan valt er in de planning van het project een gat. Dat is meteen visueel in het digitale planbord te zien. Zo vergeet je niet het gat op te vullen met een collega die ruimte in zijn werkschema heeft.


4. Eén waarheid

Het grootste voordeel van online digitaal plannen? Er is één waarheid. Er is maar één projectplanning. Er is maar één capaciteitsplanning. Met het ouderwetse fysieke planbord is er altijd nog een actieve actie nodig. Met Excel kan vaak maar één persoon in het bestand met de planning. De planner moet bij een wijziging altijd bellen, een sms sturen, een e-mail typen of handmatig de agenda aanpassen.

Allemaal met de hoop dat de aanpassing opgemerkt wordt. Met een digitaal planbord bespaar je direct tijd op communicatie. De software werkt het voor iedereen automatisch bij. Zo voorkom je fouten en het verlies van kostbare uren.

Je planner kan ophouden met telefoniste spelen

Omdat alles online staat is samenwerken heel eenvoudig, ook bij meerdere vestigingen. De planning is overal en altijd up-to-date. Dit kan allemaal zonder moeilijke installaties en onderhoud van dure IT-infrastructuur.


5. Sleur en pleur

Een digitaal planbord is gebaseerd op het ouderwetse planbord. Je gebruikt kleuren voor extra informatie. Een collega op een project inplannen doe je door te slepen. Dit is bij beide planborden hetzelfde. Het maakt de software laagdrempelig. Je planner kan hierdoor snel met de online tool werken.

Sleur en pleur
Figuur 3: Sleur en pleur

Als je organisatie nu met een fysiek planbord werkt en er wordt overgestapt naar een goede digitale variant, dan hebben ze het zo onder de knie. Vanuit onze ervaring durven we dat te garanderen.

Wil je meer weten over de voordelen van het digitaal plannen van je projecten en resources? Bel, mail of chat met ons. We bekijken graag samen met je of digitaal plannen bij jouw organisatie past.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).