5 tips om beter te plannen

5 tips om beter te plannen

Zie je door het vele werk door de bomen het bos niet meer? Heb je niet meer het idee dat je efficiënt bezig bent op het werk? Raak dan niet in paniek. Er is namelijk een oplossing: beter plannen. Wil je het voortaan anders en beter aanpakken, lees dan de onderstaande tips om beter te plannen.

1. Plan van tevoren wat je gaat doen

Bedenk voordat de dag begint wat je gaat doen. Op die manier hou je de korte termijn voor jezelf overzichtelijk en is het makkelijk om te plannen wat op welk moment precies te doen. Denk er bijvoorbeeld de avond van tevoren alvast over na wat je de volgende dag gaat doen. Op die manier kun je meteen voortvarend van start op het werk.

2. Werk met reële doelstellingen

Wanneer je werkzaamheden gaat plannen, wees dan wel reëel in de eigen doelstellingen. Vraag jezelf bijvoorbeeld af hoelang je echt nodig hebt voor een bepaalde taak of opdracht. Bouw marges in je tijd, waardoor je niet in de problemen komt wanneer iets uitloopt. De kans dat een manager enthousiast reageert wanneer je iets voor de deadline inlevert, is dan ook nog eens groot.

3. Bepaal prioriteiten

Ga niet klakkeloos te werk in jouw planning maar zorg ervoor dat je werkzaamheden in volgorde van belangrijkheid doet. Kortom, stel prioriteiten. Op die manier zorg je ervoor dat de écht belangrijke zaken ook écht op tijd afkomen. Daarnaast helpt het om meer inzicht te geven in wat wel en niet prioriteit heeft. Maak een ‘to do list’ en rangschik werkzaamheden in volgorde van prioriteit.

4. Denk aan je eigen werkritme

Doe geen zaken die niet bij je passen of niet thuis horen in he voor jou gewoonlijke werkritme. Ben je iemand die werkzaamheden nog eens wilt overdenken of kijk je graag nog een tweede keer ergens naar? Hou hier dan ook gewoon rekening mee in de planning! Het is ten slotte belangrijk dat werkzaamheden voldoende aandacht krijgen waardoor de kwaliteit van het werken niet verloren gaat.

Of ga bijvoorbeeld eens bij jezelf na wanneer voor jou het beste concentratiemoment is. Is dit op het moment dat alle collega’s allemaal om je heen zitten? Of juist in het uurtje aan het einde van de dag, wanneer bijna iedereen weg is? Of ben je ‘s ochtends productiever dan ‘s middags? Dit zijn allemaal zaken om mee te nemen in een goede planning.

5. Gebruik tools voor planning

Voor het uiteindelijk uitvoeren van een goede planning is het handig om daarvoor een instrument of een tool te gebruiken. Mocht je bijvoorbeeld niet voldoende hebben aan een eenvoudige Outlook agenda, dan kunnen de software tools van Timewax ervoor zorgen dat plannen voortaan veel beter gaat. Met een goede software tool is de kans bovendien veel groter dat je in de toekomst efficiënter werkt.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect