50% veiligheidsmarge kan weg

50% veiligheidsmarge kan weg

Volgens de methode Critical Chain Project Management kan 50% van de ingebouwde veiligheidsmarge in projecten weg. Het is verspilde tijd en door het weg te snijden kunnen projecten in 3/4 van de normale tijd worden uitgevoerd. Een tijdsbesparing van 25% dus. Om dit te bereiken hanteert Critical Chain Project Management de techniek van Buffer Management.


We schatten veel te ruim in

De oorzaken van deze tijdverspilling heb ik al een keer de revue laten passeren in de blog 4 tijdverspillers in project planning. Het gaat om het Studentensyndroom en de Wet van Parkinson. Die zorgen ervoor dat medewerkers een (te) ruime veiligheidsmarge inschatten voor hun activiteiten en deze ook nog eens volledig verspillen.

We schatten veel te ruim in

In de regel blijkt dat we 2 keer zoveel tijd inschatten om een activiteit af te ronden dan we daadwerkelijk nodig hebben. Dat komt omdat we altijd een slag om de arm houden.

  • Dat is psychologisch en cultureel diep geworteld want:
  • 1.  Te laat opleveren ervaren we als gezichtsverlies
  • 2.  We worden niet beloond als we eerder opleveren

Opgeven individuele veiligheidsmarges

Critical Chain Project Management stelt dat alle medewerkers hun individuele veiligheidsmarges moeten opgeven. Hierin schuilt meteen de grootste weerstand. Mensen willen goede prestaties leveren en met een eigen veiligheidsmarge lukt dat het best. Maar hier moet je dus vanaf. Alle medewerkers moeten niet langer denken aan het individuele belang, maar aan het collectieve belang.

Opgeven individuele veiligheidsmarges

Alle individuele veiligheidsmarges worden gebundeld in één grote veiligheidsmarge aan het einde van het project. Critical Chain Project Management noemt dit een buffer.

Buffer aan het einde van het project

Een belangrijke verandering in de denkwijze is dat mensen onzekerheid moeten accepteren. Er moet een cultuur zijn dat het ‘OK‘ is als je niet haalt wat je gepland hebt. Dat geeft niet. Het is zelfs waarschijnlijk dat je er langer over doet, maar dit is geen probleem want het project heeft namelijk één grote buffer waarin we dat opvangen.


Een realistische buffer maken

Door alle individuele veiligheidsmarges aan het einde van het project te bundelen zie je dus direct hoe onevenredig groot de veiligheidsmarges zijn ten opzichte van de uit te voeren activiteiten. De veiligheidsmarges oftewel de buffer moet nu in proportie worden gebracht.

Critical Chain Project Management zegt dat er een goede kans is dat een activiteit 50% langer duurt dan geschat. Dit is normaal. Door de buffer terug te brengen volgens deze regel kan de totale doorlooptijd van het project worden teruggebracht tot 3/4. Oftewel een tijdsbesparing van 25%.

Tijdsbesparing van 25%

Een van de kerntaken van de projectmanager is het managen van de buffer. Gedurende het project wordt de buffer verbruikt en de projectmanager moet bewaken dat de buffer niet te snel wordt verbruikt. Gevolg is namelijk dat het project dan de deadline niet gaat halen. Bij onevenredig veel verbruik van de buffer moet de projectmanager dus gaan bijsturen.


Hoe zou je dit in de praktijk kunnen doen?

Attentie: nu volgt een schaamteloze promotie van ons product (maar het kan natuurlijk ook in een ander pakket).

In Timewax heb ik een ‘Baseline‘ versie gemaakt van de project planning. Alle activiteiten zijn opeenvolgend, met uitzondering van de buffer. Deze heeft een vaste start- en einddatum.


Baseline versie in Timewax


Hieronder heb ik nieuwe versie gemaakt die de status van de project planning laat zien aan het einde van week 6. Deze project planning heb ik bijgewerkt op basis van de tijd die werkelijk benodigd was om de activiteiten ‘Definition‘ en ‘Design‘ af te ronden.


Nieuwe versie einde week 6


Voor beide activiteiten was meer tijd benodigd (50%). Je ziet nu dat de totale keten uitloopt tot 1/3 van de buffer. Dat is geen probleem, want 1/3 van de buffer was ook gereserveerd vanuit deze eerste 2 activiteiten.

Om te kijken hoe de activiteiten zich verhouden met de ‘Baseline‘ kun je altijd 2 versies met elkaar vergelijken zoals hieronder getoond. Zo kun je ook per activiteit bekijken dat deze niet langer dan 50% mag duren ten opzichte van de baseline.


Vergelijking twee versies


Je zou dezelfde benadering van buffer management ook kunnen loslaten op begrote en werkelijke uren. Dan kun je op die manier ook de financiën van je project bewaken en bijsturen. Wellicht een idee voor een aparte blog.


Kanttekeningen

Je zou je toch afvragen waarom Critical Chain Project Management geen wereldwijd succes is en waarom het niet de standaard is voor het plannen van projecten. Mijn mening daarop:

  •  Het is een totalitaire aanpak. Je moet het met je hele organisatie hanteren, anders werkt het niet
  •  Het stoot vaak tegen heilige huisjes aan van gehanteerde project management methoden
  •  Het werkt niet goed in omgevingen waar veel multi-tasking plaatsvindt. Het vraagt om ‘dedicated’ resources
  •  De methode heeft veel successen behaald bij industriële bedrijven, maar nog relatief weinig bij dienstverleners

Desalniettemin geeft de methode goede inzichten in hoeveel tijd we verspillen. Daarnaast vind ik het centraal bewaken van één buffer met alle veiligheidsmarges een zeer waardevolle aanpak. Veel beter dan dat we dit overlaten aan de individuele medewerkers. Niks ten nadele van hun capaciteiten, maar het collectieve projectbelang wordt dan simpelweg beter behartigd.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect