6 verspillingen in resource planning

Vormen van verspilling in projecten volgens Lean
6 verspillingen in resource planning

Verspilling is overal en elke dag om ons heen, zo ook in projecten. Je hebt vast wel eens van de methode Lean gehoord. Deze methode werd oorspronkelijk alleen bij productiebedrijven gebruikt, maar wordt nu ook in andere bedrijfstakken toegepast. Een van de speerpunten van Lean is het uitbannen van verspilling. In deze blog gaan we kijken wat we hiermee kunnen in de wereld van projectmatig werkende dienstverleners.

Lean onderkent 7 vormen van verspilling. Deze vormen zijn: transport, wachttijd, overproductie, defecten, voorraad, beweging en overtollige verwerking. Deze vormen worden in Lean samengevat onder de noemer muda. Naast muda zijn er nog 2 neefjes in de familie van verspilling, namelijk mura en muri.

Mura is variatie in handelingen wanneer werkzaamheden niet soepel of consistent verlopen. Dit veroorzaakt dan verspilling in kwaliteit, kosten of levering. Muri betreft de overmatige overbelasting van mensen, machines of systemen doordat de vraag het aanbod in capaciteit overschrijdt.


Verspilling in resource planning

Als we dit vertalen naar verspilling in projecten en dan specifiek rond de inzet van medewerkers, oftewel de resource planning, dan komen we tot een herdefinitie en selectie van de volgende vormen:

  • 1.  Reizen
  • 2.  Wachten
  • 3.  Te veel opleveren
  • 4.  Fouten
  • 5.  Overbodige bewerkingen
  • 6.  Overbelasting

1. Reizen

Alle reizen van medewerkers die geen waarde toevoegen aan het project zijn verspilling. Dus als je bijvoorbeeld met de klant moet overleggen over het ontwerp van een nieuwe website, moet je jezelf afvragen of het echt noodzakelijk is om naar de klant af te reizen. Het zou ook met een online meeting kunnen. Natuurlijk wordt het vaak op prijs gesteld om face-to-face met elkaar in gesprek te zijn, maar als het je 2 uur heen en 2 uur terug kost om naar de klant te reizen, dan heb je een halve dag verspild. Oftewel 10% van je werkweek.

Vraag je dus eens af of het echt noodzakelijk is om af te reizen. Het is ook prima aan de klant uit te leggen, want je kunt namelijk aangeven dat de tijd die je bespaart, je extra aan zijn project kunt besteden hetgeen de snelheid, kwaliteit en kosten ten goede komt. Welke klant zegt daar nou 'nee' tegen?

2. Wachten

Wachten of vertraging is in alle vormen een verspilling. Elk moment dat een projectmedewerker niets te doen heeft, is een verspilling van kostbare tijd. Dit is tijd die productief op het project dan wel op een ander project ingezet had kunnen worden. Eenmaal verstreken tijd komt nooit meer terug en voor een dienstverlener die als product uren verkoopt, wordt er geld verspild. Nu is vertraging natuurlijk niet altijd te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat je medewerkers niet op ‘inactief’ komen.

Zorg bijvoorbeeld dat je altijd een verzameling kleine klusjes achter de hand hebt. Zogenaamd ‘vulwerk’. Het zijn klusjes die gemakkelijk tussendoor opgepakt kunnen worden en niet heel moeilijk zijn. Het zijn klusjes met een lage prioriteit, maar ze moeten wel een keer uitgevoerd worden. En je medewerkers zullen er ook blij mee zijn, ook al is het misschien onder hun niveau, niets is erger voor hen dan niets doen.

3. Te veel opleveren

Als je meer oplevert dan dat je met de klant hebt afgesproken, dan is dat ook een vorm van verspilling. Het komt vaak voor, omdat de uitvoerende medewerkers maar blijven poetsen aan hun eindproduct. Ze zijn zo begaan met het product dat ze moeten opleveren, dat ze het maar blijven verbeteren en perfectioneren. Zo ontstaan er projectresultaten die de verwachtingen van de klant ver overstijgen.

Nu hebben veel dienstverleners als motto ‘Underpromise and overdeliver’, maar deze dienstverleners plannen dan ook nadrukkelijk om de verwachtingen van de klant te overtreffen. Bij deze vorm verspilling hebben we het echter over de situatie dat medewerkers ongevraagd waarde aan het eindproduct blijven toevoegen. Daarmee verspillen ze uren, die op andere projecten of activiteiten had kunnen worden ingezet. Houd als projectmanager dus in de gaten dat 'goed is goed genoeg' wat betreft het op te leveren resultaat.

4. Fouten

Een tussen- of eindproduct dat niet aan de specificaties voldoet, is ook een vorm van verspilling. Het oplossen van een fout kost namelijk tijd, zeker als er bijvoorbeeld een levertijd op onderdelen zit of als een bepaald proces opnieuw doorlopen moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een iteratie van ontwerp, ontwikkeling en test bij software-ontwikkeling.

Voorkom dat er veel iteraties in je project voorkomen en leg zoveel mogelijk verantwoordelijk bij een klein team dat snel alle stappen bij het herstellen van een fout kan doorlopen. Daarnaast is het ook handig om duidelijke afspraken te maken met de klant over de specificaties. Als die namelijk niet helder zijn, dan is er veel ruimte voor interpretatie en wordt het risico groter dat je tegen fouten gaat aanlopen in je project.

5. Overbodige bewerkingen

Kijk eens kritisch naar alle handelingen die medewerkers verrichten om de projectresultaten te bereiken. Zijn ze echt allemaal nodig? Wordt er bijvoorbeeld een hoop documentatie opgesteld waar helemaal niks mee wordt gedaan? Wordt er wel efficiënt gewerkt met de beschikbare gereedschappen en software tools? Mogelijk kunnen bepaalde handelingen (gedeeltelijk) geautomatiseerd worden, waarmee de medewerkers tijd kunnen besparen.

Nu kan de inzet van dergelijke toepassingen geld kosten, maar hier kun je eenvoudig een business case voor opstellen. Vaak overweegt men zulke toepassingen niet omdat ze per definitie geld kosten en er immers ‘handjes’ in het project beschikbaar zijn om het werk uit te voeren. Vaak vergeet men echter dat die handjes ook een prijskaartje hebben en veel gevoeliger zijn voor het maken van fouten.

6. Overbelasting

Een bijzondere vorm van verspilling is overbelasting. Met overbelasting wordt hier dan de onnodige of onredelijke overbelasting van mensen bedoeld doordat de vraag de capaciteit van deze mensen overschrijdt. Nu is het in projecten vaak lastig om de vraag gelijkmatig over de duur van het project uit te smeren. Het verloop van een project kent vaak een grillig karakter, zeker als het in een dynamische omgeving afspeelt.

Desalniettemin dient je te bewaken je je medewerkers niet structureel overbelast. Overbelaste mensen raken makkelijker gestresst en gestresste mensen vormen een groter risico op fouten. Overbelasting werkt op die manier dus een van de eerder genoemde vorm van verspilling in de hand, om nog maar te zwijgen over personeelsverloop en ziekteverzuim.


Conclusie

Veel van de verspillingen kunnen met elkaar overlappen en elkaar in de hand werken. Bijvoorbeeld overbodige bewerkingen en overbelasting die fouten in de hand werken. Daarom is het van belang de genoemde vormen van verspilling zoveel mogelijk weg te nemen.

De ideale toestand van een project is een constante flow van alle werkzaamheden zonder opstoppingen. De genoemde vormen van verspilling onderbreken deze flow. Het zijn belemmeringen en moeten dus worden verwijderd. Als er flow is, dan wordt het project op tijd, binnen budget opgeleverd en is de kwaliteit van de projectresultaten conform de verwachtingen van de klant.

Soms is het wegnemen van alle vormen van verspilling niet mogelijk, maar het minste wat je kunt doen is jouw project(en) eens analyseren op verspilling. Welke vormen van verspilling heb je in de resource planning geconstateerd? En welke eenvoudige maatregelen kun je nemen om ze te voorkomen of weg te nemen?

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect