7 vragen bij de aanschaf van robuuste IT-apparatuur

Efficiënt werken in een uitdagende omgeving
7 vragen bij de aanschaf van robuuste IT-apparatuur

Er kloppen wel eens technische dienstverleners bij ons aan, met de vraag welke mobiele apparatuur ze voor hun buitendienst het beste kunnen gebruiken in combinatie met onze planning software. Waar medewerkers aan hun projecten werken is vaak heel divers. Het gaat hierover droge, aangename kantoren, maar ook over natte, winderige bouwplaatsen of braakliggende terreinen. De basiswens is altijd gelijk, ze willen allemaal efficiënt en betrouwbaar in hun werkomgeving kunnen werken.

We zijn steeds meer afhankelijk geworden van onze software en de computers, tablets en smartphones die de programmatuur draaien. Benodigde informatie staat in de cloud, er moet met collega’s op afstand gecommuniceerd worden en bevindingen moeten zorgvuldig vastgelegd en gedeeld worden. Gaat er iets mis dan gaat dit ten koste van de efficiëntie. Het is daarom belangrijk dat je apparatuur kiest die bij de werkzaamheden en werkplek past. Het is niet altijd verstandig om direct de goedkoopste oplossing te kiezen.

Om erachter te komen hoe je voor je technische medewerkers geschikte mobiele apparatuur kiest hebben we contact opgenomen met Henrik Schrijer van Dragon Media Group (Toughbookpartner) in Leusden, een specialist in robuuste IT-apparatuur voor technische dienstverleners. Henrik geeft aan dat er zeven vragen zijn waar je als organisatie een antwoord op moet hebben, voordat je mobiele IT-apparatuur voor je buitendienstmedewerkers aanschaft. Deze zijn:

  • 1.  Waar wordt er gewerkt?
  • 2.  Wat zijn de werkzaamheden?
  • 3.  Wat is de gewenste mobiliteit?
  • 4.  Welke connectiviteit is gewenst?
  • 5.  Welke certificeringen zijn nodig?
  • 6.  Welke databeveiliging is nodig?
  • 7.  Wat voor service wil je hebben?


1. Waar wordt er gewerkt?

Werk je op volle zee aan een windmolenproject? Dan zijn er andere factoren waar je rekening mee moet houden dan wanneer je in een werkplaats auto’s uitleest en afstelt. Een normale laptop, tablet of smartphone houdt het op zee niet lang uit. Op zee zitten allemaal kleine zoutwaterdruppels in de lucht die funest zijn voor interne componenten van een apparaat.

Werk je in weer en wind buiten, dan kom je ook de zon wel eens tegen. Om dan comfortabel aan je projecten te kunnen werken is een goed fel en ontspiegeld beeldscherm een must. Een gemiddelde tablet is in de volle zon lastig af te lezen. Werk je voornamelijk binnen op een bouwplaats om stroomnetwerken aan te leggen, dan is het weer een heel ander verhaal.

De temperatuur van je werkomgeving speelt ook mee. Accu’s zijn gevoelig voor de omgevingstemperatuur waarbij voornamelijk de kou niet bevorderlijk is. Dat merk je zelf ook wel eens met je smartphone. “Hè, daarnet gaf ‘ie nog tachtig procent aan!” Is dit herkenbaar?

Wordt er in een koelruimte, warme fabriekshal of in de kou langs het spoor gewerkt? Dan houdt de accu van een consumententablet het maar kort uit. Al snel is alle spanning eruit en werkt het toestel niet meer. Je medewerkers kunnen de instructies voor hun project niet meer bekijken en moeten gaan bellen. De verantwoordelijke collega die de instructies heeft is niet meteen beschikbaar, want hij zit in een bespreking. En zo staan er een paar medewerkers duimen te draaien vanwege een goedkopere tablet.


2. Wat zijn de werkzaamheden?

Wat je met de laptop, tablet of smartphone gaat doen, heeft effect op de eigenschappen van het toestel. Werken ze met bijvoorbeeld de Timewax mobiele app om alleen de planning te raadplegen? Of moeten ze ook de projectvoortgang doorgeven, de gemaakte uren en kilometers terugmelden inclusief uitgebreide notities? Afhankelijk van het gebruik kies je voor een bepaald toestel en configuratie.

Data creatie of data consumptie?

Maken medewerkers tijdens het uitvoeren van hun projecten uitgebreide notities? Dan is een toetsenbord wenselijk. Op het scherm van een tablet typen gaat minder lekker dan met een toetsenbord. Dit wordt vaak vergeten. Vaak wordt er direct voor een tablet gekozen, omdat deze klein, compact en modern oogt.

Vroeger was er een harde grens tussen de laptop en de tablet. Tegenwoordig zijn er ook hybride oplossingen beschikbaar. Je hebt zo de voordelen van de tablet en een laptop. Je medewerker is zo flexibeler in de manier van werken. De basiswerkzaamheden worden op de tablet uitgevoerd. Is hij of zij hiermee klaar en moet er uitgebreidere informatie ingevoerd worden, dan loopt je medewerker terug naar zijn of haar bus en typt verder met de tablet in de toetsenbordmodule. In een hybride oplossing van Panasonic heeft naast het scherm ook het toetsenbord een accu. Dit maakt niet alleen de manier van werken flexibeler, maar verlengt het ook de tijd dat je medewerker mobiel kan werken.

Veel of weinig data nodig?

Hoeveel data moet je medewerker op het scherm zien? Gaat het om veel informatie en kies je voor een klein scherm, dan kunnen letters en knoppen kleiner, velden smaller en schermen eindeloos lang worden. Een groter scherm is dan wenselijk. De leeftijd van de eindgebruiker speelt ook mee. Jongere medewerkers hebben vaak geen problemen met een kleiner scherm, oudere medewerkers hebben de voorkeur voor een wat grotere.

De software die wordt gebruik is weer een andere factor. Toont de software grote knoppen, dan is een klein scherm prima. De software is dan ook geschikt om met de vinger te bedienen. Met veel traditionele Windows-toepassingen is een groter scherm vaak nodig. Op een groter scherm wordt de interface vergroot, waardoor werken met je vingers weer mogelijk wordt.


3. Wat is de gewenste mobiliteit?

Er zijn twee factoren die effect hebben op de mobiliteit van de robuuste IT-apparatuur. Dit is de accuduur en het formaat van het toestel. Accuduur, formaat en mobiliteit zitten met elkaar in een driehoeksverhouding.

Bij een ingenieursbureau met landmeters lopen je medewerkers mogelijk dagen door het veld om stukken grond op te meten. Je wilt dan voorkomen dat ze om een paar uur naar hun bus moeten lopen om de laptop op te laden of een nieuwe accu te plaatsen. Dan denk je; “Maximale accu is het antwoord!”

Tegenwoordig is het inderdaad mogelijk om een volle dienst op een accu te kunnen draaien. De ene dienst is alleen de andere niet. Werkt je medewerker vol in de zon, dan staat het beeldscherm een stuk feller dan wanneer er binnen gewerkt wordt. Buiten heb je dus een grotere accu nodig dan voor binnen en dat heeft gevolgen. Een grotere accu betekent ook een grotere en zwaardere computer. Je wilt niet dat medewerkers ongemakkelijk met de laptop of tablet werken, omdat hij veel te zwaar is. Het is dan wachten tot medewerkers een creatieve oplossing bedenken en de machine het veld niet in nemen.

Gelukkig zijn er ook accessoires die de gevolgen van het gewicht kunnen compenseren. Denk hier aan een draagharnas, schouderband of handband. Het draagharnas houdt de laptop op een ergonomische manier voor de medewerker zijn buik en het gewicht wordt over het gehele bovenlichaam verspreidt. Met behulp van de handband zit een tablet stevig aan de hand vast. Zo hoef je niet actief de tablet vast te houden en kan je hem zonder problemen lange periodes gebruiken.


4. Welke connectiviteit is gewenst?

Heb je de bovenstaande vragen beantwoord, dan heb je de eerste schifting in de geschikte modellen gemaakt. Je weet waar en hoe de laptop of tablet gebruikt wordt en welke modellen daarbij passen. Daarnaast is het ook duidelijk hoe lang het toestel autonoom moet kunnen draaien, voordat er een stopcontact gezocht moet worden. Nu gaan we meer de diepte in.

De volgende stap is kijken naar welke connectiviteit er nodig is. Welke apparatuur moet worden aangesloten en op welke wijze moet er verbinding met je bedrijfsnetwerken worden gemaakt? Elke sector heeft zijn eigen wensen en vereisten waar je soms gewoonweg niet onderuit komt.

In de zorg is bijvoorbeeld de UZIPAS altijd nodig wanneer er naast het bekijken van planningen en projecten ook patiëntendossiers ingezien moeten worden. Werk je in een garage? Dan is de kans groot dat de seriële-aansluiting nog wenselijk is. Een dergelijke aansluiting wordt gebruikt om bijvoorbeeld auto’s uit te lezen en in te stellen. Dat geldt ook voor veel machines in fabriekshallen.

Daarnaast is het kunnen aansluiten op een bedrijfsnetwerk belangrijk. Blijft het toestel binnen, dan volstaat wifi. De laptop of tablet kan dan draadloos verbinding maken met je netwerk en zo toegang krijgen tot projectgegevens en planning.

Een wifi-verbinding is niet voldoende wanneer er buiten gewerkt wordt. Hier is een betrouwbare verbinding met een 4G-netwerk nodig, zeker wanneer je software in de cloud draait. Wil je dat de projectgegevens altijd actueel en overal beschikbaar zijn, dan heb je een goede stabiele 4G-dataverbinding nodig, waar de laptop voor moet zorgen.


5. Welke certificeringen zijn nodig?

Voor sommige werkplekken zijn certificeringen nodig, zodat je zeker weet dat de apparatuur ervoor geschikt is. Voor robuuste elektronica heb je over het algemeen met drie certificeringen te maken. Dit zijn de IP, MIL en ATEX-certificering.

IP-certificering

Deze certificering kom je ook tegen bij consumentensmartphones. De IP-certificering kijkt naar de graad van stof- en waterdichtheid. Moet de computer of tablet probleemloos in heftige regen blijven functioneren, dan heb je een hogere certificering nodig dan wanneer de werkplek droog is. Hetzelfde geldt voor hoe stoffig de omgeving is. Moet de computer functioneren in een poederfabriek, dan is een goede certificering belangrijk. Je wilt er namelijk wel van uit kunnen gaan dat de apparatuur stabiel blijft functioneren.

MIL-certificering

Deze certificering is van origine een Amerikaanse militaire standaard, maar wordt tegenwoordig ook door bedrijven gebruikt om de robuustheid van de apparatuur aan te tonen. De MIL-standaard stelt niet alleen vast van hoe hoog de laptop of tablet moet kunnen vallen, maar ook hoe goed de laptop langdurige trillingen moet kunnen doorstaan. Wordt de laptop in een bedrijfsvoertuig geplaatst of bij zware machines gebruikt, dan kan het voorkomen dat de laptop flinke klappen krijgt. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij de auto over een mulle zandweg rijdt en een flinke kuil raakt of wanneer er metingen gedaan moeten worden wanneer de machine draait waar de medewerker op werkt. Zet hij of zij de laptop even neer, dan kan deze door de ondergrond flink gaan vibreren. Een MIL-certificering op een hoesje voor een tablet maakt de gehele tablet nog gecertificeerd. Trillingen hebben nog steeds effect op de transistoren en solderingen.

ATEX-certificering

Dit is de meest specialistische certificering die je voor elektronica hebt. De ATEX-certificering kijkt naar hoe geschikt een laptop, tablet of smartphone voor het gebruik in een explosiegevaarlijke omgeving is. Dit kan van toepassing zijn tijdens werkzaamheden op bijvoorbeeld boorplatformen en raffinaderijen en bij werkzaamheden bij afvalverwerkingsbedrijven en poederfabrieken. Dit zijn allemaal bedrijven waar het mogelijk kan zijn dat er in de lucht naast zuurstof ook een brandbare stof zit. Is je laptop ATEX-gecertificeerd dan weet je zeker dat op het moment dat je medewerker zijn projectinformatie op zijn of haar laptop wilt bekijken er geen vonk ontstaat, met een explosie of brand als gevolg.

Als het te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat waarschijnlijk ook zo

Het bereik van certificering is soms lastig te doorgronden. Het komt wel eens voor dat aanbieders vertellen dat apparatuur een MIL-certificaat heeft. Het certificaat blijkt dan achteraf niet op het gehele apparaat, maar op een los onderdeel te zijn afgegeven. De gehele computer, tablet of smartphone laten certificeren is namelijk vele male kostbaarder, dan wanneer je alleen voor een onderdeel een certificaat aanvraagt. Wanneer een certificaat van groot belang is, is het belangrijk om naar de details te kijken. De regel is ook hier; “Als het te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat waarschijnlijk ook zo”. Is een robuuste laptop gecertificeerd, maar vele male goedkoper dan de concurrentie? Dan is de kans aanwezig dat niet het gehele toestel een MIL-certificaat heeft.


6. Welke databeveiliging is nodig?

Databeveiliging, het is altijd actueel en belangrijk. Zeker na de invoering van de AVG-regelgeving in mei 2018. Een laptop of tablet geeft tegenwoordig toegang tot veel data. Kwaadwillende kunnen toegang krijgen tot die bedrijfsinformatie door de laptop fysiek te stelen, maar ook door op afstand programmatuur op de laptop te installeren.

Wat doe je als een laptop wordt gestolen? Wachtwoorden zijn dan de eerste lijn aan verdediging en houdt al veel mensen buiten. Het voelt waarschijnlijk niet lekker dat het apparaat nog actief is. Er zijn hier verschillende oplossingen voor. Sommige merken, waaronder Panasonic, bieden de optie om laptops, tablet en smartphones na diefstal zichzelf te laten wissen. Dit blijft het apparaat doen, zelfs wanneer er een nieuwe opslagschijf wordt geplaatst.

Een andere manier om data te beschermen is door gebruik te maken van opslagencryptie. Als de schijf uit de laptop wordt gehaald en in een behuizing wordt gezet, dan zijn bestanden zonder encryptie gewoon te openen. Zelfs wanneer je normaal een wachtwoord gebruikt bij het inloggen van Windows. Gebruik je encryptie, dan is de informatie die op de opslagschijf staat zonder een wachtwoord niet toegankelijk.

Daarnaast wil je de software ook veilig houden. Dat betekent dat deze met de laatste beveiligingsupdates bijgewerkt moet kunnen worden. Werk je met Windows, Mac OS en Linux, dan is het vaak goed geregeld. Tijdens de normale gebruikersduur kan de IT-afdeling onbezorgd updates installeren. Op een tablet die Android draait is dit soms anders. Het is goed om erop te letten dat de producent een vorm van updategarantie afgeeft.


7. Wat voor service wil je hebben?

Het laatste punt is de garantie en de service dat bij het apparaat zit. Elk merk biedt garantie op zijn apparatuur. Het gaat vooral om de kleine lettertjes. Hoe lang zijn de reserve-onderdelen beschikbaar? Met veel consumentenlaptops is het na de garantieperiode vaak onmogelijk om de laptop met originele onderdelen te repareren, omdat de producent geen vervangende onderdelen meer levert.

Als het toestel defect raakt, hoe lang is het toestel dan voor reparatie weg? Kleine aanbieders hebben vaak een minder goed servicenetwerk en bieden geen garantie voor hoe snel het toestel weer bij je terug is. Enkele merken bieden bijvoorbeeld een binnen vier werkdagen terug op locatie garantie. Als er dan iets met de laptop, tablet of smartphone gebeurt, dan weet je in elk geval welke tijd je moet overbruggen.

Het is soms zelfs mogelijk om alle schade af te kopen. Mocht er een schep op het scherm van de laptop of tablet vallen, dan wordt dit ook kosteloos gerepareerd. Zo ben je voor wat meer geld, gedurende de afschrijvingsperiode van gemiddeld 3 jaar gegarandeerd van een goed werkend apparaat.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om goedkope apparatuur aan te schaffen en deze dan niet te laten repareren, maar bij een defect een nieuwe te kopen. Denk hier wel twee keer over na. De IT-afdeling wordt hier vaak niet blij van. Je krijgt op deze manier veel verschillende versies en varianten van apparatuur in je onderneming. Deze moeten allemaal ondersteund worden. Dat alleen is al een hele klus. Kies je toch voor goedkope apparatuur, denk er dan aan dat de gebruikte software wel gemakkelijk te installeren moet zijn. Anders wordt alles nog arbeidsintensiever.


Conclusie

Al met al is het een behoorlijk ingewikkeld traject dat je moet doorlopen om de best passende IT-apparatuur te vinden. Je organisatie moet een flinke periode met de apparatuur doen en als de keuze eenmaal gemaakt is wil je niet voor verrassingen komen te staan. Ik stond verbaasd van de hoeveelheid opties en factoren waar je rekening mee moet houden. Zo is niet alleen de werkomgeving bepalend, maar is het vraagstuk van mobiliteit en de werkzaamheden net zo belangrijk. Start je een traject ter vernieuwing van IT-apparatuur voor de buitendienst? Dan loont het om een expert in de arm nemen die je kan adviseren. Een expert gaat samen met jou door alle vraagstukken heen en geeft je advies die past bij jouw organisatie.

Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel? Neem dan contact op met Toughbookpartner van Dragon Media Group.


Founder
Henrik Schrijer
Henrik Schrijer is CEO van Dragon Media Group. Het ontwikkelen van maatwerkoplossingen heeft zijn passie. Door zijn jarenlange ervaring in de sector weet hij verbindingen te leggen wat zorgt voor een succesvolle relatie met opdrachtgevers.