3 Tips om het Overzicht van jouw Projecten te Bewaren.

Ben jij het overzicht van jouw projecten kwijt? 3 tips die je hierbij helpen

Hoe meer projecten, hoe beter je bedrijf loopt – toch? Maar hoe houd je overzicht wanneer al die projecten naast elkaar gaan lopen? In dit artikel behandelen we 3 tips die jou helpen om het overzicht over je projecten te bewaren en te zorgen dat je op tijd kunt bijsturen wanneer dat nodig is.

Tip 1: Bepaal de begrote, geplande en werkelijke uren

Overzicht creëren begint bij een goede administratie. Dus, zet eerst voor jezelf op een rij welke projecten er allemaal lopen en hoeveel begrote, geplande en werkelijke uren ieder project heeft.

Bijvoorbeeld, een project kan begroot zijn op 100 uren, waarvan 80 uren inmiddels zijn ingepland en 60 uren zijn geboekt. Die 60 uren zijn dus de werkelijke hoeveelheid projecturen die tot nu toe gewerkt zijn en waarvoor kosten zijn gemaakt.

Tip 2: Bepaal de projectvoortgang

Met alleen de uren in kaart gebracht weet je natuurlijk nog niks over hoe het project er voor staat. Want als het project namelijk al af is dan geeft 60/100 werkelijke uren natuurlijk een scheef beeld van de projectvoortgang. Nadat je de uren in kaart hebt gebracht moet je dus hetzelfde doen met de voortgang van het project.

Dit doe je door elk project op te delen in de verschillende onderdelen/mijlpalen en daar een voortgangspercentage aan toe te kennen. Meestal kan de projectmanager dit doen, maar in sommige gevallen zal je de voortgang moeten navragen bij de verschillende project medewerkers.

Op deze manier kun je de werkelijke uren gaan duiden. Als de voortgang in bovenstaand voorbeeld nu 50% is, dan is er slechts 50/100 uren aan waarde gecreëerd terwijl er al 60/100 zijn besteed.

Tip 3: Maak een financiële analyse

Nu je inzicht hebt in de projecturen en de projectvoortgang is het belangrijk om te weten wat de werkelijke uren hebben gekost. Daarvoor moet je een financiële analyse maken waarin je het projectresultaat in euro’s berekent. Met die analyse kun je bepalen of je projecten nog binnen hun budget vallen.

Want, als een project bijvoorbeeld 100% is afgerond met 75/100 werkelijke uren, dan ziet dit er qua uren goed uit. Maar als dit is behaald door de inzet van een senior die 150% meer kost dan de begrote junior, dan kom je qua euro’s alsnog negatief uit. Andersom kan natuurlijk ook. Dat je bijvoorbeeld een overschrijding hebt qua uren, maar dat je door inzet van een goedkopere kracht nog wel binnen het budget in euro’s blijft. Door het maken van een financiële analyse krijg je dus een waardevol inzicht in hoe de projecten ervoor staan.

Conclusie

Met inzicht in de uren, voortgang en resultaat in euro’s van elk project creëer je voor jezelf weer overzicht. Belangrijk daarbij is dat je deze berekeningen niet aan het einde van het project maakt, maar dat je dit wekelijks doet tijdens de gehele looptijd van het project. Op die manier kun je problemen zien aankomen, mogelijkheden tot oplossingen inzien en bijsturen voordat het te laat is.

Mark de Jong
Mark is directeur bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).