Best practices in het autoriseren van uren

Efficiënt grip houden op tijdschrijven
Best practices in het autoriseren van uren

Voor elke projectmatige werkende dienstverlener is het maken en registreren van uren van groot belang. Het is de basis voor het leveren van diensten aan klanten, die vervolgens voor die diensten betalen. Uren zijn de brandstof waarop je organisatie draait. Het zorgt letterlijk voor brood op de plank voor zowel het bedrijf als de medewerkers. Grip op de volledigheid, juistheid en tijdigheid van die uren is dus van essentieel belang.

Als medewerkers hun uren hebben ingediend, dan volgt daarna doorgaans een controle op de uren, oftewel het autoriseren van uren. Dit is een administratieve handeling die je bij elke dienstverlener wel terugziet. Dit soort handelingen zijn over het algemeen niet de leukste werkzaamheden, maar zijn wel broodnodig. We kijken in deze blog waarom dit zo belangrijk is, maar ook op welke manieren het autoriseren van uren kan plaatsvinden.

We beschrijven eerst het proces aan de hand van een praktijkvoorbeeld om typische vraagstukken te schetsen. Daarna gaan we in op redenen waarom je uren überhaupt zou moeten autoriseren. Vervolgens behandelen we 3 methoden van uren autoriseren en geven we een advies wanneer je welke methode het beste kunt toepassen. We sluiten af met een aantal slotoverwegingen.


Praktijkvoorbeeld van een urenfabriek

Als voorbeeld bekijken we een organisatie die webapplicaties ontwikkelt. Naast medewerkers die langdurige projecten uitvoeren, worden er ook kortlopende opdrachten uitgevoerd. De kortlopende opdrachten bestaan bijvoorbeeld uit het verwerken van wijzigingsverzoeken en het oplossen van bugs in bestaande applicaties.

Elk project wordt aangestuurd door een projectmanager. Zij behouden het overzicht, hebben contact met de klant en sturen medewerkers aan op de projectwerkzaamheden. De vele kortlopende opdrachten worden uitgevoerd onder leiding van de teamleider van de medewerker. De teamleider is verantwoordelijk voor de algehele productiviteit van zijn medewerkers.

De projectmanagers en de teamleiders zitten altijd te springen om de werkelijk gemaakte uren van de medewerkers. De projectmanagers willen graag zien of de uren die zij begroot hebben, kloppen met de werkelijke tijd die nodig was om het project uit te voeren. Daarnaast kan er voor projecten op basis van nacalculatie pas een factuur verstuurd worden als de werkelijke uren bekend zijn. De teamleiders daarentegen willen zien wat de productiviteit van hun team en de medewerkers is.

Het proces van de projectmanagers en de teamleiders om de werkelijke uren te autoriseren, verloopt vaak traag. Medewerkers hebben de instructie om wekelijks hun uren in te dienen, maar dat gebeurt niet altijd. Doordat de medewerkers gedurende de week veel verschillende werkzaamheden uitvoeren, kunnen ze geregeld niet nauwkeurig aangeven waar ze hun tijd aan hebben besteed. Af en toe worden uren ‘weggeschreven’ op een algemene code.

Projectmanagers moeten geregeld medewerkers helpen herinneren hun uren in te vullen, om zo een actueel beeld te kunnen krijgen van de project status en projecten te kunnen facturen. Ook de teamleiders zitten achter de medewerkers aan, zodat zij de productiviteitsrapporten kunnen opstellen ten behoeve van de managementrapportage.

Dit is een typisch beeld dat velen zullen herkennen. Iedereen heeft een broertje dood aan tijdschrijven, want het kost altijd tijd. Projectmanagers en teamleiders zitten op hun beurt ook niet te wachten op het autoriseren van uren. Toch is het van essentieel belang, want er valt veel te winnen.


Waarom uren autoriseren - 3 redenen

Kunnen we er niet gewoon op vertrouwen dat alle medewerkers hun uren indienen? Dat kan misschien met sommige medewerkers, maar we houden helaas altijd een paar ‘usual suspects’ die de discipline niet kunnen opbrengen. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Daarnaast zijn uren zo belangrijk voor een dienstverlener dat je altijd de autorisatie moet willen doen en wel om de volgende redenen:

1. Volledigheid

Allereerst kan je met het autoriseren van uren zien of de uren compleet zijn. Teamleiders willen erop toezien dat iedere medewerker minimaal zijn contracturen maakt. Wordt er overgewerkt? Ook dat wil een teamleider graag zien om te controleren of dit volgens de afspraken heeft plaatsgevonden.

2. Juistheid

Autoriseer je uren, dan kan je ook zien of de gemaakte uren op de juiste activiteiten van het juiste project geboekt zijn. Dit is vooral handig voor projectmanagers. Zij krijgen dan een betrouwbaarder beeld voor de analyse versus de begrote uren. Het correct boeken van de werkelijke uren zorgt er ook voor dat deze juist op de factuur(specificatie) komen te staan. Dat voorkomt weer eventuele correctiehandelingen tijdens het factureringsproces.

3. Tijdigheid

Wanneer je uren autoriseert, kunnen alle daaropvolgende handelingen tijdig uitgevoerd worden. Vertraging in het verwerken van uren autoriseren is bijvoorbeeld direct een bottleneck voor rapportages en het tijdig factureren van projecten op basis van nacalculatie. Facturen die later verstuurd worden, worden immers ook later door de klant betaald. Een snellopend proces zorgt ervoor dat de factuur zo snel mogelijk in de inbox van de klant zit.


Wie de uren autoriseert - 3 methoden

Maar wie moet de uren dan autoriseren? De projectmanager of de teamleider? Of allebei? Al deze methoden zijn mogelijk, maar ze hebben ieder hun voor- en nadelen.

A.  Autorisatie door de projectmanager

Het voordeel is dat de projectmanager het beste de juistheid van de ingediende uren kan beoordelen. Desnoods maakt hij bij het controleren van de uren zelf de benodigde aanpassingen. Dit komt de juistheid en tijdigheid ten goede.

Het nadeel is dat de projectmanagers op hun beurt ook de bottleneck kunnen worden bij een tijdige autorisatie van de uren. In de dagelijkse hectiek van hun projecten is het goed denkbaar dat ze de prioriteit geven aan andere werkzaamheden dan het autoriseren van uren. Het gevolg is dat andere processen in de organisatie, zoals rapportage en facturering, dan vertraging oplopen.

B.  Autorisatie door de teamleider

Het aantal teamleiders in een organisatie is vaak beperkt en goed te overzien. Dit komt de tijdigheid ten goede. Hoe minder mensen verantwoordelijk zijn voor de autorisatie van uren, hoe sneller het gehele proces zal verlopen. Daarnaast zijn de teamleiders ook het beste in staat om de volledigheid van uren te controleren. Zij kennen immers hun medewerkers en hun contracten.

Een nadeel is dat teamleiders de ingediende uren inhoudelijk minder goed kunnen beoordelen. Fouten in de vorm van verkeerde projectcodes kunnen makkelijker gemaakt worden, waardoor de juistheid van de uren in het geding komt. Dit heeft nadelige gevolgen voor rapportage en eventueel de facturering.

C.  Autorisatie door beide

In deze methode vindt de autorisatie van uren eerst plaats door de projectmanager en daarna door de teamleider. Het voordeel van deze methode is dat zowel de juistheid als de volledigheid van de ingediende uren optimaal gecontroleerd worden.

Het nadeel is dat de autorisatie nu over twee schijven loopt in plaats van één en dat komt meestal de tijdigheid niet ten goede. Er moeten immers twee autorisaties plaatsvinden. De teamleiders moeten eerst wachten op de autorisatie door de projectmanagers. Vertraging in het proces bij de projectmanagers, leidt direct tot vertraging van het hele proces.


Keuze op basis van omvang

De keuze voor een methode zal samenhangen met de omvang van de organisatie. We kunnen dit eenvoudig ophangen aan de indeling uit de blog 4 stadia van resource planning:

  •  Start-up
  •  Standaardisatie
  •  Professionalisering
  •  Bureaucratie

Bij een start-up is iedere medewerker verantwoordelijk voor zijn eigen opdrachten. In dit stadium is autorisatie van uren niet nodig, want dit zit automatisch opgesloten in de verantwoordelijkheid die de mensen hebben voor hun eigen projecten. Ze zullen vaak zelf de rapportage en facturering verzorgen.

In de fase van standaardisatie zijn er nog geen afdelingen, maar wel een paar projectmanagers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van alle projecten en het overige werk. Hierbij kies je duidelijk voor autorisatie van uren door de projectmanagers, want zij hebben zicht op al het werk.

Bij de professionalisering van een organisatie beginnen er teams te ontstaan. Die teams worden aangestuurd door teamleiders die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling en productiviteit van de teams. De medewerkers voeren naast projectmatig werk ook werk uit onder directe aansturing van de teamleider. In deze fase is autorisatie door beide functionarissen de meest passende methode.

In de fase van bureaucratie is de organisatie flink gegroeid. Er zijn vele teams en veel projectmanagers binnen de organisatie. Autorisatie van uren door beide functionarissen is niet langer haalbaar. De nadruk vanuit het management zal meer liggen op de tijdigheid en volledigheid van de uren, waardoor er zal worden gekozen voor autorisatie van uren door de teamleiders.


Slotoverwegingen

Het is van belang uren te autoriseren, want het dient als brandstof voor iedere dienstverlener. Omwille van de volledigheid, juistheid en tijdigheid dien je dit proces goed te organiseren. Discipline is daarbij de sleutel. De geschikte methode van uren autoriseren is sterk afhankelijk van het volwassenheidsstadium in de omgang met projecten en de omvang van de organisatie.

Ten behoeve van de juistheid van de uren, kan je overwegen om medewerkers dagelijks hun uren te laten vastleggen. Naarmate je in kleine opdrachten werkt van uren en halve uren is dat zeker te overwegen, want aan het einde van de week zal een medewerker nog moeilijk precies kunnen vaststellen hoeveel tijd aan welke opdracht is besteed. Het autoriseren van uren kan dan nog steeds wekelijks plaatsvinden.

Een andere overweging is om de autorisatie van uren alleen te laten plaatsvinden voor bepaalde projecten. Autorisatie van uren is wellicht voor interne en vaste prijs projecten iets minder van belang. Door de autorisatie van die uren achterwege te laten, breng je meer focus aan in het gehele proces. Dat verlaagt ook de administratieve last.

Tot slot is het gebruik van een professioneel systeem voor urenstaten en autorisatie onmisbaar. Bedenk eens hoeveel tijd medewerkers, projectmanagers en teamleiders kwijt zijn als zij nog handmatig uren verwerken en controleren via bijvoorbeeld Excel sheets. Om nog maar te zwijgen wat de risico’s zijn voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de uren.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).