De 80/20 regel in project & resource planning

Zoveel mogelijk resultaten, in zo min mogelijk uren
De 80/20 regel in planning

De 80/20 regel, oftewel het ‘Pareto-principe', beschrijft dat 80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de inspanning. Iedereen kent wel het typische voorbeeld dat 80% van de omzet bij 20% van de klanten wordt gehaald. Als we dus meer aandacht geven aan een klein groepje klanten, dan leidt dat tot onevenredig meer omzet. In deze blog gaan we kijken hoe we het principe van de 80/20 regel kunnen gebruiken in project & resource planning.

In deze blog gaan we uit van dienstverleners die projectmatig werken en waarbij 'uren' het voornaamste bedrijfsmiddel is dat wordt ingezet. Het idee is dat we dan kunnen analyseren welke uren een grote bijdrage hebben en welke minder of zelfs tot verspilling leiden. Daar kunnen we dan rekening mee houden in de planning. Voordat we dit aan de hand van concrete voorbeelden gaan bekijken, behandelen we eerst nog wat principes van de 80/20 regel.


Focus en voorkom verspilling

De 80/20 regel stelt dat er een disbalans is tussen de inspanning enerzijds en de uitkomsten anderzijds. Door vast te stellen bij welke onderdelen deze disbalans optreedt, kunnen we meer focussen op die onderdelen die het meeste opleveren en de onderdelen die het minste bijdragen. Onderstaande figuur geeft de disbalans van 80/20 regel goed weer.

De disbalans die de 80/20 regel blootlegt
Figuur 1: De disbalans die de 80/20 regel blootlegt

Hyperfocus

Het mooie van de 80/20 regel is dat je deze kunt blijven toepassen, want binnen die 20% is ook weer een disbalans. Dus in het voorbeeld van de meest waardevolle klanten: 4% (20% van 20%) van de klanten zorgt voor 64% (80% van 80%) van de omzet. Passen we dat nog een keer toe, dan zie je dat iets minder dan 1% van alle klanten voor 50% van de omzet zorgt.

De 80/20 regel blijven toepassen
Figuur 2: De 80/20 regel blijven toepassen

Dit toont aan dat als je doorlopend blijft focussen op de disbalans, dat je met deze hyperfocus snel tot inzicht komt dat een handjevol klanten de helft van de omzet vormt. Door meer van dit soort klanten te werven of je bestaande afzet bij deze klanten te vergroten, heb je binnen de kortste keren een verdubbelde omzet, tegen relatief weinig inspanning vergeleken met de andere klanten.

Vermijd complexiteit, niet omvang

Het lijkt er dus op dat je met een stuk minder klanten, veel meer resultaat kunt halen. Moeten we die overige 80% klanten dan maar gedag zeggen? Nee, dat is ook weer te kort door de bocht. Je moet wel gaan onderzoeken waarom die klanten zo weinig bijdragen. Tuurlijk heb je vervelende klanten die onevenredig veel tijd van je vragen, maar vaak ligt de oorzaak ook in de complexiteit van je dienstverlening, want complexiteit kost tijd en dus geld.

Als je diensten verkoopt die extra dienstverlening of maatwerk vergen, dan lijkt die extra omzet meer van hetzelfde, maar dat is niet zo. Extra dienstverlening en maatwerk leiden meestal tot extra kosten die niet altijd zichtbaar zijn. Zorg er dus voor dat je meer klanten kunt bedienen zonder extra complexiteit. Dat leidt altijd tot de laagste kostprijs.


Toepassing in project & resource planning

  • De 80/20 regel is echt op van alles van toepassing, zoals:
  •  verkoopinspanning
  •  support vragen van klanten
  •  productiviteit van medewerkers
  •  storingen bij klanten
  •  rendement op diensten
  •  vertragingen in projecten
  •  budgetoverschrijdingen
  •  kosten van externe medewerkers
  •  administratieve werkzaamheden
  •  en nog veel meer...

De hamvraag is: wat wil je bereiken? Vergroten van je omzet? Minimaliseren van support tickets en telefoontjes? Verhogen van de winstgevendheid per medewerker? Dit is de vraag die je als eerste dient te beantwoorden. Eerst een doel vaststellen en daarna kun je gericht je 80/20 analyse gaan doen. Hieronder behandel ik slechts een aantal voorbeelden van analyses die ten gunste komen van de project & resource planning.

Klanten 'ontslaan'

In het voorbeeld spraken we steeds over de omzet per klant, maar eigenlijk zegt dit nog niet zo veel. Je kunt een flinke omzet bij een klant halen, maar een laag rendement, omdat de marge op projecten slecht is. Dat kan komen omdat de klant scherp onderhandeld heeft, maar ook door overschrijding van het aantal begrote uren. Bij projecten op basis van vaste prijs wordt de marge hiermee direct aangetast.

We maken eerst een 80/20 analyse op alle projecten om te kijken welke klanten de laagste marge hebben. Dat wil overigens nog niet meteen zeggen dat we afscheid moeten nemen van deze klanten. Een project met een lage marge kan tot stand zijn gekomen met een minimale urenbesteding. Daarom is het verstandig om nog een analyse te maken, namelijk op projecten met flinke overschrijdingen in de begrote uren. Ook hier geldt dat het niet direct 'slechte' projecten zijn, ze kunnen nog steeds een flink marge hebben.

Klanten die we kunnen missen
Figuur 3: Klanten die we kunnen missen

Door deze analyses te combineren, zoals in bovenstaande figuur weergegeven, krijgen we een meer genuanceerd beeld. Klanten die in beide domenen voorkomen, zijn goede kandidaten om als klant te 'ontslaan'. De uren die aan deze klanten worden besteed, komen nu beschikbaar om te besteden aan je klanten en projecten die het meeste bijdragen aan de marge. De project & resource planning wordt hiermee veel effectiever.

Ontdek wie je 'Super Heroes' zijn

Met de 80/20 regel kunnen we ook vaststellen wie de meest effectieve medewerkers zijn. Als we effectiviteit definiëren als de mate waarin de werkelijk gemaakte uren binnen de geplande uren blijven, dan is een effectieve medewerker een medewerker waarbij deze verhouding =< 1 is.

Effectiviteit medewerkers
Figuur 4: Effectiviteit medewerkers

Als je 50 medewerkers hebt, dan heb je dus 10 medewerkers die zeer effectief zijn in het uitvoeren van het werk binnen de geplande uren. Van deze 10 zijn er weer 2 medewerkers die daarbinnen er met kop en schouders bovenuit steken. Het is goed om te weten wie deze 'Super Heroes' zijn en ze bewust op projecten in te zetten.

Stel dat je een project moet plannen, waarbij je van te voren weet dat de marges krap zijn. Of een project dat plotseling kampt met veel tegenvallers. Dan kan het juist slim zijn om op deze projecten een 'Super Hero' in te zetten. Het is ieder geval doodzonde om ze in te zetten op projecten waar de marge bij voorbaat al erg groot is.

Activiteiten uitbesteden

Elke dienstverlener heeft bepaalde standaardactiviteiten, die in veel projecten terugkomen. Door nu eens over alle projecten heen de marge op deze activiteiten te analyseren, krijg je ook een beeld van welke activiteiten een slechte bijdrage hebben. Dat wil niet zeggen dat je moet stoppen met die activiteiten, want ze kunnen belangrijk zijn in de totale propositie aan een klant. Maar je zou er dan wel voor kunnen kiezen om deze uit te besteden.

Door de minder waardevolle activiteiten uit te besteden creëer je weer meer ruimte in je resource planning. Je hoeft voor deze activiteiten immers geen capaciteit meer te plannen, omdat je deze voortaan extern afneemt. De vrijgekomen capaciteit kun je dan juist meer aanwenden voor de activiteiten die een grote bijdrage hebben aan de marge of je kan zelfs besluiten je personeelsbestand in te krimpen.


Overwegingen

De 80/20 regel legt krachtige relaties bloot, waar je zoveel mogelijk gebruik van wilt maken. Zoveel mogelijk resultaten, in zo min mogelijk uren. Dat is wat mij betreft effectieve project & resource planning. In mijn voorbeelden zie je dat ik veel heb gewerkt met het uitgangspunt dat er een bijdrage aan de marge moet zijn, maar dat hoeft voor jouw bedrijf natuurlijk helemaal niet leidend te zijn. Daar maakt ieder bedrijf zijn eigen keuze in.

Andere verhoudingen

Neem de 80/20 verhouding niet te letterlijk. Het is alleen maar een referentiepunt en de echte relatie is soms evenrediger of onevenrediger dan 80/20. Uit jouw analyse kan gerust een verhouding van 65/35 of 90/10 naar voren komen. Het gaat om het principe dat het overgrote deel van het resultaat komt uit, een in verhouding veel, kleiner deel van de inspanning en dus eerder in de buurt ligt van 80/20 dan in de buurt van 50/50.

Vaste prijs projecten

In de voorbeelden in deze blog dien je wel rekening te houden met de prijsafspraken met de klant (nacalculatie of vaste prijs). Bij nacalculatie loop je natuurlijk iets minder risico dat je je marge uitholt als je de begrote uren overschrijdt. Aan de andere kant: je moet wel echt een goed verhaal hebben bij budgetoverschrijdingen. De klant zal een extra doorbelasting niet zonder meer accepteren en je aanspreken op de initiële urenbegroting.

KISS - Keep It Simple Stupid

De 20% die goed presteert bestaat natuurlijk bij de gratie van de overige 80% die slecht(er) presteert. Hier wordt in verhouding te veel tijd aan besteed. Om verspilling te voorkomen is het van belang je diensten en projectactiviteiten eenvoudig te houden. Uit onderzoek blijkt ook dat 'eenvoud' een kenmerk is dat succesvolle van minder succesvolle bedrijven onderscheidt. Succesvolle bedrijven verkochten een kleiner productassortiment aan minder klanten en hadden een meer eenvoudige organisatie.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect