De planner als drijvende kracht

Continuïteit en flexibiliteit in de planningsorganisatie
De planner als drijvende kracht

Personele kosten zijn in veel organisaties de grootste kostenpost. Vakkundige planning kan vaak tot aanzienlijke kostenbesparingen leiden, zeker in situaties waar zowel vanuit de organisatie als de medewerkers druk is om te veranderen. Wat betekent dit voor de planningsorganisatie en voor planners?


Ontwikkelingen

1. Het werk wordt dynamischer

In sectoren waar sprake is van intensieve personeelsinzet zagen we vroeger vooral een belangrijke rol voor collectieve dienstroosters. Omdat met deze roosters onvoldoende snel de ontwikkeling van het werk kan worden gevolgd, ontstond behoefte aan flexibeler omgaan met plannen en roosters. Individuele behoeften van werknemers aangaande hun werk-privé-balans en een groeiende flexibele schil zijn belangrijke sturende factoren achter het afnemen van het belang van het collectieve dienstrooster.

Het werk ontwikkelt zich vaak te dynamisch om het goed in een langdurig geldend rooster te kunnen vangen en de behoeften van medewerkers om invloed uit te oefenen op hun werktijden geeft druk vanaf de andere kant.

2. Planningssystemen helpen

Gelukkig helpt de techniek een handje mee. Moderne planningssystemen versnellen inmiddels alle planningsprocessen en vergroten inzicht en overzicht. Het wordt steeds gebruikelijker dat medewerkers zelf online verlofaanvragen doen of hun uren accorderen. We noemen dit ‘self-service’ in de planning. Om dit mogelijk te maken, dient een planningssysteem dag en nacht beschikbaar te zijn en meerdere communicatievormen te integreren.

3. Achterhaalde afspraken

De mogelijkheden tot effectieve benutting van deze technische vooruitgang lijken slechts te worden beperkt door afspraken rond werktijdenregelingen, plannen en roosteren. Afspraken die vaak nog stammen uit de tijd waarin collectieve dienstroosters de norm waren en het planwerk op papier werd uitgevoerd. Afspraken die al jaren vastliggen in cao’s en bedrijfsregelingen.

4. De planner in de frontlinie

In veel organisaties is de discussie rond flexibeler omgaan met werktijdenregelingen, plannen en roosteren een zeer actueel punt en helaas soms zelfs een strijdtoneel. Hierbij zijn het veelal de planners die zich in de frontlinie bevinden. Zij zitten ingeklemd tussen bedrijfsbelang en medewerkerbelang, tussen de noodzaak tot verandering en de druk om het voor alle medewerkers toch vooral overzichtelijk te houden.


Veranderende eisen aan planners

Het is evident dat de hierboven geschetste ontwikkelingen andere eisen stelt aan planners in organisaties. Het samenstellen van roosters voor langere periodes en het verwerken van mutaties en gaten in de bezetting, het waren vroeger taken die tijdrovend waren en die veel parate kennis vereisten. Het zat allemaal in het hoofd van de planner. Niet voor niets werden planners vaak intern doorgeschoven.

We kunnen stellen dat de eerste planningssoftware vooral registratiematig van meerwaarde was; in een complexer wordende planomgeving kwam dat op zich ook goed van pas. Het maakte het ook makkelijker om te rapporteren aan management.

Moderne planningssystemen brachten meer hulp bij het plannen zelf, hetgeen de planner de mogelijkheid gaf om meer vooruit te plannen en meer bezig te zijn met de verwachte overschotten en tekorten ten opzichte van de inzetbehoefte. De planner werd daar ook op aangesproken: op zijn professionele bijdrage aan een betere match tussen inzeteisen en beschikbare bezetting.

Gelukkig kon in deze periode ook worden beschikt over groeiende personele flexibiliteit. Naast traditionele meer-/minderinzet binnen de eigen bezetting groeide het belang van uitzendarbeid, ook voor gekwalificeerde vakkrachten, en deed de ZZP-vakman zijn intrede.

En dan de moderne tijd, het hier en nu. Met mondiger en flexibeler werknemers die goed in staat zijn aan te geven wanneer zij wel en niet willen werken. En die dat eigenlijk ook zelf wel kunnen ingeven in het portaal van die moderne nieuwe planningssystemen. Met daarnaast een steeds groter wordende flexibele schil, die – al dan niet via de planner van een intermediair – gewoon kan worden meegepland in het eigen planningssysteem.


Conclusie

In deze moderne tijd zien we dat organisaties de planningstaak soms teruggeven aan de operatie, aan teamleiders van kleine teams. De planning wordt daarbij met moderne hulpmiddelen dicht op de uitvoering uitgevoerd. Met eventueel een flexplanbureau voor de in te huren hulp.

Tegelijkertijd zien we organisaties waarin de planning juist wordt geprofessionaliseerd en gecentraliseerd op een grotere schaal. Al dan niet met gebruikmaking van de eerder genoemde ‘self-service’ mogelijkheden die planningssystemen in toenemende mate bieden.

En we zien een toename van zelfroosteren. Bij zelfroosteren is de planner niet langer degene die de planpuzzel zo goed mogelijk oplost, maar heeft hij een coachende en aansturende rol in het planproces.

Als laatste zien we nu ook bedrijven die middels outsourcing hun planning geheel overlaten aan professionals. Die laatste ontwikkeling staat mijlenver af van de beginsituatie, waarin planners nog beslist uit de eigen operatie afkomstig moesten zijn.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Cees Splinter
Cees is directeur van Déhora Detachering (interim planners). Déhora ondersteunt organisaties waar de Workforce Planning wordt gekenmerkt door een zekere mate van complexiteit, dynamiek en onvoorspelbaarheid.
Optin Architect