De planning in je agenda: zinvol of niet?

Het verschil tussen afspraken en planningsboekingen
Plannen in je agenda: zinvol of niet?

Bij demo’s van Timewax krijg ik vaak de vraag van klanten of ze dan ook in hun agenda (Outlook e.d.) kunnen plannen. Het liefst willen ze tweerichting verkeer: alles wat je in Timewax plant moet in hun agenda komen en alles wat medewerkers in hun agenda's plannen, willen ze ook terug zien in Timewax. Maar is dat wel zinvol? In deze blog gaan we daar nader op in.

Het is handig om onderscheid te maken in de planningswereld en de afsprakenwereld. Agendassystemen, zoals Outlook en Google Calendar, leven typisch in de afsprakenwereld. Een afspraak is heel specifiek. Het heeft een begin- en eindtijd en er zijn vaak meerdere personen bij betrokken, zoals een interne vergadering of een extern overleg bij een klant. Een afspraak vindt voornamelijk plaats in een klein tijdsbestek, zoals halve uren en uren.

In de planningswereld wordt zowel in kleine als in grote eenheden gepland. Bij inzet op grote projecten worden medewerkers vanuit de project planning doorgaans in volle dagen op een project gepland, vaak ook weken of zelfs maandenlang achter elkaar. Bij kleinere opdrachten komt het voor dat een medewerker een uurtje tot enkele uren op een opdracht wordt ingepland. Over de zin en onzin van plannen in kleine eenheden zie de blog Fijnmazig plannen? 3 beslisfactoren.

  • Wat afspraken en planningsboekingen betreft kunnen we onderscheid maken in 2 situaties:
  • 1.  Een afspraak is gelijk aan een planningsboeking
  • 2.  Een afspraak is ongelijk aan een planningsboeking


1. Een afspraak is gelijk aan een planningsboeking

Een voorbeeld van deze situatie is een monteur die op bezoek gaat bij een klant voor onderhoud. Het wordt in kleine eenheden gepland. Hij is bijvoorbeeld 2 uur bezig en daarna gaat hij weer door naar de volgende. Met wat reistijd heeft hij 3 afspraken per dag.

In deze situatie is een planningsboeking en een afspraak hetzelfde. Het is in de planning van belang om alledrie deze opdrachten te zien. En hetzelfde geldt voor de monteur.

Wil je in deze situatie het planningsysteem en het agendasysteem in twee richtingen met elkaar laten werken? Ik denk het niet. Sterker nog: ik denk dat je geen agendasysteem meer nodig hebt. Je plant afspraken. Waarom zou je daar twee systemen voor gebruiken? Het agendasysteem laat je achterwege en je gebruikt alleen het planningssysteem. In het geval van Timewax werken de monteurs alleen met onze mobiele app. Meer hebben ze niet nodig.


2. Een afspraak is ongelijk aan een planningsboeking

Een typisch voorbeeld van deze situatie is de werkwijze van een consultant die bijvoorbeeld een hele dag bij de klant zit. In de planning staat hij voor die hele dag ingepland. De consultant heeft op die dag zelf verschillende afspraken. Om 11:00 uur een overleg met de projectgroep. Om 14:00 uur de stuurgroep en om 16:00 een afstemming met de technisch projectleider.

De afspraken die de consultant in zijn persoonlijke agenda heeft staan, zijn vanuit planningsperspectief niet interessant. Voor de planning is alleen van belang dat hij 8 uur op een bepaald project zit.

Met deze situatie komen we op de kern van de problematiek. Als we weer even terug gaan naar de aanleiding van deze blog: klanten die graag het planningssysteem en de agenda willen combineren, in beide richtingen. Dan krijgen we de volgende situaties.

Planningsboeking in de agenda
Figuur 1: Planningsboeking in de agenda

In het agendasysteem krijgt de consultant naast zijn 3 afspraken ook de planningsboeking van 8 uur in zijn agenda. Is dit zinvol voor de consultant? Hij kan er in ieder geval niet om heen waarvoor hij in het planningssysteem staat ingepland. Het is letterlijk ‘in his face’. Het kan een nadeel hebben voor collega’s die een afspraak met hem willen maken en zoeken naar een beschikbaar gaatje in zijn agenda. De planningsboeking wekt de indruk dat hij de hele dag niet beschikbaar is.

Afspraken in het planningssysteem
Figuur 2: Afspraken in het planningssysteem

In het planningssysteem worden naast de boeking van 8 uur nu ook de 3 afspraken geïmporteerd en verwerkt. Planningssystemen kijken naar bezetting in termen van werkbaren en geplande uren. Hier ontstaat nu een overboeking, want hij is in totaal 10,5 uur ingepland. De consultant was namelijk al 8 uur volgepland en nu komen daar 3 boekingen (afspraken) van in totaal 2,5 uur bij. Dit vertroebelt de rapportage. Hij is namelijk helemaal niet overboekt, omdat de 3 afspraken in lijn zijn met de planningsboeking van 8 uur.

Een ander probleem is de vastlegging van de overgehaalde afspraken in het planningssysteem. In een planningssysteem wordt alles gestructureerd vastgelegd op projecten. Op die manier kunnen juiste rapportages worden gegeven over de productiviteit op declarabele en niet declarabele projecten en bijvoorbeeld de planning performance binnen projecten (begroot vs. gepland vs. werkelijk). Echter, afspraken in een agendasysteem kunnen niet vastgelegd worden op een project/activiteit. Een afspraak heeft alleen een vrij tekst veld om aan te geven wat de afspraak betreft. Bij het overhalen van een afspraak naar het planningssysteem heb je dus geen idee aan welk project/activiteit je de afspraak moet koppelen. Je kunt het ook niet om één hoop (een verzamelproject) gooien, want dan verlies je een zuivere rapportage op de performance.


Conclusie

In de situatie van de consultant is het dus beter om de planningswereld en de agenda wereld te scheiden. In het planningssysteem wil je de afspraken sowieso niet zien. Voor de consultant ligt dat wel een beetje anders, want je wil toch graag dat hij de planning ziet. Je kan er dan voor kiezen om toch keihard alle planningsboekingen in zijn agenda te schieten. Een alternatief is dat de consultant de planning in een extra agenda raadpleegt en middels een overlay toch in samenhang met zijn afspraken ook de planning kan zien.

Overlay planning en agenda
Figuur 3: Overlay planning en agenda
  • Bij Timewax geven we klanten de keuze:
  •  Met de iCalendar functie krijg je de planning in een aparte agenda
  •  Met de Office 365 Outlook koppeling krijg je de planningsboekingen direct in je persoonlijke agenda

We hebben ook klanten die beide varianten hebben. Ze laten de keuze aan de medewerker welke optie ze gebruiken. Medewerkers waarbij afspraken en planningsboekingen hetzelfde zijn, kiezen dan voor de Office 365 koppeling in hun persoonlijke agenda. Andere medewerkers die in grotere eenheden werken houden hun afspraken en planningsboekingen gescheiden met een extra agenda via de iCalendar functie.

Verlof; afwezigheid

Tot slot een punt over verlofregistratie en de organisatie daarvan. Klanten leggen me regelmatig de situatie voor dat ze alleen in de persoonlijke agenda van de medewerker kunnen zien of hij of zij vrij is. Dit willen ze graag in het planningssysteem zien, zodat ze er rekening mee kunnen houden. Mijn antwoord hierop is dat afwezigheid (in welke vorm dan ook) altijd gepland dient te worden. Als iemand een halve dag vrij neemt, dan is dit 10% van zijn bezetting in een week. Dit is substantieel en dient gepland te worden.

Voor het plannen van afwezigheid dien je een procedure te hebben. Zo kun je bijvoorbeeld een proces van aanvragen en autorisatie opzetten. De manager die een aanvraag goedkeurt, dient dan ook het verlof te plannen. Je kunt ook medewerkers toegang geven tot het planningssysteem, zodat ze hun afwezigheid zelf kunnen plannen. Hoe je het ook regelt: als het maar gepland wordt!

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect