Drijfveren van planners vs. projectmanagers

Waarom ze botsen en waar ze elkaar versterken
Drijfveren van planners vs. projectmanagers

Planners en projectmanagers kunnen in de praktijk wel eens botsen. We kennen allemaal wel de situatie waarin projectmanagers naarstig medewerkers beginnen te claimen en waar de planner dan een stokje voor steekt. Tot grote irritatie van beiden. In deze blog gaan we kijken naar de drijfveren van deze twee functionarissen, zodat we beter kunnen begrijpen waarom ze anders in de wedstrijd zitten, maar ook om te zien waar ze elkaar kunnen vinden en elkaar kunnen versterken.

Ieder mens is op een andere manier gedreven. Volgens de theorie van Clare W. Graves worden mensen gedreven door een systeem van 'waarden'. Dit waardensysteem bepaalt hoe je tegen de wereld aankijkt (goed, slecht, belangrijk, etc.) en het bepaalt hoe je reageert op problemen en uitdagingen.

We gaan eerst kort de waardensystemen van Graves behandelen om vervolgens profielen te schetsen van een typische planner en een typische projectmanager. Daaruit blijkt hoe ze tegen de wereld aankijken en waarin ze verschillen. Tot slot bekijken we hoe ze elkaar kunnen aanvullen en hoe ze het beste met elkaar om kunnen gaan.


7 waardensystemen

Graves ontwikkelde een theorie van 7 waardensystemen, oftewel drijfveren, waarmee het menselijk functioneren kan worden begrepen. De drijfveren moet je zien als een hiërarchie, waarbij de holistische drijfveer het hoogste waardensysteem vertegenwoordigt. Nu is het zo dat ieder volwassen mens de meeste drijfveren tegelijk in zich draagt, maar voor iedereen in een eigen unieke volgorde en intensiteit. Dit verklaart waarom mensen verschillend functioneren.

Als een mens werk doet wat in lijn ligt met zijn drijfveren, dan wordt hij niet snel moe, maar krijgt hij daar juist energie van. Mensen met verschillende drijfveren voelen echter onderlinge spanningen en irritaties en hebben snel last van communicatieproblemen. Dit komt omdat iedereen communiceert en luistert vanuit zijn eigen drijfveren.

De 7 waardensystemen
Figuur 1: De 7 waardensystemen

Paars - Rituele drijfveer

Iemand met een sterke rituele drijfveer ziet de wereld als onveilig en onbegrijpelijk. Hij of zij besteedt veel aandacht aan rituelen en het creëren van vaste momenten tussen de groepsleden. De mensen uit de eigen kring zijn belangrijker dan andere groepen en men is bereid zichzelf voor de groep op te offeren.

Rood - Machtsdrijfveer

Met deze drijfveer ziet iemand de wereld als een jungle waarin iedereen vecht voor zijn eigen plek. Hij of zij streeft naar zelfbehoud en zelfrespect. Deze personen zijn daadkrachtig, vaak ongeduldig en kunnen snel en impulsief reageren. Ze hebben respect voor kracht en hebben weinig vertrouwen in andere machthebbers.

Blauw - Ordeningsdrijfveer

Iemand met een ordeningsdrijfveer ziet de wereld als een chaotische plek die geordend moet worden. Deze mensen streven naar orde en zekerheid. Ze zijn loyaal aan systemen en hechten waarde aan regels en discipline. Ze zijn gesteld op heldere afspraken en zien toe op de naleving daarvan. Rechtvaardigheid en waardering staan bij hen hoog in het vaandel.

Oranje - Competitie drijfveer

Het overheersende wereldbeeld hier is dat de wereld wordt gezien als een plek vol kansen om de eigen positie te verbeteren. Iemand met de competitie drive streeft naar resultaat en succes. Ze zijn vaak competitief ingesteld en gaan graag uitdagingen aan. Ze richten zie op doelen en middelen en vinden het belangrijk dat ze serieus worden genomen.

Groen - Sociale drijfveer

Personen met een sterke sociale drive zien de wereld als een plek waar mensen allemaal gelijk zijn. Ze zijn sociaal ingesteld en streven naar harmonie tussen de mensen. Ze zijn sensitief voor de gevoelens van anderen en hebben oog voor de zwakkeren. Ze hebben weinig met status en geld en verafschuwen arrogantie.

Geel - Intellectuele drijfveer

In het licht van deze drijfveer beschouwt men de wereld als een geheel van complexe onderdelen die allemaal hun eigen dynamiek hebben. Mensen met een intellectuele drijfveer streven naar kennis en het begrijpen van deze complexe wereld. Ze hebben vrijheid nodig in hun denken en doen. Ze denken in theorieën en modellen en beoordelen nieuwe ideeën daarop.

Turkoois - Holistische drijfveer

Iemand met een holistische drive ziet de wereld als een netwerk van onderling afhankelijke onderdelen die een holistisch geheel vormen. Deze mensen streven naar gemeenschappelijke oplossingen voor mondiale problemen. Ze zijn goed in het relativeren van de dagelijkse beslommeringen en zijn niet geïnteresseerd in materiële zaken.


De planner

Een planner is gericht op creëren van stabiliteit en zekerheid. Hij onderhoudt een degelijk planningsprogramma met regels en procedures en vindt dat iedereen zich daaraan moet houden. Volgens een planner staat of valt succesvol samenwerken met een goed werkproces waarin iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt.

Motivatie

De planner raakt gemotiveerd als orde en zekerheid worden geboden. Hij gedijt goed in een omgeving waar het algemeen belang wordt benadrukt en waarin het goede voorbeeld wordt gegeven. De planner raakt gedemotiveerd als bestaande regels en werkwijzen niet serieus worden genomen. Hij heeft een hekel aan te laat komen en als afwijkingen van de afgesproken regels onbestraft gaan. Hij kan slecht tegen het niet nakomen van afspraken, slordigheid en als de hiërarchische lijnen gepasseerd worden.

Hoe ze projectmanagers zien

De kans bestaat dat planners projectmanagers beschouwen als onberekenbaar en egoïstisch. Ze gaan steeds voor de eigen projecten. Projectmanagers stellen het resultaat boven de regels en dat is nou net waar planners niet tegen kunnen. Die stellen de regels boven het resultaat.

Valkuil

Als planners de overhand krijgen in een organisatie, dan zul je zien dat er een sterke discipline en een hoog arbeidsethos ontstaan. Er zal veel aandacht zijn voor goede processen en uitvoering van taken. Een nadeel is dat dit ten koste zal gaan van de flexibiliteit. Verder is er niet veel aandacht voor de strategische focus van het bedrijf.

Typisch profiel

De planner is een geordende procesbewaker. Ordenen is zijn primaire drijfveer, gevolgd door de machtsdrijfveer. Een planner zal het planningsproces strak organiseren en als afspraken niet nagekomen worden, zal hij neigen naar het gebruik van macht. De drijfveer die focus geeft op resultaat (competitie drijfveer) en de sociale drijfveer ontlopen elkaar niet veel, omdat de planner aan de ene kant moet zorgen dat de juiste mensen op het project worden ingepland (het resultaat) en dat er aan de andere kant tegemoet moet worden gekomen aan de ontwikkelingsbehoeften van het personeel (het sociale aspect).

Typisch profiel van een planner
Figuur 2: Typisch profiel van een planner

De projectmanager

Een projectmanager stelt zijn doelen hoger dan de rest. Hij richt zich op externe klanten met een focus op het resultaat dat met de klanten is afgesproken. Een projectmanager ziet samenwerken in het licht van een gemeenschappelijk doel. Dat doel zorgt er voor dat, in welke situatie je je ook bevindt, je weet wat je moet doen om succes te behalen.

Motivatie

De projectmanager raakt gemotiveerd als kansen voor succes worden geboden. Hij is bereid risico’s te nemen en houdt van erkenning en beloning. De projectmanager focust op de doelen en deze heiligen alle middelen. Hij raakt gedemotiveerd als zijn ondernemerschap wordt ingeperkt of als de doelen ter discussie worden gesteld. Omdat de projectmanager competitief is ingesteld, is hij niet op zijn gemak als hij gelijk wordt gesteld met alle andere medewerkers. Hij wil er bovenuit steken en kan er niet goed tegen als zijn status en prestaties ontkend worden.

Hoe ze planners zien

Projectmanagers vinden planners rigide en dat ze de doelen van hun projecten niet begrijpen. De regels zijn voor de planners heilig en daarom komen ze vaak over als de vervelende politieagent. Dit irriteert de projectmanagers, want die halen alles uit de kast om resultaat te halen en die ervaren de regeldrift van de planners als contraproductief.

Valkuil

Als projectmanagers de overhand krijgen in een organisatie, dan zul je zien dat er heel sterk doelgericht wordt gehandeld. Er ontstaat een cultuur van winnen en beter willen zijn dan anderen. Een nadeel is dat er onderlinge concurrentie kan ontstaan tussen projectmanagers. Iedere projectmanager vecht voornamelijk voor het belang van zijn eigen project(en) en ze hebben moeite met het creëren van gemeenschappelijke opvattingen.

Het aantal projectmanagers is wel van doorslaggevend belang bij deze stelling. In de blog 4 stadia van resource planning stelden we al vast dat naarmate de organisatie en het aantal projectmanagers groeit, er nadrukkelijk behoefte ontstaat aan een centrale resource planning functie. 3 projectmanagers zullen namelijk nog wel redelijk de bedrijfsbelangen kunnen behartigen, maar 10 projectmanagers zullen daar veel meer moeite mee hebben en neigen naar onderlinge competitie.

Typisch profiel

De projectmanager is een gedreven organisator. De focus op resultaat is zijn primaire (competitie) drijfveer, gevolgd door de orderings- en de machtsdrijfveer. Een projectmanager zal op doelgerichte wijze zijn project organiseren en bij weerstanden neigen naar het gebruik van macht. In het geschetste profiel scoort de machtsdrijfveer hoger dan de sociale drijfveer, waardoor hij makkelijk het conflict zal aangaan ongeacht de sociale gevolgen.

Typisch profiel van een projectmanager
Figuur 3: Typisch profiel van een projectmanager

Conclusie

De geschetste profielen van planners en projectmanagers zijn richtinggevend. In de praktijk zullen mensen afwijkingen vertonen in de volgorde en intensiteit van drijfveren, maar het geeft wel een globaal beeld.

Waar ze botsen

In de communicatie met projectmanagers zullen planners zich altijd afvragen "Wordt er afgeweken van de lopende afspraken en regels?", terwijl de projectmanager denkt "Wat levert dit op? Draagt dit bij aan het resultaat?". Dat leidt tot ander gedrag en communicatie, wat spanningen kan opleveren. Nu is bewustwording van elkaars drijfveren al het halve werk om goed met elkaar samen te werken.

De planner kan zich proberen te verplaatsen in de positie van de projectmanager. Met de focus op het resultaat dient hij uiteindelijk ook het bedrijfsbelang. Probeer de projectmanager het gevoel te geven dat je met hem meedenkt. De projectmanager moet op zijn beurt beseffen dat de planner gebonden is aan bepaalde regels in het belang van het gehele bedrijf. Je kunt ze misschien zover krijgen om de regels een beetje te buigen, maar respecteer de absolute grens die ze voor zichzelf hebben gesteld.

Waar ze elkaar aanvullen

De planner en de projectmanager hebben weliswaar een ander profiel waardoor ze in de communicatie kunnen botsen, maar het zijn absoluut geen tegenpolen. Ze hebben immers beide sterk de ordedingsdrijfveer in hun profiel. Bij de projectmanager weliswaar op de tweede plaats, maar dat is wel een noodzakelijke drijfveer voor de projectmanager om zijn project te ordenen, zodat hij het gewenste resultaat kan bereiken. In die ordeningsdrijfveer zal hij ook de planner herkennen en respecteren.

Nu blijkt sowieso dat sommige drijfveren elkaar goed aanvullen en dus een goede combinatie zijn, afhankelijk van de benodigde vaardigheden. In de wereld van het plannen en uitvoeren van projecten ligt de nadruk op executie. In dat licht zie je in onderstaande figuur dat de combinatie van de competitie en ordeningsdrijfveer goed samengaan.

Goede combinaties van drijfveren
Figuur 4: Goede combinaties van drijfveren

Een planner kan een projectmanager dus uitstekend aanvullen en ondersteunen in het organiseren van zijn project. De projectmanager kan daarentegen de planner helpen om handelingen te zien in het licht van te behalen resultaten. Met verenigde krachten komen zij tot een efficiënte inzet van medewerkers dat tot een maximaal projectresultaat leidt.

In een goede samenwerking tussen planners en projectmanagers krijgen we dus het beste van twee werelden: een doelgerichte organisatie met een sterke discipline in de uitvoering. Maak voor jezelf eens de balans op: hebben de planners en projectmanagers eigenlijk wel het juiste profiel van drijfveren? Besteed daarna eens aandacht aan de bewustwording van planners en projectmanagers van elkaars drijfveren (door ze deze blog te laten lezen natuurlijk).

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).