Koop een robuuste laptop en werk efficiënt in uitdagende omgevingen.
Er kloppen wel eens technische dienstverleners bij ons aan. Ze vragen ons dan welke robuuste laptop ze het beste voor hun buitendienst kunnen kopen. Ze willen zeker weten dat hun apparatuur goed werkt met onze planning software. Waar medewerkers werken is vaak heel divers. Dat kan op droge, aangename kantoren. Maar het is ook mogelijk dat ze werken op natte, winderige bouwplaatsen of braakliggende terreinen. De basiswens is altijd gelijk, ze willen allemaal efficiënt en betrouwbaar in hun werkomgeving kunnen werken.
We zijn steeds meer afhankelijk geworden van onze software en de computers, tablets en smartphones die de programma’s draaien. Informatie die we nodig hebben staat in de cloud. Daarnaast moet er met collega’s digitaal gecommuniceerd worden en tot slot moeten bevindingen zorgvuldig vastgelegd en gedeeld worden. Gaat er iets mis dan gaat dit ten koste van de efficiëntie. Het is daarom belangrijk dat je een laptop, tablet of smartphone koopt die bij de werkzaamheden en werkplek past. Het is niet altijd verstandig om direct de goedkoopste oplossing te kiezen.
Om erachter te komen hoe je voor je technische medewerkers geschikte, robuuste en mobiele apparatuur kiest hebben we contact opgenomen met Henrik Schrijer van Dragon Media Group (Toughbookpartner) in Leusden. Henrik is een specialist in robuuste computers speciaal voor de technische dienstverlener. Hij komt met zeven vragen waar je antwoord op moet geven, voordat je een robuuste laptop voor je buitendienst koopt. Deze vragen zijn:
- Waar wordt er gewerkt?
- Wat zijn de werkzaamheden?
- Wat is de gewenste mobiliteit?
- Welke connectiviteit is gewenst?
- Is certificering nodig?
- Welke databeveiliging is nodig?
- Wat voor service wil je hebben?
1. Waar wordt er gewerkt?
Als je een robuuste laptop gaat kopen, dan is het belangrijk om te weten waar je medewerker gaat werken. Werkt hij of zij bijvoorbeeld op volle zee aan een windmolenproject? Er zijn dan andere factoren waar je rekening mee moet houden dan wanneer de medewerker in een werkplaats auto’s uitleest en afstelt. Een normale laptop, tablet of smartphone houdt het op zee niet lang uit. Op zee zitten allemaal kleine druppeltjes zoutwater in de lucht. Deze zijn funest voor interne componenten van een laptop of tablet.
Werkt iemand in weer en wind buiten, dan komt hij of zij ook de zon wel eens tegen. Om dan comfortabel aan je projecten te kunnen werken is een goed fel en ontspiegeld beeldscherm een must. Een gemiddelde tablet, zoals een iPad, is in de volle zon lastig af te lezen. Werk je voornamelijk binnen op een bouwplaats om stroomnetwerken aan te leggen, dan is het weer een heel ander verhaal.
De temperatuur van je werkomgeving speelt ook mee. Accu’s zijn gevoelig voor de temperatuur van de werkomgeving. Voornamelijk de kou is niet bevorderlijk. Dat merk je zelf ook wel eens met je smartphone. “Hè, daarnet gaf ‘ie nog tachtig procent aan!” Is dit herkenbaar?
Wordt er in een koelruimte, warme fabriekshal of in de kou langs het spoor gewerkt? Dan houdt de accu van een consumententablet het maar kort uit. Al snel is alle spanning eruit en werkt het toestel niet meer. Je medewerkers kunnen de instructies voor hun project niet meer bekijken en moeten gaan bellen. De verantwoordelijke collega die de planning maakt is niet meteen beschikbaar, want hij zit in een bespreking. En zo staan er een paar medewerkers duimen te draaien, allemaal vanwege een goedkopere tablet.
2. Wat zijn de werkzaamheden?
Wat je met de laptop, tablet of smartphone gaat doen, heeft effect op de eigenschappen van de computer. Werken ze met bijvoorbeeld de Timewax mobiele app om alleen de planning te raadplegen? Of moeten ze ook de projectvoortgang doorgeven, de gemaakte uren en kilometers terugmelden inclusief uitgebreide notities? Afhankelijk van het gebruik koop je een robuuste laptop, tablet of smartphone.
Data creatie of data consumptie?
Maken medewerkers tijdens het uitvoeren van hun projecten uitgebreide notities? Dan is het verstandig een robuuste laptop of tablet met een toetsenbord te kopen. Op het scherm van een tablet typen gaat minder lekker dan met een toetsenbord. Dit wordt vaak vergeten. Vaak wordt er direct voor een tablet gekozen, omdat deze klein, compact en modern oogt.
Vroeger was er een harde grens tussen de robuuste laptop en de tablet. Tegenwoordig zijn er ook hybride oplossingen beschikbaar. Je hebt zo de voordelen van de tablet en een laptop. Je medewerker is zo flexibeler in de manier van werken. De basiswerkzaamheden worden op de tablet uitgevoerd. Is hij of zij hiermee klaar en moet er uitgebreidere informatie ingevoerd worden? Dan loopt je medewerker terug naar zijn of haar bus en typt verder met de tablet in de toetsenbordmodule. In een hybride oplossing van Panasonic heeft naast het scherm ook het toetsenbord een accu. Dit maakt niet alleen de manier van werken flexibeler. Het verlengt daarnaast ook de tijd dat je medewerker mobiel kan werken.
Veel of weinig data nodig?
Hoeveel data moet je medewerker op het scherm zien? Gaat het om veel informatie? Kies je voor een klein scherm, dan kunnen letters en knoppen kleiner, velden smaller en schermen eindeloos lang worden. Een groter scherm is dan wenselijk. De leeftijd van de eindgebruiker speelt ook mee. Jongere medewerkers hebben vaak geen problemen met een kleiner scherm, oudere medewerkers hebben de voorkeur voor een wat grotere.
De software die wordt gebruik is weer een andere factor. Toont de software grote knoppen, dan is een klein scherm prima. De software is dan ook geschikt om met de vinger te bedienen. Met veel traditionele Windows-toepassingen is het verstandiger een robuuste laptop met een groter scherm te kopen. Op een groter scherm wordt de interface vergroot, waardoor werken met je vingers weer mogelijk wordt.
3. Wat is de gewenste mobiliteit?
Er zijn twee factoren die effect hebben op de mobiliteit van de robuuste laptop, tablet of smartphone. Dit is de accuduur en het formaat van het toestel. Accuduur, formaat en mobiliteit zitten met elkaar in een driehoeksverhouding.
Bij een ingenieursbureau met landmeters lopen je medewerkers mogelijk dagen door het veld om stukken grond op te meten. Je wilt dan voorkomen dat ze om een paar uur terug naar hun bus moeten lopen. De accu van de laptop was namelijk weer leeg en deze moet aan de lader. Dan denk je; “Dan kopen we de robuuste laptop met de grootste accu!”
Tegenwoordig is het inderdaad mogelijk om een volle dienst op een accu te kunnen draaien. De ene dienst is alleen de andere niet. Werkt je medewerker vol in de zon? Het beeldscherm van de laptop of tablet staat dan een stuk feller dan wanneer er binnen gewerkt wordt. Buiten heb je dus een grotere accu nodig dan voor binnen. Dat heeft gevolgen. Een grotere accu betekent ook bijvoorbeeld een grotere en zwaardere computer. Je wilt niet dat medewerkers ongemakkelijk met de laptop of tablet werken, omdat hij veel te zwaar is. Het is dan wachten tot medewerkers een creatieve oplossing bedenken en de laptop het veld niet in nemen.
Gelukkig kan je ook accessoires voor bij je robuuste laptop of tablet kopen. Bijvoorbeeld een accessoire die het extra gewicht kan compenseren. Denk hier aan een draagharnas, schouderband of handband. Het draagharnas houdt de laptop op een ergonomische manier voor de medewerker zijn of haar buik. Hierdoor wordt het gewicht over het gehele bovenlichaam verspreidt. Met behulp van de handband zit een tablet stevig aan de hand vast. Zo hoef je niet actief de tablet vast te houden en kan je hem zonder problemen lange periodes gebruiken.
4. Welke connectiviteit is gewenst?
Heb je de bovenstaande vragen beantwoord, dan heb je de eerste schifting in de geschikte modellen gemaakt. Je weet waar en hoe de laptop of tablet gebruikt wordt en hoe robuust het model moet zijn. Daarnaast is het ook duidelijk hoe lang de laptop of tablet zonder stopcontact in de buurt moet kunnen draaien. Nu gaan we meer de diepte in. Na het beantwoorden van de volgende vragen weet je precies welke robuuste laptop of tablet je het beste voor je personeel kan kopen.
In deze stap kijken we naar welke connectiviteit er nodig is. Welke apparatuur moet er bijvoorbeeld worden aangesloten? Hoe moet men met het netwerk van het bedrijf verbinden? Elke sector heeft zijn eigen wensen en vereisten waar je soms gewoonweg niet onderuit komt.
In de zorg is bijvoorbeeld de UZI-pas vaak nodig. Zeker wanneer de medewerker naast de project planning ook de dossiers van de patiënten moeten kunnen bekijken. Werkt de medewerker in een garage? Dan is de kans groot dat de seriële-aansluiting nog wenselijk is. Deze aansluiting wordt gebruikt om bijvoorbeeld auto’s uit te lezen en in te stellen. Dat geldt ook voor veel machines in fabriekshallen.
Daarnaast is het kunnen aansluiten op een bedrijfsnetwerk belangrijk. Blijft het toestel binnen, dan volstaat wifi. De laptop of tablet kan dan draadloos verbinding maken met je netwerk en zo toegang krijgen tot projectgegevens en de planning.
Een wifi-verbinding is niet voldoende wanneer er buiten gewerkt wordt. Hier is een betrouwbare verbinding met een 4G-netwerk nodig, zeker wanneer software, zoals een planbord, in de cloud draait. Wil je dat de projectgegevens altijd actueel en overal beschikbaar zijn? Dan moet de laptop een goede stabiele 4G-dataverbinding hebben.
5. Is certificering nodig?
Voor sommige werkplekken zijn certificeringen nodig. Zo weet je zeker dat de robuuste laptop of tablet die je koopt voor de werkplek geschikt is. Voor robuuste elektronica heb je over het algemeen met drie certificeringen te maken. Dit zijn de IP, MIL en ATEX-certificering.
IP-certificering
Deze certificering kom je ook tegen bij consumenten-smartphones. De IP-certificering kijkt naar de graad van stof- en waterdichtheid. Moet de computer of tablet probleemloos in heftige regen blijven functioneren? Je hebt dan een hogere certificering nodig dan wanneer de werkplek droog is. Hetzelfde geldt voor hoe stoffig de omgeving is. Moet de computer functioneren in een poederfabriek, dan is een goede certificering belangrijk. Je wilt er namelijk wel van uit kunnen gaan dat de apparatuur stabiel blijft functioneren.
MIL-certificering
De MIL-certificering is van origine een Amerikaanse militaire standaard, maar wordt tegenwoordig ook door bedrijven gebruikt om de robuustheid van de apparatuur aan te tonen. De MIL-standaard stelt niet alleen vast van hoe hoog de laptop of tablet moet kunnen vallen. De standaard kijkt bijvoorbeeld ook hoe goed de laptop langdurige trillingen kan doorstaan. Wordt de laptop bij zware machines gebruikt, dan kan de laptop flinke klappen krijgen. Bijvoorbeeld wanneer een auto over een mulle zandweg rijdt en een flinke kuil raakt. Of wanneer de medewerker de laptop op een zware machine zet die grondboringen doet. Dan kan de laptop door de ondergrond flink gaan vibreren. Een MIL-certificering op een hoesje voor een smartphone of tablet zegt niet veel. Het maakt niet direct de gehele tablet gecertificeerd. Trillingen hebben nog steeds effect op de transistoren en solderingen binnenin de laptop.
ATEX-certificering
Dit is de meest specialistische certificering die je voor elektronica hebt. De ATEX-certificering kijkt naar hoe geschikt een laptop, tablet of smartphone voor het gebruik in een explosiegevaarlijke omgeving is. Dit kan nodig zijn voor werkzaamheden op bijvoorbeeld boorplatformen en raffinaderijen. Ook bedrijven die afval verwerken of poeders maken hebben baat bij robuuste laptops met ATEX-certificaat. Dit zijn allemaal bedrijven waar mogelijk in de lucht naast zuurstof ook een brandbare stof zit. Is de laptop ATEX-gecertificeerd dan weet je zeker dat de medewerker met een gerust hart de planning in zijn Outlook-agenda kan bekijken. De laptop zal geen vonkje of iets geven, wat een explosie of brand voorkomt.
Als het te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat waarschijnlijk ook zo.
Het bereik van certificering is soms lastig te doorgronden. Het komt wel eens voor dat aanbieders vertellen dat apparatuur een MIL-certificaat heeft. Het certificaat blijkt dan achteraf niet op het gehele apparaat, maar op een los onderdeel te zijn afgegeven. De gehele computer, tablet of smartphone laten certificeren is namelijk vele malen kostbaarder. Wanneer een certificaat van groot belang is, is het belangrijk om naar de details te kijken. De regel is ook hier; “Als het te mooi lijkt om waar te zijn, dan is dat waarschijnlijk ook zo”. Ga je een robuuste laptop voor je medewerkers kopen en is deze vele malen goedkoper dan de concurrentie? Dan is de kans aanwezig dat niet het gehele toestel een MIL-certificaat heeft.
6. Welke databeveiliging is nodig?
Databeveiliging, het is altijd actueel en belangrijk. Zeker na de invoering van de AVG-regelgeving in mei 2018. Een laptop of tablet geeft tegenwoordig toegang tot veel data. Kwaadwillenden kunnen toegang krijgen tot bedrijfsinformatie door de laptop fysiek te stelen. Ook kunnen ze dat voor elkaar krijgen door op afstand programmatuur op de laptop te installeren.
Wat doe je als een laptop wordt gestolen? Wachtwoorden zijn dan de eerste lijn aan verdediging en houdt al veel mensen buiten. Het voelt waarschijnlijk niet lekker dat het apparaat nog actief is. Er zijn hier verschillende oplossingen voor. Sommige merken, waaronder Panasonic, bieden de optie om laptops, tablet en smartphones na diefstal zichzelf te laten wissen. Dit blijft het apparaat doen, zelfs wanneer er een nieuwe opslagschijf wordt geplaatst.
Een andere manier om data te beschermen is door de opslag te encrypten. Als de schijf uit de laptop wordt gehaald, dan zijn bestanden zonder encryptie gewoon te openen. Zelfs wanneer je een wachtwoord gebruikt voor het inloggen van Windows. Gebruik je encryptie, dan is de informatie die op de opslagschijf staat zonder een wachtwoord niet toegankelijk.
Daarnaast wil je de software ook veilig houden. Dat betekent dat deze met de laatste beveiligingsupdates bijgewerkt moet kunnen worden. Werk je met Windows, Mac OS en Linux, dan is het vaak goed geregeld. Tijdens de normale gebruikersduur kan de IT-afdeling onbezorgd updates installeren. Op een tablet die Android draait is dit soms anders. Het is goed om erop te letten dat de producent een vorm van updategarantie afgeeft.
7. Wat voor service wil je hebben?
Er is nog een punt waar je rekening mee moet houden, voordat je een robuuste laptop of tablet koopt. Dat is met de garantie en de service. Elk merk biedt garantie op zijn apparatuur. Het gaat vooral om de kleine lettertjes. Hoe lang zijn de reserve-onderdelen beschikbaar? Met veel consumentenlaptops is het na de garantieperiode vaak onmogelijk om de laptop met originele onderdelen te laten repareren. De producent levert dan al vaak geen vervangende onderdelen meer.
Als het toestel defect raakt, hoe lang is het toestel dan voor reparatie weg? Kleine aanbieders hebben vaak een minder goed servicenetwerk. Daarnaast bieden ze vaak ook geen garantie op hoe snel het toestel weer bij je terug is. Enkele merken bieden bijvoorbeeld de garantie dat de laptop binnen vier werkdagen weer bij je terug is. Als er dan iets met de laptop, tablet of smartphone gebeurt, dan weet je welke tijd je moet overbruggen.
Het is soms zelfs mogelijk om alle schade af te kopen. Mocht er een schep op het scherm van de laptop of tablet vallen, dan wordt dit ook kosteloos gerepareerd. Zo ben je voor wat meer geld, gedurende de afschrijvingsperiode van gemiddeld drie jaar gegarandeerd van een goed werkend apparaat.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om goedkope niet robuuste laptops te kopen. Bij een defect repareren ze deze niet, maar ze kopen dan een nieuw toestel. Denk hier wel twee keer over na. De IT-afdeling wordt hier vaak niet blij van. Je krijgt op deze manier veel verschillende versies en varianten van apparatuur in je onderneming. Deze moeten allemaal ondersteund worden. Dat alleen is al een hele klus. Kies je toch voor goedkope apparatuur, denk er dan aan dat de gebruikte software wel gemakkelijk te installeren moet zijn. Anders wordt alles nog arbeidsintensiever.
Conclusie
Al met al is het een behoorlijk ingewikkeld traject. Je hebt behoorlijk wat te onderzoeken om de best passende robuuste laptop of tablet te vinden en te kopen. Je bedrijf moet een flinke periode met de apparatuur kunnen doen. Daarnaast wil je na de keuze niet plots voor verrassingen komen te staan. Ik stond verbaasd van de hoeveelheid opties en factoren waar je rekening mee moet houden. Zo is niet alleen de werkomgeving bepalend, maar is het vraagstuk van mobiliteit en de werkzaamheden net zo belangrijk. Start je een traject ter vernieuwing van IT-apparatuur voor de buitendienst? Dan loont het om een expert in de arm nemen die je kan adviseren. Een expert gaat samen met jou door alle vraagstukken heen en geeft je advies die past bij jouw organisatie.
Henrik Schrijer
Henrik Schrijer is CEO van Dragon Media Group. Het ontwikkelen van maatwerkoplossingen heeft zijn passie. Door zijn jarenlange ervaring in de sector weet hij verbindingen te leggen wat zorgt voor een succesvolle relatie met opdrachtgevers.
