Met effectief plannen schiet je organisatie als een raket boven de concurrentie uit

Effectief plannen doe je zo

Geschatte leestijd: 10 minuten

Aan de hand van de 7 eigenschappen door Stephen Covey

In deze blog over effectief plannen projecteer ik de theorie van Stephen Covey’s “7 habits of highly effective people” op de wereld van de project en resource planning. Daarbij focus ik specifiek op het proces en de mensen.

1. Plan je projecten proactief

Effectief plannen is een proactive activiteit. Het mag niet zo zijn dat je nog even snel een planning in elkaar zet, terwijl je projecten al begonnen zijn. Een proactieve houding werkt daarnaast alleen als je de verantwoordelijkheid voor de planning helder hebt opgezet en je de juiste personen ervoor verantwoordelijk hebt gemaakt.

Bij lopende projectvoorstellen kan je er bijvoorbeeld voor kiezen de accountmanagers verantwoordelijk te maken voor het inschatten van de benodigde tijd en resources. Dit kan je bijvoorbeeld doen bij projecten waarbij je de kans hoog inschat dat het project binnen drie maanden start. Hierdoor kunnen planners en afdelingsmanagers de bezetting alvast op orde brengen en eventueel beginnen met werven en opleiden.

Om effectief te kunnen plannen heb je ten eerste een strak proces nodig. Daarnaast moet je geregeld overleggen met je accountmanagers, planners en projectmanagers. Dit is echt noodzakelijk. Zonder dit overleg is het namelijk lastig om jezelf op de toekomst voor te bereiden. Daarnaast is het belangrijk dat jij en je collega’s zich aan de processen houden en dat het voor iedereen duidelijk is hoeveel resources er op de korte en middellange termijn nodig zijn.

2. Effectief plannen begint met het einde in gedachten

De eigenschap “begin met het einde in gedachten” zegt dat je alles twee keer moet creëren. Dit geldt dus ook voor het planningsproces. Je stelt eerst vast wat het doel van plannen is, dus wat je ermee wilt bereiken. Veel mensen vergeten deze stap, want projectmanagers en planners zijn echte doeners en gaan meteen aan de slag.

Natuurlijk is het vanzelfsprekend dat je voor projecten een planning maakt. Dat staat ook helemaal niet ter discussie, maar wat is het doel van het planningsproces? Als je regelmatig met projectmanagers en planners bij elkaar komt om de vraag en het aanbod op elkaar af te stemmen, dan moet er ook een hoger liggend doel zijn.

Het doel kan zijn dat je bijvoorbeeld het percentage declarabele uren van medewerkers wilt verhogen. Een ander doel kan zijn dat je het aantal vertragingen van projecten wilt verlagen. De eerste stap van effectief plannen is dus het stellen van doelen (het ‘wat’). Daarna volgt de tweede stap en dat is het bijhouden en het met elkaar bespreken van de voortgang. Lees ook de blog “Een proces voor project en resource planning” als je hier meer over wilt weten.

3. Doe de belangrijke dingen eerst

Deze eigenschap zegt dat als je zo effectief mogelijk wilt zijn, dat je de prioriteiten bij de belangrijke zaken moet leggen. Zo bereik je zo effectief mogelijk je doel en ben je ook in staat de bijzaken onder controle te houden. Focus je eerst op de bijzaken, dan lijden de belangrijke dingen daaronder. Dit is mooi door Covey gevisualiseerd in het voorbeeld van de twee potten met stenen. Je kan er in deze blog meer over lezen.

Als je deze eigenschap vertaalt naar de planning, dan zijn de belangrijke zaken de grote projecten die je voor je klanten uitvoert. Voor het zo effectief mogelijk plannen is het belangrijk dat je eerst de grote projecten plant en daarna de kleine projecten gebruikt om de kieren tussen de grote projecten op te vullen.

Met kleine projecten kan je namelijk makkelijk schuiven, waardoor je flexibel blijft. Elke dag wijzigt er wel wat aan je projecten, dus die flexibiliteit is hard nodig. Maak voor deze kleine projecten geen harde afspraken met klanten over wanneer ze klaar zijn. Als je dat wel doet, hanteer dan een ruime marge oftewel under promise and over deliver.

Om zo effectief mogelijk te kunnen plannen raad ik je ook aan om de grote projecten van de kleine te scheiden. Laat die grote en kleine projecten door aparte teams uitvoeren. Kleine projecten zijn namelijk vaak meer dynamisch en vragen een andere houding van de betrokken medewerkers. Als je een projectteam samenstelt, selecteer dan de medewerkers die goed functioneren bij de omgeving van het project. Zo presteren medewerkers zo optimaal mogelijk.

4. Denk in termen van Win-Win

De vierde eigenschap die Stephen Covey beschrijft, kijkt naar de tegenstellingen tussen twee partijen en hoe je deze tegenstellingen kan oplossen. En wel op zo’n manier dat beide partijen er gelukkig mee zijn, dus win-win. Dit geldt ook voor de planning. Effectief plannen kan alleen als alle betrokken partijen iets kunnen winnen.

Het effectief plannen en uitvoeren van een project begint met het maken van goede afspraken met je klant. Een project waarbij de klant je een onrealistische deadline oplegt of een te lage prijs bij je afdwingt is een echt win-lose project. Dit soort projecten zijn demotiverend voor je projectteam. Wie wilt er nou werken aan een project waar de klant je onder druk zet of zelfs uitknijpt?

Het is dus belangrijk dat je vanaf de start begrijpt wat de verwachtingen zijn van je klant. Daarnaast moet je ook helder zijn over wat de klant van je kan verwachten. De beste aanpak is dus een win-win of no-deal aanpak. Beide partijen moeten namelijk gelukkig zijn met de voorwaarden. Is dat niet zo? Begin er dan niet aan. Het is namelijk beter om niet aan een project te beginnen waar beide partijen uiteindelijk gefrustreerd achterblijven. Dit vraagt wel van je dat je trouw blijft aan je principes. Durf jij ‘nee’ te verkopen?

5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Bij de vijfde eigenschap schrijft Stephen Covey dat wij allemaal, ook jij en ik, de neiging hebben om snel conclusies te trekken, advies te geven en daarna weer snel door te gaan. We vergeten dus het probleem eerst te onderzoeken en de ander echt te begrijpen. Een effectieve planning vraagt juist om een goede samenwerking. Dat is een uitdaging, want belangen kunnen nog wel eens botsen.

Ik heb het al eens in een andere blog genoemd, maar projectmanagers kunnen planners als star ervaren. Daarnaast zouden planners vaak de doelen van hun projecten niet begrijpen. Ook zien projectmanagers planners vaak als de vervelende politieagenten, want voor hun zijn de regeltjes rond het planningsproces heilig. Op hun beurt zien planners projectmanagers vaak als onberekenbaar en egoïstisch, want ze vechten alleen voor hun eigen projecten. Planners vinden daarom vaak dat projectmanagers de belangen van het bedrijf vergeten.

Alleen, als de planner zich verplaatst in de projectmanager dan zal hij of zij begrijpen dat die focus juist goed is. Met die focus op het resultaat van het project, dient de projectmanager juist de belangen van het bedrijf. Het is niet gek als projectmanagers vechten voor de beste mensen. Het is namelijk belangrijk dat je projecten op tijd en binnen budget afrondt. Dat geldt ook voor de planner. Die vervelende focus op de regels en mensen aan afspraken houden is juist goed. Dit helpt namelijk het bedrijf effectief te functioneren.

Het mooie is dat beide rollen elkaar aanvullen. Juist bij een goede samenwerking zorgen ze er samen voor dat medewerkers efficiënt worden ingezet. En dat zorgt voor een optimaal resultaat.

6. Effectief plannen vraagt om synergie

Synergie betekent dat je project een beter resultaat behaalt door samen te werken, dan wanneer iedereen los aan de slag zou gaan. Synergie krijg je alleen voor elkaar als alle puzzelstukjes in elkaar vallen. Als we kijken naar het zo effectief mogelijk plannen van projecten dan heb je drie bouwstenen nodig. Dit zijn: processen, mensen en systemen. Als je een van deze bouwstenen mist of als er een niet goed functioneert, dan behaal je geen synergie.

Plannen begint met een goed proces. Dit is feitelijk de blauwdruk waardoor je echt effectief kan gaan plannen. Een proces stem je af op de doelen van het bedrijf en de uitvoering. Een slechte opzet leidt altijd tot een in-effectieve planning. Ook als je wel hebt gezorgd voor de juiste mensen en systemen.

De tweede bouwsteen wordt gevormd door de mensen. In het bijzonder hebben we het hier over de mensen die zich bezighouden met het plannen van je resources. Dit zijn je planners en projectmanagers. Hebben deze mensen de juiste competenties en vaardigheden, zodat ze effectief kunnen plannen? Dit is namelijk niet vanzelfsprekend, maar wel van groot belang.

Tot slot is het belangrijk dat je de juiste planning software kiest. Selecteer een softwarepakket dat past bij het proces en waarvan je zeker weet dat de software je gaat helpen om de werkzaamheden rond de planning efficiënt te automatiseren. We hebben hierover een artikel geschreven dat je daarbij kan helpen.

7. Houd de zaag scherp

Deze laatste eigenschap vertelt ons dat we nooit moeten stoppen met onszelf te verbeteren. Als we dat vertalen naar effectief plannen, dan moeten we dus gaan meten hoe goed we het doen. Dit kan bijvoorbeeld met de planning performance. Hiermee kan je zien hoe goed je in staat bent om de werkelijk gemaakte uren te voorspellen. Je wilt natuurlijk elke keer weer beter worden in het voorspellen hiervan.

Misschien denk je dat je vanzelf wel beter wordt in het maken van een planning, maar dat is niet automatisch zo. Klanten, projecten en medewerkers veranderen continu en dat heeft invloed op de effectiviteit van je planning. Je moet de planning performance dus meten en continu in de gaten houden. Zo kan je precies zien of je beter of slechter wordt in het plannen van je projecten en resources.

In die analyse moet je ook kijken welke onderdelen van je bedrijf het nou slechter doen of stagneren. Gaat het hier om een specifieke afdeling? Of gaat het hier om een hele functiegroep of specifieke individuen? Aan de hand van deze analyse kan je besluiten om je bedrijf anders te organiseren of dat je bepaalde medewerkers gaat helpen om beter te leren plannen. Dat is natuurlijk iets wat we allemaal willen, want met een planning die zo effectief mogelijk functioneert verdien je geld.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.

Mark de Jong
Mark is directeur bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).