Fijnmazig plannen? 3 beslisfactoren

Het plannen in kleine eenheden: wanneer wel en wanneer niet?
Fijnmazig plannen? 3 beslisfactoren

Als je heel veel kleine taken hebt, dan kun je behoorlijk de planning ‘opblazen’ als je die allemaal in detail wilt plannen. Het risico is dat je dan een dagtaak hebt aan het bijhouden van de planning, zeker als er veel dynamiek is dat veel wijzigingen met zich meebrengt. In deze blog gaan we kijken wat het alternatief is en welke factoren bepalen of je fijnmazig moet plannen of niet.

Voor de context is het wel even van belang om aan te geven over wat voor werk we het hebben. We hebben het niet over projectmatig werk, want taken in een projecten worden altijd in de project planning ingeschat en meegenomen. We hebben het hier over allemaal kleine klusjes die medewerkers moeten uitvoeren en zich vaak ook ad hoc aandienen. Denk bijvoorbeeld aan support tickets en incidenten. Of kleine aanpassingen aan een ontwerp op basis van feedback van klanten die even 'tussendoor' moeten.


Wat is fijnmazig plannen?

Fijnmazig plannen is het plannen in kleine eenheden. Bij onze klanten zien we dat het plannen in halve uren over het algemeen een kleine eenheid is. Als je voornamelijk in zulke eenheden werkt, dan heb je theoretisch per medewerker per dag 16 eenheden die je plant. Bij een bedrijf met 25 man zijn dat 400 eenheden per dag en per maand 8.000 eenheden. Dat zijn best veel items om te plannen en te beheersen, zeker als de planning ook vaak wijzigt.

Nu is planning geen exacte wetenschap. Het doel van plannen is om een inschatting te maken van het toekomstige werk, met de nadruk op schatting. De werkelijkheid is altijd weerbarstiger. Zo is er geen enkel vliegtuig dat exact de uitgestippelde koers vliegt. Er zijn constant afwijkingen omdat tijdens de vlucht er zich allerlei omstandigheden aandienen, die niet te voorzien zijn. De koers (lees: de planning) is een middel met als doel om op de bestemming aan te komen.

Zodra je te nauwkeurig gaat plannen kun je makkelijk het doel uit het oog verliezen. Je focus ligt dan te veel op het voorspellen en het beheersen van al het werk. Het voelt misschien goed voor de control freak, maar het plannen van al die items wordt dan een functie op zich en dan sla je de plank mis: planning is geen doel op zich, het is een hulpmiddel.


Het alternatief: plannen in blokken

Een alternatieve aanpak is om all kleine taken gebundeld te plannen. Je plant dan per week een of meerdere blokken van bijvoorbeeld 4 uur en je laat een medewerker in zo'n blok al kleine taken verwerken. Het is wel zaak dat je de taken opspaart, want als je ze telkens tussendoor oppakt, dan ben je aan het multi tasken en dat leidt tot tijdsverspilling. Zie hiervoor de blog 4 tijdsverspillers in project planning.

Hoe weet je nu, in dit voorbeeld, dat 4 uur genoeg is? Op basis van ervaring kunnen mensen vaak wel inschatten hoeveel tijd ze gemiddeld kwijt zijn aan al die kleine taken. Heb je geen gevoel daarbij? Bouw dan ervaringscijfers op door middel van tijdsregistratie. Door medewerkers een paar weken lang de werkelijk bestede uren aan deze taken te laten registeren, krijg je een accuraat beeld van de gemiddelde tijdsbesteding. Deze input gebruik je om de omvang van de ‘blokken’ te bepalen en daarmee kun je een effectieve weekplanning maken.

Met betrekking tot tijdschrijven zul je sowieso zien dat er op taakniveau een registratie dient plaats te vinden. De registratie zal vaak benodigd zijn voor facturering met prijsafspraken op basis van nacalculatie. En ook al werk je met vaste prijzen of service contracten, dan zul je graag willen zien of je binnen het budget blijft.

Is het plannen in blokken per definitie de beste aanpak? Zeker niet. Er zijn namelijk wel degelijk kleine taken die je niet op één hoop kunt en dus echt individueel zult moeten inplannen. Het hangt dus van de situatie af.


Beslisfactoren

De hamvraag is dus: wanneer plan je in blokken en wanneer niet? Er zijn drie factoren die dat bepalen:

  • 1.  Is de uitvoering van het werk aan tijdstippen gebonden?
  • 2.  Zijn er meerdere medewerkers of middelen bij betrokken?
  • 3.  Is de omvang van het werk substantieel?

Beslisfactoren voor het afzonder of in blokken plannen van kleine taken
Figuur 1: Beslisfactoren voor het afzonder of in blokken plannen van kleine taken

De eerste factor geeft aan of er een concrete afspraak is gemaakt over de start- en/of eindtijd. Het zijn harde voorwaarden waarbinnen de taak moet worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan een aanpassing van een webpagina die 's avonds moet plaatsvinden, zodat bezoekers er zo weinig mogelijk last van hebben.

De tweede factor stelt vast of er ook coördinatie dient plaats te vinden met andere medewerkers of middelen. Denk bijvoorbeeld aan een photoshoot van een half uur waarbij een fotograaf, een assistent en een photo booth benodigd zijn. Al deze 'resources' moeten gepland worden, omdat ze niet te allen tijde op hetzelfde moment beschikbaar zijn.

De derde factor bepaalt hoe substantieel het werk is. Is het een klus van 4 uur? Dan is het sowieso gerechtvaardigd dit apart in te plannen. Is het een veel kleinere taak of is het simpelweg niet bekend hoeveel tijd het in beslag neemt? Dan plan je hem in blokken met andere taken.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect