Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us
Een illustratie van een klembord waar verschillende competenties van resources op zijn aangegeven.

Het plannen van resources op competenties

Waarom, wanneer en hoe doe je dat?

Je hoeft geen grote organisatie te zijn om een grote resource pool te hebben. Een resource is namelijk niet alleen een vaste medewerker, maar het ook een freelancer of onderaannemer zijn. Bij onze gebruikers merken we al snel dat als een planner over meer dan 25 resources beschikt, het een grotere uitdaging wordt om bij te houden wie waar nu goed in is. Deze planners missen een competentiematrix en een overzicht van welke competenties zijn resources bezitten.

Onder een competentie verstaan we alle kennis, inzichten en vaardigheden die een resource bezit die van belang zijn in het voltooien van projecten. De competenties kan hij of zij verkregen hebben uit werkervaring, opleiding of cursus.

Een competentie is dus breed. Het kan bijvoorbeeld ervaring zijn in het gebruik van specifieke programma’s, het kunnen schrijven in bepaalde programmeertalen, maar ook bijvoorbeeld een aflopend certificaat dat nodig is om bepaalde werkzaamheden te mogen doen, zoals bij een elektricien.

In dit artikel bekijken we wanneer en waarom je met behulp van competenties moet gaan plannen. Daarna kijken we hoe je het beste een competentiematrix op kan zetten en actueel kan houden.

 

Waarom zou je op competenties gaan plannen?

Maar waarom zou je überhaupt met competenties in je organisatie gaan werken? We zien drie redenen waarom je het zou moeten overwegen.

1. Beter plannen

Het eerste voordeel is dat je beter de juiste resources op een project kan plannen. Dit heeft grote voordelen. De kwaliteit van het werk wordt beter, want de medewerker heeft de juiste kennis en ervaring. Het project wordt op tijd opgeleverd, want de medewerker is minder tijd kwijt aan uitzoeken. De klant is meer tevreden, want het project wordt waarschijnlijk op tijd en met voldoende kwaliteit opgeleverd. Als laatste, de medewerker is gelukkiger, want hij of zij kan met voldoende kennis en ervaring werken aan zijn of haar projecten.

2. Sneller plannen

Daarnaast kan je als planner sneller schakelen. Je voorkomt dat je door lange lijsten moet spitten om de juiste resource voor een project te vinden. Heb je een degelijke en actuele lijst met competenties, dan kan je snel resources filteren op gewenste vaardigheden en kennis.

3. Transparantie

Als laatste voorkom je dat kennis over de beschikbare competenties zich bij een enkele persoon, zoals een planner, binnen de organisatie concentreert. Als er van personeel met bepaalde kennis en vaardigheden een schaarste ontstaat, dan is het handig dat het management hiervan op de hoogte is. Zo kunnen ze er tijdig voor zorgen dat aanvullend personeel met de juiste competenties wordt aangenomen. Zo voorkom je dat de organisatie door gebrek aan capaciteit projecten niet degelijk kan uitvoeren.

 

Wanneer ga je plannen op competenties?

Wanneer is het nou interessant om een competentiematrix aan te gaan leggen? Wanneer dien je aandacht te gaan besteden aan het vastleggen van wat je medewerkers, freelancers en onderaannemers allemaal kunnen? Onze mening is, altijd, maar met twee uitzonderingen.

Voldoende resources

De eerste uitzondering is een minimale hoeveelheid resources. Uit ervaring zetten we deze grens op 25. Werk je met vijf medewerkers en twee freelancers, dan zijn de te behalen voordelen te klein en wegen ze niet op tegen de moeite. Je planner kent deze resources voldoende om uit zijn hoofd te weten wanneer hij of zij iemand het beste kan inzetten. Ga je over de grens van 25 heen, dan wordt het lastig alle competenties van alle mensen te onthouden. Het wordt dan handig om competenties structureel vast te leggen.

Een homogene resource pool

De tweede uitzondering is wanneer je pool aan resources homogeen is. Dit houdt in dat alle resources ongeveer dezelfde competenties hebben. Met een homogene resource pool hoef je niet te filteren op competentie, maar is de beschikbaarheid het enige element waar je als planner naar kijkt. Moeite steken in het vastleggen en bijhouden van een competentiematrix biedt hier geen voordelen.

 

Hoe ga je werken met competenties?

Als je besluit om te gaan werken met een competentiematrix, hoe ga je dan alles opzetten en bijhouden? Het is zonde van je tijd als je alleen een matrix opzet, een keer een inventarisatie doet en het daarbij laat.

1. Koppel het aan je planning

Het bijhouden van competenties op papier deden we in 1950. De eerste stap die je moet maken is het gaan gebruiken van een softwarepakket zoals een HR-systeem. Kies bij voorkeur voor een systeem dat geïntegreerd kan worden met je planning of kies planningssoftware waar competentiebeheer een onderdeel van is, zoals Timewax. Zo is je competentiematrix echt een toevoeging voor je resource planning.

Een tijd geleden hebben we de blog Planningssoftware selecteren – 3 essentiële stappen geschreven. De essentie van het daar beschreven selectieproces is ook in te zetten voor het selecteren van juiste software op het gebied van competentiebeheer.

2. Hou de competentiematrix actueel

Om de vruchten van plannen op competenties te kunnen plukken dien je er energie in te steken. Als de competentiematrix eenmaal staat is het belangrijk dat deze actueel blijft. Een competentiematrix raakt vlot zijn kracht kwijt als deze niet meer actueel is. Planners stoppen al snel met het gebruik van deze functie als ze merken dat gewenste resources zo niet gevonden kunnen worden.

3. Maak iemand verantwoordelijk

Als de competentiematrix eenmaal staat dan is het verstandig om een persoon of afdeling de verantwoordelijkheid te geven hem actueel te houden. Om je medewerkers hierbij te helpen is het opzetten van een proces eigenlijk essentieel. Zo kan je het bijwerken van de competenties koppelen aan periodieke gesprekken met je medewerkers, zoals het functioneringsgesprek.

4. Blijf in contact

Resources die buiten je organisatie ervaring en kennis op doen, zoals freelancers of onderaannemers, vragen om een andere aanpak. Belangrijk is dat je met hen in contact blijft en dat ze op de hoogte zijn van de noodzaak van het doorgeven van wijzigingen in ervaring of certificering. Een wijziging kan er zo maar voor zorgen dat ze voor betere opdrachten bij je organisatie in aanmerking komen. Een periodieke mailing hierover zal al een oplossing kunnen zijn.

5. Begin bij de grootste impact

Moet je dan nu meteen een inventarisatie gaan maken van alle competenties die je medewerkers bezitten? Nee, dat is niet aan te raden. Als je gaat beginnen, start dan met de meest gebruikte competenties. Planners, projectmanagers en resourcemanagers halen hier het meeste voordeel uit. Zo heeft plannen op competenties de grootste impact voor je organisatie. De moeite die je steekt in het opzetten van een competentiematrix wordt zo het snelst weer terugverdiend.

 

Een laatste woord

Het werken met competenties is een techniek die je organisatie veel voordelen kan bieden. Projecten draaien beter, klanten zijn meer tevreden en medewerkers zijn blijer. Wil je het maximale uit deze techniek halen en de gevraagde energie van het opzetten niet verloren laten gaan, dan dien je er echt een proces voor op te zetten. Je competentiematrix verliest snel zijn kracht als je het niet de aandacht geeft die het nodig heeft en eerlijk gezegd gewoon verdient. Kennis is macht!

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.

Mark de Jong

Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).