Hoe organiseer je het rapporteren van project voortgang?

Over project omvang, menselijk gedrag en frequentie.
Hoe organiseer je het rapporteren van project voortgang?

Wie stelt de voortgang vast? De projectmanager of de uitvoerende medewerker? Wanneer is het handig dat de een het doet en wanneer de ander? Hoe zorg je ervoor dat de informatie over de voortgang betrouwbaar is? Onjuiste informatie kan immers vervelende gevolgen hebben voor het halen van de deadline en het budget. In deze blog geven we concrete handvatten over hoe je het rapporteren van de voortgang het beste kunt organiseren.

Allereerst nog even over het nut van voortgang rapporteren. Waarom zou je dit eigenlijk doen? Heel simpel: omdat alleen terugkijken (werkelijk vs. budget) wel inzicht oplevert, maar niet per se iets zegt over waar je naar verwachting op uit gaat komen. Als je helemaal Agile werkt, dan beschik je vaak niet eens over werkelijk gemaakte uren. Toch wil je tijdig kunnen bijsturen om het project binnen budget en de deadline op te leveren.

Je wilt dus tijdens het project vooruitkijken. Met voortgang informatie zoals percentage gereed en nog benodigde uren om de activiteiten af te ronden, kun je krachtige prognoses doen op het te verwachten budgetresultaat en wat dit voor de planning betekent. Voor meer hierover lees de blog 2 killer KPI’s voor een prognose bij projecten.

De organisatie en de projectmanager moeten natuurlijk wel kunnen vertrouwen op de voortgang informatie, want anders worden er mogelijk verkeerde beslissingen genomen. Je wilt dat de voortgang informatie zoveel mogelijk gebaseerd is op objectieve data en zo min mogelijk op basis van gevoel. Maar hoe organiseer je dat?


De persoon die rapporteert

De projectmanager en de medewerker kunnen beide de voortgang van activiteiten in een project vaststellen. Met name de grootte van het project zal bepalen wie het beste in staat is om de voortgang te meten.

Kleine projecten

Bij kleine projecten kan de projectmanager het beste de voortgang van alle activiteiten vaststellen. Hij heeft een helikopterview en door de beperkte omvang van het project ook gevoel bij de inhoudelijkheid van alle activiteiten. Natuurlijk zal hij wel de status van de activiteiten bij de uitvoerende medewerkers opnemen. Doordat de projectmanager zelf de voortgang bijhoudt, zal dit op uniforme wijze plaatsvinden in het hele project.

Grote projecten

Bij grote projecten met tientallen medewerkers zal het voor de projectmanager niet te doen zijn om de voortgang van alle activiteiten persoonlijk bij te houden. De projectmanager staat op te grote afstand van de inhoud. Mogelijk wordt er zelfs met projectteams gewerkt die een aparte teamleider hebben.

In deze situatie ligt het voor de hand dat de uitvoerende medewerker zelf de voortgang van de activiteit doorgeeft. Is er een team aan mensen met één activiteit bezig? Dan is deze werkwijze niet handig. In dit geval is het handig dat een gekozen voorman of teamleider de taak van voortgang rapporteren op zich neemt.


Het effect van de voortgang rapporteren

Als je de voortgang van je projecten en activiteiten gaat bijhouden, dan heeft dit effect op je medewerkers. Het kan voor sommige medewerkers lastig zijn. Er is namelijk een psychologisch verschijnsel dat medewerkers altijd vooruitgang willen melden, zelfs wanneer er geen vooruitgang is. Dat komt omdat ze de voortgang associeren met verrichte arbeid. Ze kunnen in de afgelopen week hard gewerkt hebben en dat strookt niet met hun gevoel dat er geen vooruitgang is.

Vanwege dit verschijnsel zie je dat medewerkers vaak geneigd om toch minimale voortgang van bijvoorbeeld 1 procent te melden, ook als er helemaal geen vooruitgang is. Ook projectmanagers hebben last van dit verschijnsel als ze de voortgang aan stakeholders moeten rapporteren. Bij een groot kapitaalintensief project met 35 medewerkers is het gevoelsmatig toch lastig te verkopen dat er in de afgelopen week geen voortgang was.

De wijze waarop de voortgang wordt vastgesteld is dan ook een belangrijk aspect. Als je als resultaat een verslag hebt gedefinieerd en je bent halverwege, is de voortgang dan 50%? Sommigen pleiten dat een half rapport geen waarde heeft. In de blog 3 randvoorwaarden aan project voortgangsrapportage kun je hier meer over lezen.

Het kan ook voorkomen dat er in een project achteruitgang is doordat er extra werk is bijgekomen. Het is van belang dat de projectmanager in contact blijft met de medewerkers en dat er een cultuur wordt gekweekt waarin het “ok” is als er geen vooruitgang is of er zelfs achteruitgang wordt gemeld. Daarmee hou je de gerapporteerde voortgang realistisch.


Hoe vaak rapporteer je de voortgang?

Het belangrijkste bij het rapporteren van de voortgang is dat het een gewoonte wordt. Het moet een onderdeel van de dagelijkse of wekelijkse processen worden.

Hier hebben we geregeld met gebruikers van onze planningssoftware contact over. We adviseren het rapporteren van de voortgang minimaal wekelijks te doen. De projectmanager ontvangt dan tijdig informatie om, wanneer nodig, wijzigingen in de planning door te voeren. Dagelijks de voortgang rapporteren is vooral handig voor zeer kortlopende projecten en wanneer er veel tijdsdruk is.

Maandelijks rapporteren is wellicht nog een optie voor projecten die jarenlang lopen, maar raden we in principe af. De periode tussen het moment dat de medewerkers de activiteiten hebben uitgevoerd en het moment dat ze de voortgang rapporteren wordt dan te groot. Dit gaat ten koste van de betrouwbaarheid want de kans is groot dat de medewerkers de details van uitgevoerde activiteiten alweer vergeten zijn. Zo krijgt de projectmanager onvoldoende informatie binnen om tijdig op problemen in de projectplanning in te kunnen spelen.


Tot slot

Het rapporteren van de voortgang is onmisbaar voor een betrouwbare projectplanning. Het geeft projectmanagers de mogelijkheid een betrouwbare voorspelling te doen van het eindresultaat en tijdig bij te sturen. Zoals we hebben gelezen is het van belang goed na te denken hoe je het proces van voortgang rapporteren vormgeeft. Projectmanagers die op te grote afstand staan en zelf de voortgang bijhouden, zouden wel eens tegen vervelende verassingen aan kunnen lopen. Zo ook in de situatie dat medewerkers te optimistische voortgang rapporteren.

De wijze waarop voortgang wordt vastgesteld, discipline en een sfeer van openheid zijn drie belangrijke pilaren waarop het proces van voortgang rapporteren rust. Besteed hier als organisatie en projectmanager dus aandacht aan, want met een slecht fundament kan een project makkelijk gaan wankelen.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).