Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us
Een illustratie van een rekenmachine die de berekening toont waarmee je de bezettingsgraad kan berekenen.

Inzicht in je planning met de bezettingsgraad

Beslissingen nemen op basis van cijfers.

De afdeling verkoop wil dat ene project scoren en er doorheen drukken, maar het is maar de vraag of het wel in de planning past. Regelmatig wordt tegen het management geroepen dat er mensen bij moeten, maar hen overtuigen is toch lastiger dan gedacht. Het lukt toch altijd (net) met de huidige bezetting? In deze blog behandelen we hoe je met zicht op de bezettingsgraad goed onderbouwde discussies kunt voeren met bijvoorbeeld het management en de afdeling verkoop.

De bezettingsgraad geeft inzicht in de ontwikkeling van de beschikbare werkbare uren ten opzichte van de verbruikte uren (verleden) dan wel benodigde uren (in de toekomst). De bezettingsgraad kan je per individuele medewerker bekijken, maar ook op het niveau van functiegroepen en afdelingen. We bespreken eerst waarom je überhaupt de bezettingsgraad zou moeten berekenen en vervolgens hoe je de berekening maakt.  

 

Waarom berekenen?

Waarom zou je tijd steken in het berekenen van de bezettingsgraad? We hebben twee redenen waarom je het zou moeten doen.

1. Je kan ermee in de toekomst kijken

Het berekenen van de bezetting op basis van de planning geeft inzicht in de werkdruk in de toekomst. Het geeft antwoord op de vraag of bepaalde projecten nog in de planning passen. Op basis van al je huidige projecten heb je je resources (medewerkers en middelen) voor de komende perioden ingepland. Als je dan de bezettingsgraad gaat berekenen, dan kan je heel eenvoudig zien wie en wanneer er beschikbaar zijn voor nieuwe projectaanvragen.

Zijn al je resources volgeboekt en wil je geen ‘nee’ verkopen, dan kan je tijdelijk personeel of materieel inhuren. Zijn al je medewerkers en middelen voor langere tijd volgeboekt en blijven de projectaanvragen maar komen, dan kan je besluiten structureel meer personeel aan te nemen. Aan de hand van de bezettingsgraad kan je op deze manier een gefundeerde beslissing nemen op basis van harde cijfers om je bedrijf op te schalen.

Het kan natuurlijk ook de andere kant op werken. Stel dat het aantal projectaanvragen afneemt en dat je bovendien qua capaciteit erg ruim zit voor het komende jaar. De bezettingsgraad geeft dit helder weer. Op basis daarvan kan je dan besluiten om bepaalde afdelingen of functiegroepen qua bezetting af te bouwen. Door dit tijdig inzichtelijk te hebben kan je kosten besparen en mogelijk zelfs je bedrijf redden van de financiële afgrond.

2. Je kan het verleden interpreteren

Kijk je naar het verleden, dan maak je bij voorkeur gebruik van de werkelijk gemaakte uren door medewerkers. Dit geeft goed inzicht in de productiviteit en kan je bijvoorbeeld gebruiken voor evaluatiegesprekken met medewerkers. Bij dienstverleners wordt ook vaak gekeken naar de mate waarin medewerkers declarabel zijn geweest en daarmee hebben bijgedragen aan de omzet van het bedrijf.

Door de bezettingsgraad van medewerkers, functiegroepen en afdelingen onderling met elkaar in de planning te vergelijken, krijg je ook goed inzicht in wie er structureel goed presteert en wie het zelfs misschien te druk heeft omdat ze vaak ‘overboekt’ zijn. Dat zou kunnen duiden op een tekort aan personeel of aan een onevenredige verdeling van het werk binnen een team. Dat inzicht geeft een goede aanleiding om als manager bij te sturen.  

Als je bedrijf veel seizoensgebonden projecten uitvoert, dan geeft een historische analyse van de bezettingsgraad ook goed inzicht in waar de pieken en dalen zich bevinden gedurende het jaar. Op basis daarvan kan je bepalen welke minimale bezetting je nodig hebt aan vaste medewerkers en welke schil aan flexibele medewerkers je dient te organiseren. Zo creëer je een flexibele en efficiënte organisatie.

 

Hoe bereken je het?

Het berekenen van de bezettingsgraad is niet ingewikkeld. Als we gaan rekenen, dan ziet de formule er als volgt uit:

 

Bezettingsgraad berekening door de geboekte uren te delen door de werkbare uren en deze daarna te vermenigvuldigen met 100

 

De bezettingsgraad wordt meestal uitgedrukt in een percentage, maar dat is niet voor iedereen even bruikbaar. Sommige afdelingen, zoals de verkoopafdeling, hebben meer profijt aan het weergeven van de nog beschikbare uren. Zo kan een accountmanager in een oogopslag zien of een project van 100 uur nog door een medewerker of afdeling kan worden uitgevoerd. Voor de accountmanager zegt 150 uur beschikbaar namelijk meer dan een bezetting van 77%.

Voor de berekening van de bezettingsgraad hebben we twee ingrediënten nodig. Dit zijn de werkbare uren en de geboekte uren. Naast deze twee ingrediënten dien je te bepalen voor wie je de bezettingsgraad gaat berekenen. Dit kan je namelijk doen voor individuele medewerkers, maar ook per functiegroep of afdeling binnen je organisatie.

Ingrediënt 1: Werkbare uren

Het eerste ingrediënt zijn de werkbare uren. Zij vormen de deler in de formule. Kort gezegd zijn dit alle uren die een medewerker tijdens zijn contractperiode beschikbaar heeft. We illustreren dit aan de hand van een voorbeeldberekening.

Om de hoeveelheid werkbare uren te kunnen bepalen heb je in elk geval een startdatum van de medewerker zijn contract nodig. In ons voorbeeld gaan we uit van een tijdelijk contract van 6 maanden.

Startdatum: 1-1-2019
Einddatum: 30-6-2019

Een einddatum is niet per se nodig, maar als je van bijvoorbeeld een tijdelijke medewerker al weet wanneer je afscheid van hem of haar gaat nemen, dan is een einddatum noodzakelijk. Gebruik je in dit voorbeeld geen einddatum, dan reken je jezelf rijk. Je gaat dan in je planning na de einddatum van het contract uit van werkbare uren die er niet meer zijn.

Onze medewerker heeft een contract van 40 uur in de week. Het aantal weken in een half jaar komt uit op een 26 weken. De berekening is als volgt:

 

Aantal uren dat iemand werkt vermenigvuldigen met het aantal weken

 

Om een juiste berekening te maken van de werkbare uren, missen we nog een gegeven. Op feestdagen kan er niet gewerkt worden, dus deze moeten we in mindering brengen op de werkbare uren. In de betreffende periode zijn er 5 feestdagen. De werkbare uren berekenen we dus als volgt:

 

De berekening om de werkelijk beschikbare uren te berekenen door de verlofuren van de contract uren af te trekken

 

Onze medewerker is dus voor 1000 uur beschikbaar om ingezet te worden op projecten. Nu kan je erover discussiëren of je ook vakantierechten en het gemiddeld aantal ziektedagen ook in mindering moet brengen op de werkbare uren, maar wij vinden van niet. Het is namelijk niet met zekerheid te zeggen dat iemand in die periode ziek wordt of met vakantie gaat. Als het zich voordoet, dan wordt dit geuit in de geboekte uren, in de noemer van de formule.

Ingrediënt 2: Geboekte uren

Het andere ingrediënt dat we voor de berekening van de bezettingsgraad nodig hebben is de hoeveelheid geboekte uren. Dit is de noemer in de formule. Voor het verleden kan je de werkelijk bestede uren door medewerkers gebruiken. Dit geeft het meest betrouwbare beeld. Bij gebrek aan deze gegevens kan je de geplande uren uit het verleden gebruiken. Voor de toekomst kunnen we alleen de geplande uren gebruiken. Dit geeft ook meteen het belang aan van een goede discipline in plannen. Hiermee staat of valt de berekening van een toekomstige bezettingsgraad.

De vraag die jezelf moet stellen is welk type geboekte uren je mee gaat nemen in de berekening. Zijn dat alle geboekte uren inclusief ziekte, vakantie, training en overige activiteiten? Of neem je alleen de geboekte uren op projecten mee? Feitelijk bepaal je hiermee wat de bezettingsgraad jou vertelt.   

Neem je alle geboekte uren mee, dan krijg je een goed idee van de productiviteit van de organisatie. In principe zou iedereen tot de 100% moeten komen. Kom je niet tot de 100%, dan zijn niet alle uren van medewerkers benut. Onbenutte capaciteit kost extra veel geld, omdat je wel de salariskosten moet betalen en er geen waarde tegenover staat.

Nu zullen veel medewerkers onbenutte uren toch schrijven op een interne code “Algemeen” of “Overig” waardoor ze toch op 100% komen te staan. Daarom is het handig om de bezettingsgraad te kunnen baseren op facturabele of declarabele uren. Hiermee worden algemene activiteiten zoals vakantie, ziek, training, etc. eruit gefilterd en ontstaat er een beeld van de productiviteit in het licht van de projecten waar we als bedrijf het geld mee verdienen.  

Facturabel of declarabel

Veelal is het handig om onderscheid te maken in facturabele uren en declarabele uren. Facturabele uren zijn de uren waarvoor daadwerkelijk een factuur naar een klant gestuurd wordt. Het is niet handig om medewerkers alleen maar af te rekenen op een percentage facturabel. Veelal werken medewerkers ook op interne projecten die van strategisch belang zijn. Door zowel de facturabele projecten als de interne projecten als declarabel aan te merken, geeft het percentage declarabel een betere basis om medewerkers te beoordelen.

 

Conclusie

Het berekenen van de bezettingsgraad is niet moeilijk. Je hebt een twee paar ingrediënten nodig, de werkbare uren en de geboekte uren. Gebruik je software voor planning en het registreren van de werkelijk gemaakte uren, dan heb je deze informatie al tot je beschikking.

De bezettingsgraad geeft je de mogelijkheid om gefundeerde beslissingen te nemen over je personeelsbestand. Je kan met de bezettingsgraad de prestaties van individuele medewerkers, functiegroepen en gehele afdelingen monitoren. Daarnaast is het voor een meekijkende afdeling verkoop altijd duidelijk of er nog een project in de planning past. Dit optimaliseert de communicatie tussen de afdelingen.

Het verdient aanbeveling om een professionele tool te gebruiken waarin de bezettingsgraad altijd actueel is bijgewerkt. Je kan het natuurlijk maandelijks in een spreadsheet berekenen, maar wijzigingen in de planning, het personeelsbestand en de project portfolio zijn bij veel organisaties dagelijks aan de orde. Een maandelijks momentopname is dan erg karig. Je hebt dan maar 12 momenten in een jaar om stil te staan bij het eventueel bijsturen van je organisatie. Het liefst ben je in staat om dit te allen tijde te kunnen doen op basis van de meest recente informatie.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.

Een foto van Mark de Jong

Mark de Jong

Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).