Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us
Een illustratie van een piramide met de verschillende niveau's aan activiteiten; operationeel, tactisch en strategisch

Je planning software koppelen: 5 voordelen

Koppelen voor efficiëntie

Iedereen kent wel de repetitieve taken waarvan je denkt: “Kan dit niet anders?” Taken zoals het kopiëren van gegevens, papieren documenten klaarzetten en het verwerken van bonnetjes. Door je planningssoftware te koppelen aan bijvoorbeeld je HRM, CRM of financieel pakket, kan je deze taken automatiseren. In deze blog kijken we naar de voordelen hiervan.

Misschien heb je alles goed geregeld door één integraal systeem in te voeren, zoals een ERP-systeem. Toch zie je vaak dat deze systemen geen goede oplossing hebben voor planning. Dan is het ook zaak om je ERP-systeem te koppelen aan je planningssysteem. De inzet van een ERP-systeem is ten slotte dat je een geïntegreerd systeem hebt voor je bedrijfsvoering.

 

1. Het bespaart tijd

Allereerst bespaart het koppelen van systemen tijd. Vaak leven planningssystemen op een eiland, bijvoorbeeld in Excel. Gegevens worden handmatig uit HRM-systemen overgenomen en in een spreadsheet voor de planning ingevoerd.

Is de planner klaar met het maken van de planning, dan moet deze gecommuniceerd worden. Veel organisaties kiezen ervoor om de planning door te bellen, te mailen of te app-en. Is je bedrijf van enig formaat, dan moet een planner hier echt voor gaan zitten. Niet iedereen is direct bereikbaar of berichten worden laat gelezen. Het hele proces begint weer opnieuw, wanneer er een wijziging in de planning wordt doorgevoerd.

Is je planningssoftware gekoppeld met andere systemen, dan vallen er taken weg. Wordt er een nieuwe collega in het HRM-systeem gezet, dan haalt de koppeling de gegevens automatisch op en plaatst ze in je planningssysteem. De planner ziet de nieuwe collega vanzelf op zijn digitale planbord verschijnen. Een boeking op een project wordt direct naar de agenda of mobiele app van de desbetreffende medewerker gestuurd. Hetzelfde geldt voor wanneer er iets wijzigt.

 

2. Het voorkomt fouten

Het tweede voordeel is het voorkomen van fouten. Elke handmatige handeling in je projectplanning geeft ruimte voor vergissingen. Er wordt bijvoorbeeld een typefout gemaakt of de gegevens worden onopgemerkt in de verkeerde cel geplaatst. Met alle gevolgen van dien. Medewerkers worden voor meer uren ingeboekt dan dat ze beschikbaar zijn, collega’s krijgen verkeerde instructies door of reizen naar het verkeerde adres.

Naast dat er fouten gemaakt kunnen worden die vervelend zijn voor collega’s, kunnen er ook fouten gemaakt worden die gevolgen kunnen hebben voor klanten. Een terugkerende klant is waardevoller dan een eenmalige klant. Je wilt daarom zorgen dat afspraken met de klant nagekomen worden. Dat betekent dus op de juiste plek, op het juiste moment aanwezig zijn en na het voltooien van het project een correcte factuur sturen.

Heb je de projectplanning gekoppeld, dan voorkom je fouten. De klantgegevens, tijden, instructies, prijzen en andere belangrijke gegevens kunnen allemaal door koppelingen één op één correct overgenomen worden.

 

3. Gegevens zijn altijd actueel

Het derde voordeel van systemen koppelen is dat alle gegevens in de verschillende softwarepakketten altijd bijgewerkt zijn. Heb je geen koppeling tussen de programma’s, dan kan er vertraging optreden wanneer gegevens in een ander systeem beschikbaar komen.

Bijvoorbeeld, de planner heeft een project overgenomen van een aanvraagformulier en in de planning geplaatst. Alles is doorgegeven aan de uitvoerende collega’s. De klant geeft echter een wijziging door. Er komt een activiteit bij. Deze aanpassing moet door de planner niet alleen handmatig in de planning worden ingevoerd, hij of zij moet de wijziging ook handmatig doorgegeven aan de ingeplande medewerkers. Zij zijn alleen niet altijd aanwezig of bereikbaar. Je weet hierdoor niet zeker of de wijziging op tijd bij de verschillende betrokken collega’s aankomt.

Heb je de software gekoppeld met bijvoorbeeld een communicatie-app zoals Slack, dan voorkom je dit issue. Een aanpassing van het project komt automatisch met een notificatie bij de betrokken medewerker terecht op de computer of mobiele telefoon.

 

4. Klanten worden sneller geholpen

Een vierde voordeel van het gebruiken van koppelingen, is dat je sneller je klanten kan helpen. Een verkoopkans in bijvoorbeeld een CRM-systeem kan door een koppeling eenvoudig omgezet worden naar een project in je planningssoftware.

Heb je geen koppeling tussen de verschillende softwarepakketten, dan verlopen de processen vanaf het binnenhalen van de deal tot aan de uiteindelijke facturatie van het vaak trager en omslachtiger. Een verkoper haalt een opdracht binnen, maar heeft door drukte even geen tijd voor de overdracht naar de planner. Het kan dus even duren voordat de klant door de planner wordt benaderd.

Hetzelfde geldt voor wanneer de opdracht uitgevoerd is. De ondertekende werkbon moet eerst in het postvak van administratie gelegd worden, voordat zij kunnen gaan factureren. De medewerker die de opdracht uitvoerde is niet dagelijks op kantoor. De werkbon kan zelfs een aantal dagen in de bedrijfsauto blijven zwerven. Dit zorgt ervoor dat het langer duurt totdat de factuur gemaakt is en de klant het verschuldigde bedrag betaalt.

Heb je wel een integratie tussen de verschillende softwarepakketten, dan versnel je de stappen tussen het converteren en het factureren aanzienlijk. Projecten komen automatisch in de planning, klanten krijgen een bevestiging van de gemaakte afspraken, de instructies worden vanzelf naar de betreffende medewerkers gestuurd en werkbonnen komen na het ondertekenen direct bij administratie terecht. Dit alles gebeurt door een paar simpele klikken, de koppelingen zorgen voor de rest.

 

5. Het maakt je organisatie schaalbaar

Heb je een losstaande planning en groeit je organisatie? Dan haal je er veel voordeel uit om je planning te koppelen met andere softwarepakketten. Het aan elkaar koppelen van je software maakt je organisatie schaalbaar voor groei.

Zijn de systemen niet aan elkaar gekoppeld en groeit het aantal accountmanagers en consultants in je organisatie, dan moet het aantal planners ook groeien. Het aantal opdrachten stijgt en al die projecten moeten handmatig door je planners ingevoerd en bijgewerkt worden.

Is je planning wel gekoppeld met andere systemen, dan heb je minder planners nodig. Je planners kunnen zich geheel focussen op hun kerntaak, het plannen van projecten. Voor een koppeling maakt het niet uit of er nou één opdracht moet worden overgezet of tweehonderd.

 

Conclusie

Het koppelen van je software levert een groot aantal voordelen op. Het bespaart tijd, het voortkomt fouten, gegevens zijn altijd actueel, klanten worden sneller geholpen en het maakt je organisatie schaalbaar voor groei. Als je taken automatiseert, dan maak je het mogelijk om het werk te laten verschuiven van operationeel naar tactisch.

Als de organisatie meer tactisch gaat functioneren, dan staat de medewerkers niet meer dagelijks in het midden van het bos, waardoor ze de bomen niet meer zien. De medewerkers in je organisatie komen meer aan de rand van het bos te staan. Ze krijgen meer overzicht en kunnen betere analyses maken. Hierdoor wordt de sluitvorming beter en kan effectiever insprongen worden op veranderingen. Zo kan je klanten beter bedienen en blijft je organisatie de concurrentie toch weer een stapje voor.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.

Een foto van Mark de Jong

Mark de Jong

Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).