Lijdt jouw project planning aan Parkinson?

Voorkom het uitsmeren van tijd
Lijdt jouw project planning aan Parkinson?

Ik bedoel hiermee de Wet van Parkinson, niet de verschrikkelijke ziekte van de hersenen. De Wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak wordt uitgesmeerd over de beschikbare tijd om die taak te realiseren. Dit is één van de 4 tijdsverspillers in project planning waar we in een eerdere blog aandacht aan besteedden. In deze blog gaan we kijken hoe je kunt vaststellen of jouw project planning hieraan lijdt en hoe je dit kunt bestrijden.

Eerst een stukje achtergrond. De Wet van Parkinson is geformuleerd door Cyril Northcote Parkinson die op basis van zijn onderzoek vaststelde dat de omvang van het Britse imperium afnam, terwijl het ambtelijk apparaat van het Britse imperium in omvang toenam. Parkinson nam waar dat het aantal medewerkers in een bureaucratie, onafhankelijk van het werkaanbod, met 5-7% per jaar toenam zonder dat hiervoor een logische verklaring te vinden was. De Wet van Parkinson is in algemene bewoordingen als volgt te formuleren: de vraag naar iets zal zich altijd aanpassen aan de maximale beschikbaarheid ervan.


Voorbeeld privé leven: Valentijnskaart

Een man die zich even ‘tussen banen bevindt’ neemt uitgebreid de tijd om een Valentijnskaart uit te zoeken. Meerdere winkeltjes worden aangedaan, om uiteindelijk terug te gaan naar die ene winkel die de kaart had met de meest passende illustratie. Eenmaal thuisgekomen wordt een goed werkende pen uitgekozen, zodat er geen vlekken ontstaan. Meerdere teksten worden eerst in concept op blaadjes uitgewerkt. Uiteindelijk wordt de kaart beschreven en om er zeker van te zijn dat de kaart op tijd aankomt, wordt de kaart persoonlijk in de brievenbus bezorgd. Het lieftallige slachtoffer woont immers in dezelfde stad. Al met al is deze persoon een paar uur bezig geweest.

Nu de werkende man. Na het werk realiseert hij zich: “oh ja, over twee dagen is het Valentijnsdag!”. Op weg naar huis stopt hij bij de eerste boekenwinkel die hij tegenkomt. In een oogopslag kiest hij uit vijf kaarten. Hij koopt de kaart, schrijft hem ter plekke en doet hem direct op de bus. Tien minuten later is de hele klus geklaard.

De werkende man is een stuk sneller en de impact van het eindresultaat is er niet minder om. Zie hier de Wet van Parkinson in optima forma: hoe meer tijd je beschikbaar hebt om een taak te voltooien, hoe meer tijd je ervoor neemt en hoe langer je erover doet om de taak af te ronden.


Een uitgesmeerde project planning

Een project planning is ook onderhevig aan de Wet van Parkinson. Voor de deadline van activiteiten wordt vaak wat marge ingebouwd. Het gevolg is dat er ruimte ontstaat waarin medewerkers hun inspanning kunnen 'uitsmeren', zoals weergegeven in onderstaande figuur.


Uitgesmeerde inspanning tot de deadline
Figuur 1: Uitgesmeerde inspanning tot de deadline

In bovenstaande figuur is nog niet eens het effect meegenomen dat medewerkers mogelijk meer tijd besteden dan nodig. De benodigde inspanning is precies uitgesmeerd over de gehele doorlooptijd van de activiteit.

  • Voor het ontstaan van die extra ruimte waarin de inspanning wordt uitgesmeerd, zijn twee oorzaken:
  • 1. Projectmanagers plannen te ruim
  • 2. Medewerkers bouwen een veiligheidsmarge in

1. Projectmanagers plannen te ruim

De projectmanager stelt per activiteit een doorlooptijd vast. Vaak wordt hierbij rekening gehouden met mogelijke tegenvallers en het feit dat medewerkers ook nog andere werkzaamheden hebben. Daarnaast komt het ook vaak voor dat er afspraken zijn gemaakt met een klant over de opleverdatum. Om er zeker van te zijn dat die belofte nagekomen kan worden, bouwt de projectmanager wat extra marge in.

Dat laatste staat ook wel bekend als 'under promise and over deliver'. Aan dat principe maak ik mezelf ook schuldig. Zo beloof ik bijvoorbeeld een klant dat hij over twee dagen een offerte van mij krijgt. Feitelijk zou het me ook lukken om die offerte nog dezelfde dag te bezorgen. Uiteindelijk lever ik de offerte niet over twee dagen op, maar na één dag. Zo heb ik mezelf wat ruimte gegeven en de klant is nog blij ook met een snellere oplevering.

2. Medewerkers bouwen een veiligheidsmarge in

Vaak moeten projectmanagers hun planning weer baseren op de inschattingen van uitvoerende medewerkers. Medewerkers bouwen op hun beurt een veiligheidsmarge in, zowel qua doorlooptijd als in benodigde uren. Dat geeft hen wat ruimte om het resultaat te kunnen halen. Eigenlijk net zoals de projectmanager dat doet.

De grap is nu dat medewerkers hun veiligheidsmarge ook helemaal verbruiken, omdat je in de meeste culturen niet beloond wordt als je eerder klaar bent. Medewerkers die eerder klaar zijn, worden vaak belast met extra werk of worden er van verdacht dat ze activiteiten te ruim inschatten. Het gevolg hiervan is dat medewerkers het niveau van hun inspanning aanpassen zodat ze tot de einddatum van de activiteit bezig zijn en dus hun eigen veiligheidsmarge verbruiken.

Bieden Agile methoden een oplossing?

Zou een Agile benadering zoals Scrum een antwoord hebben op dit probleem? Daar heb je immers geen planning per activiteit, maar vaste sprints van bijvoorbeeld drie weken. Per sprint worden User Stories geselecteerd, die het team in de Sprint dient af te ronden. De selectie van User Stories wordt berekend op basis van het aantal Story Points per User Story en het aantal Story Points dat het team in een Sprint kan verwerken.

Nu is de theorie dat naarmate een team langer met elkaar samenwerkt, het team in staat is om meer Story Points in een Sprint te kunnen verwerken. De zogenaamde Velocity neemt toe. Maar ook hier ontkom je niet aan de Wet van Parkinson. Voor het wegwerken van de User Stories staat immers een vaste tijd van drie weken in ons voorbeeld. Waarom zou het team eerder klaar zijn? Ook hier volgt geen beloning en door sneller te werken lopen ze alleen maar het risico dat de werkdruk in een volgende Sprint toeneemt.


Conclusie

De werking van de Wet van Parkinson is een zeer menselijke gedragseigenschap. Het is aan de orde van de dag. Het is veelal onbewust, want er zijn weinig medewerkers die met opzet projecten willen vertragen. Maar wat kunnen we er aan doen om het effect te verminderen?

Herkennen

Om het te bestrijden moet je het eerst herkennen. Kijk eens naar de doorlooptijd van de projectactiviteiten en vergelijk dit met de dagen waarop de medewerkers zijn ingepland. In onderstaande figuur zijn twee activiteiten weergegeven. De rode lijnen geven de doorlooptijd aan. De gekleurde blokjes geven de geplande inzet en uren per dag aan van de medewerkers David en Paul.


Versnipperde en uitgesmeerde inzet in de project planning
Figuur 2: Versnipperde en uitgesmeerde inzet in de project planning

In dit voorbeeld zie je heel goed dat de eerste activiteit qua doorlooptijd ruim is gepland en dat de inzet van David een beetje versnipperd is. Als alle inzet van David achter elkaar wordt gepland, dan is de activiteit in de helft van de initiële doorlooptijd afgerond. Hetzelfde geldt voor de tweede activiteit. Hierbij is de inzet van Paul niet versnipperd, maar wel uitgesmeerd, want hij werkt elke dag maar 4 uur aan de activiteit. Hij kan beter 2,5 dag strak achter elkaar worden gepland.

Taak van de projectmanager

Als projectmanager kun je erop toe zien dat de inzet van medewerkers op een activiteit zo veel mogelijk geconcentreerd, dus achter elkaar, wordt gepland. Vraag dus om 'dedicated' inzet van medewerkers. Verder kun je er ook aan werken om een sfeer te creëren waarin medewerkers niet worden ‘gestraft’ als ze het niet halen. Daarmee voorkom je dat medewerkers voor hunzelf veiligheidsmarges gaan inbouwen, zowel qua doorlooptijd als in benodigde uren.

Verder dien je als projectmanager dus ook liever iets krapper te plannen. Houd doorlooptijden zo kort mogelijk en waak ervoor dat je zelf ook weer speling gaat inbouwen. Heb je te maken met harde afspraken naar de klant? Bouw dan wat ruimte in aan het einde van het project. Qua filosofie komen we dan dicht in de buurt van Critical Chain Management dat werkt met één grote buffer aan het einde van het project om tegenvallers op te vangen. Zie hiervoor de blog 50% veiligheidsmarge kan weg.

Boodschap voor de medewerkers

Probeer jezelf zoveel mogelijk te concentreren op één taak tegelijk. Als je betrokken bent bij meerdere projecten, dan is het heel verleidelijk om op alle fronten tegelijk voortgang te willen boeken. Het kan ook worden gedreven doordat meerdere projectmanagers tegelijk aan je ‘trekken’ om resultaten te leveren. Het gevolg is multi-tasking. Voorkom dit, want multi-tasking is inefficient en uiteindelijk leiden alle projecten eronder.

Probeer tot slot uitstelgedrag bij jezelf te herkennen en te voorkomen. Dit uitstelgedrag staat ook wel bekend als het Studentensyndroom. Je begint dan pas op het laatste moment met het uitvoeren van de werkzaamheden en bij een kleine tegenvaller loop je ook nog eens het gevaar dat je de deadline niet haalt. Het Studentensyndroom werkt de Wet van Parkinson direct in de hand.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect