Plan de grote projecten eerst

En zorg voor flexibiliteit in de planning
Plan de grote projecten eerst

Als je het plaatje bekijkt, dan zou je misschien denken dat er in de eerste pot meer stenen en zand zitten dan in de tweede pot, maar niets is minder waar. In de tweede pot zitten exact dezelfde stenen en hoeveelheid zand, alleen in de eerste pot past de inhoud niet. Dat heeft te maken met de volgorde van het vullen van de pot. Als je eerst de grote stenen in de pot plaatst, dan zijn de kleinere stenen en het zand makkelijker hieraan toe te voegen.

Misschien heb je dit principe al herkend. Het is een van de principes uit het boek The 7 habits of highly effective people van Stephen Covey. Het betreft Habit 3: Put first things first oftewel de 'belangrijke zaken eerst'. Door prioriteit te geven aan de belangrijke zaken in je leven, zul je effectief zijn in het bereiken van je doelen en toch ook in staat zijn om alle bijzaken te beheersen. Focus je eerst op de bijzaken, dan zullen de belangrijke zaken hieronder lijden. Dit wordt heel goed gevisualiseerd met dit plaatje. Zie ook deze video.


Toepassen in de planning

Dit principe is ook goed toe te passen in de planning. De pot vertegenwoordigt de beschikbare capaciteit van medewerkers. Als we bijvoorbeeld de planning opmaken voor een reclamebureau met 10 fulltime medewerkers voor de komende 2 weken, dan hebben we een beschikbare capaciteit van 10 x 5 dagen x 2 weken = 100 dagen, zoals hieronder in een planningsbord is weergegeven.

Beschikbare capaciteit
Figuur 1: Beschikbare capaciteit medewerkers
  • Als we kijken naar het werk, dan zie je in de praktijk dat het vaak bestaat uit:
  • Een paar grote projecten
  • Meerdere middelgrote opdrachten
  • Heel veel kleine klussen

Laten we voor het gemak even uitgaan van een evenredige verhouding tussen de verschillende soorten werk. Dus voor de komende 2 weken is voor alledrie de categorieën zo rond de 33 mandagen nodig om het werk af te ronden. Als we dan het principe toepassen dan krijgen we een planning zoals in onderstaande figuur.

Eerst de grote projecten plannen
Figuur 2: Eerst de grote projecten plannen

Als uitgangspunt hanteren we dat het werk in één keer afgerond dient te worden en dat we dus niet de 'stenen' in meerdere stukjes kunnen opbreken. Er zijn eerst 3 grote projecten gepland van ieder 10 dagen. Daarna zijn er 12 middelgrote opdrachten ingepland van ieder 3 dagen. Tot slot is de rest van de beschikbare capaciteit opgevuld met allemaal kleine klussen van 1 dag.

Appeltje eitje toch? Mogelijk, maar in de praktijk spelen er vaak factoren mee die het plannen toch wat complexer maken als het simpelweg vullen van een pot met stenen en zand.


Complicerende factoren in de praktijk

Het werkt druppelt binnen

In de theorie van Stephen Covey zijn alle zaken van te voren bekend. In de praktijk van planning zien we echter dat het werk druppelsgewijs binnenkomt. Dit hangt natuurlijk sterk af van de aard van het werk en de branche, maar je hebt dus niet altijd meteen zicht op al het werk en de omvang. En je hebt ook geen idee van de verhouding tussen grote projecten, middelgrote opdrachten en kleine klussen.

In die situatie is het een valkuil om al het binnengekomen werk meteen te gaan plannen. Het is vaak verleidelijk om snel te plannen, want dat geeft een goed gevoel, namelijk dat je in controle bent. Maar als blijkt dat het nagekomen werk niet meer past omdat je het werk onhandig hebt verdeeld, dan snijd je jezelf in de vingers. In onderstaande figuur passen de overige 2 grote projecten uit het eerdere voorbeeld niet meer en dient de planning opnieuw gemaakt te worden.

Valkuil van te snel plannen
Figuur 3: Valkuil van te snel plannen

Harde afspraken

Aanvullend op het feit dat het werk druppelsgewijs binnenkomt, verlangen klanten vaak een 'harde' afspraak over de oplevering van het werk. Als we de grote projecten als eerste plannen, dan is het niet zo moeilijk om daar direct een harde afspraak over te maken. Het zit hem meer in de middelgrote opdrachten en kleine klussen. Net als de kleine stenen en het zand wil je die in de pot een beetje kunnen verdelen zodat alles past. Als je deze gaat fixeren met een harde opleverdatum naar de klant, dan ben je die flexibiliteit kwijt.

Dezelfde problematiek speelt bij klussen die je op locatie bij de klant moet uitvoeren. Die moet je toch echt hard plannen. Je kunt het niet maken om vlak van te voren aan te kondigen dat je straks even langs komt omdat het je nu het beste uitkomt.


Aanbevelingen

1. Wacht even met plannen

Probeer het maken van een planning voor de komende periode uit te stellen totdat je zoveel mogelijk zicht hebt op al het werk dat gepland moet worden. Dit zal natuurlijk per bedrijf verschillen. Sommige bedrijven kunnen maandenlang vooruit plannen terwijl andere bedrijven slechts een week vooruit kunnen kijken. Stel vast welke cyclus en planningshorizon voor jouw bedrijf het beste werkt met als doel om zicht te krijgen op ten minste 80% van het werk voor de komende periode.

2. Under promise and over deliver

Probeer voor de middelgrote opdrachten en zeker voor de kleine klussen zo min mogelijk harde afspraken te maken. Naarmate je deze klussen nog kunt herplannen, heb je ruimte om de planning passend te maken. Ontkom je er niet aan om harde afspraken te maken voor de oplevering? Geef dan een latere opleverdatum op. Zo behoud je de flexibiliteit om het werk naar achteren te schuiven, zonder dat je de verwachting van de klant hoeft aan te passen. Loopt alles volgens plan? Dan lever je in de beleving van de klant eerder op dan verwacht. Daar worden ze nog blij van ook.

3. Plan medewerkers één voor één vol

Als je een groot project hebt, dan kun je een medewerker makkelijk de komende periode daarmee vol plannen. Maar als de grote projecten nog even uitblijven en je dient als eerst de middelgrote en kleine klussen te plannen, verdeel dit dan niet gelijkmatig over alle medewerkers. Dat voelt voor veel bedrijven heel onnatuurlijk, omdat ze liever iedereen een beetje aan het werk hebben dan dat een paar medewerkers heel druk zijn terwijl anderen niets te doen hebben. Ik pleit ervoor om onderscheid te maken in medewerkers die je helemaal reserveert om vol te plannen met grote projecten, terwijl je andere medewerkers juist alle kleine klussen laat doen. Dat geeft meer flexibiliteit.

Het sleutelwoord in de aanbevelingen is 'flexibiliteit'. Zorg dat je flexibel bent want dan kun je als bedrijf met je medewerkers zo optimaal mogelijk aan alle opdrachten werken. Dat verhoogt de productiviteit en leidt direct tot een hogere omzet en winst.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect