Welke manier van projecten plannen past jouw bedrijf het beste?
Voor een project georiënteerde organisatie met meerdere medewerkers is goed plannen onmisbaar. Met een degelijke planning optimaliseer je ten eerste de omzet uit de beschikbare uren. Je medewerkers kunnen daarnaast efficiënt werken en processen lopen gesmeerd. Toch lukt veel bedrijven het niet om de juiste manier van projecten plannen voor zichzelf te vinden.
De wens van grip op projecten en resources is waarschijnlijk herkenbaar voor je. Je bent niet de enige. Enorm veel bedrijven zijn dagelijks bezig met het verbeteren van de project en resource planning en de processen van het bedrijf. Het is wel belangrijk dat je kijkt welke manier van plannen bij je organisatie past. In deze blog kijken we naar centraal versus decentraal plannen aan de hand van een praktijkvoorbeeld.
Het voorbeeld van een groeiend bedrijf
Een softwarebedrijf
Als voorbeeld bekijken we een snelgroeiend softwarebedrijf met applicatie en technische consultants. Een handjevol applicatie consultants voerde langdurige projecten uit. Tijdens de uitvoering van het project werkten ze op locatie bij de klant. Meestal was dit bij twee klanten in de week. Ze waren vrij om zelf afspraken voor projecten te maken en in hun agenda te plannen. De klanten waren tevreden, want de applicatie consultants waren erg flexibel.
Naast langdurige projecten werden er door de technische consultants voornamelijk korte opdrachten uitgevoerd van halve tot hele dagen. Door de toename van klanten en projecten nam het aantal afspraken sterk toe.
Beide soorten consultants planden hun eigen afspraken. Dit gebeurde zelden efficiënt. Er werd bijvoorbeeld geen rekening gehouden met de reistijd tussen klanten, waardoor er kostbare uren verloren gingen. Ook lieten de technische consultants soms meewegen wat ze zelf wilde, in plaats van het belang van de klant. De klant moest zelf ook het een en ander voorbereiden, zodat de consultants de opdracht op tijd af hadden. Dat vroeg om de nodige afstemming, maar de technische consultants waren slecht bereikbaar. Klanten konden ook geen ander aanspreekpunt binnen het bedrijf vinden.
Door de groei en na verschillende klachten besloot de directie de manier van werken en plannen aan te passen.
Het roer ging om
Alle afspraken met klanten dienden voortaan via een centrale planningsafdeling te lopen. De consultants mochten dus geen directe afspraken meer met klanten maken.
We springen naar het nu. De efficiëntie bij de technische consultants is verbeterd. Er worden ten eerste minder fouten gemaakt. Daarnaast worden projecten meer binnen de afgesproken uren afgerond en verder hebben de klanten de weg naar de planningsafdeling gevonden. Projecten worden door de centrale planners met de klant voorbereid.
Er is alleen onvrede bij de projecten die een langere duur hebben. Klanten moeten voor elke wijziging in een afspraak met een applicatie consultant eerst met de centrale planningsafdeling overleggen. Het proces is sterk formeel en alles moet schriftelijk bevestigd worden. Klant ervaren het allemaal als erg zakelijk. Er kan niet meer snel en daadkrachtig worden ingespeeld op de situatie bij de klant. Dit zorgt voor grote onvrede bij de klanten en bij de applicatie consultants.
Is het handig om alle soorten projecten over één kam te scheren?
3 manieren van plannen
Goed plannen en er de juiste processen voor inrichten is een kunst. Een van de aspecten in plannen is centraal versus decentraal projecten plannen. Wij zien hierbij drie varianten.
1. De “dictator” – de centrale planner
De centrale planner is de spin in het web. Hij of zij is de bewaker van de uitvoerende werkzaamheden binnen de organisatie. Daarnaast is de planner het aanspreekpunt voor de planning van alle medewerkers op projecten. De planner behoudt overzicht en zorgt ervoor dat de juiste mensen op projecten worden ingedeeld. Hierbij wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met de behoefte van een medewerker om zich te ontwikkelen. Maar de planner houdt ook rekening met de reistijd en de expertise van de medewerkers. De planner handhaaft de regels van het planningsproces. Als medewerkers van de regels afwijken, dan krijgen ze dat te horen. Dat doet de planner zelf of via een uitbrander van hun manager.
2. De “democratie” – iedereen mag zelf plannen
Dat iedereen voor zichzelf kan plannen heeft zo zijn voordelen. De klanten hebben direct contact met de medewerkers die de projecten uitvoeren. Hierdoor kan men snel schakelen. De medewerkers weten precies wat er bij de klant speelt, omdat zij zelf het aanspreekpunt zijn. Dit zorgt voor een erg persoonlijke aanpak. Bij ervaren medewerkers ontstaat er zo een persoonlijke kring van klanten waar zij de verantwoordelijkheid voor dragen. Dit stimuleert ondernemerschap binnen je organisatie.
3. De mix – de situationele aanpak
Een mix van centraal en decentraal plannen is ook mogelijk. Het ene soort projecten plant de centrale planner, terwijl het andere soort projecten door de medewerker zelf wordt ingepland. Dit bepaal je door te kijken naar de eigenschappen van de projecten en de medewerkers. Dit wordt de situationele aanpak genoemd. Bij deze methode kijk je naar de situatie en op basis daarvan bepaal je de aanpak. Je wilt dit wel standaardiseren naar type projecten en medewerkers. Het is niet efficiënt om per project telkens de juiste aanpak te bepalen.
Welke variant van plannen past bij jouw bedrijf?
Om de juiste manier van plannen te bepalen zijn er zes vragen die je je als bedrijf kunt stellen. Op basis van de antwoorden ontstaat er een duidelijke richting voor een bepaalde aanpak.
Duurt je project kort of lang?
Bij projecten met een lange duur is een medewerker vaak voor een paar dagen in de week met het project bezig. Afspraken worden direct met de klant besproken. Bij dit soort projecten is zelf plannen in bijna elke situatie aan te raden. Je voorkomt zo dat processen lang duren. Daarnaast voorkom je ook dat klanten onnodig moeten wachten op een antwoord van een planner die er onhandig ‘tussen’ zit.
Bij korte projecten heeft de medewerker vaak meerdere kleine opdrachten in de week uit te voeren. Korte klussen kan je het beste centraal plannen. Met centraal plannen heb je als bedrijf meer grip op de projecten. Je kan zo verspilling van uren beter voorkomen.
Heb je veel projectaanvragen of weinig?
Kort gezegd, bij veel aanvragen van klanten past projecten centraal plannen, bij weinig aanvragen past decentraal plannen het beste. Met veel aanvragen is de kans groot dat de medewerker overspoeld wordt door alle opdrachten. Een planner kan hierbij goed helpen. De planner zorgt voor het boeken van afspraken en de medewerker concentreert zich op de inhoud van het werk. Je voorkomt zo ook dat de ene medewerker zijn agenda vol zit, terwijl een collega minder te doen heeft. De planner zorgt dus voor een gelijke verdeling van de opdrachten.
Met weinig aanvragen is de kans op het mislopen van afspraken minder groot. Er is een duidelijk overzicht van al het werk. Een medewerker kan dan zonder problemen zelf zijn agenda beheren.
Is je medewerker een senior of een junior?
Van senior medewerkers mag je verwachten dat ze kunnen inschatten hoeveel tijd er nodig is om projecten af te ronden. Ze hebben immers de nodigde ervaring. Decentraal projecten plannen is in dit geval een prima optie.
Junior medewerkers kunnen met het plannen van projecten eerder in de fout gaan. Ze missen vaak de ervaring. Het is daarom handig om een meer ervaren collega of een planner een tijdje mee te laten kijken. Zo voorkom je dat de medewerker afspraken vergeet of dat er veel uren verspild worden. De centrale planner kan in deze situatie de regie nemen. Naarmate de medewerker meer ervaren wordt, kan de planner de touwtjes steeds meer los laten.
Wat weegt zwaarder: de urgentie of de efficiëntie?
Een planner ziet alles wat meer van een afstand. Hierdoor ziet hij of zij alles wat rationeler. Een medewerker kan bijvoorbeeld, door druk vanuit een klant, ervoor kiezen om een opdracht direct uit te voeren. Dat is op zich geen probleem, maar wel als hij of zij zelf op dat moment ver weg zit.
Een planner heeft het overzicht over alle projecten. Hij of zij kan hierdoor ervoor kiezen om een medewerker te boeken die twee dagen later in de buurt is. Je voorkomt zo onnodige verspilling door een lange reistijd. Daarnaast kan een planner ook vaak de belangen van verschillende klanten het beste tegen elkaar afwegen.
Is er een vaste of flexibele prijs afgesproken?
Als het project tegen een vaste prijs wordt uitgevoerd, dan biedt centraal plannen voordelen. Een planner kan de kosten beter in de gaten houden en bijsturen wanneer dat nodig is. Het is wel van belang dat de medewerkers steeds de voortgang van het werk melden. Zo zijn afwijkingen op tijd zichtbaar.
Factureer je op nacalculatie en is de inzet voornamelijk op afroep (dus zonder vast budget)? Dan kan je de planning beter decentraal maken. Het is natuurlijk niet zo dat werken op nacalculatie altijd beter bij decentraal plannen past. Bij veel projecten zal de klant je toch houden aan de inschatting van uren die je van tevoren hebt gemaakt.
Moet er veel of weinig voorbereid worden?
Centraal projecten plannen is handig wanneer je veel moet controleren en voorbereiden. Als een medewerker tussendoor ook voorbereidend werk moet doen, dan zet dat de productiviteit onder druk. Een centrale planner kan bijvoorbeeld controleren of de licentie voor de software er is. Hij of zij kan daarnaast kijken of de vliegticket geboekt is en de voorbereidingen op locatie klaar zijn. Dit voorkomt fouten, misverstanden en verloren uren.
Is er weinig voorbereiding nodig, dan kan je de planning aan de medewerker overlaten.
Conclusie
Wanneer je een manier zoekt om je planning binnen je bedrijf vorm te geven, dan kost dit tijd. Het is een echt wikken en wegen. Het vormgeven van hoe je wilt gaan plannen moet een bewust proces zijn. Alle soorten projecten en medewerkers op dezelfde manier behandelen en plannen is te kortzichtig. Het is een proces waarin je goed moet kijken naar wat medewerkers nodig hebben en welke verantwoordelijkheid ze kunnen dragen. Het aanpassen van hoe je projecten plant kan namelijk een ingrijpend effect hebben op de bedrijfsvoering en medewerkers.
