Plannen als dictator of als democraat

Welke manier van plannen past jouw organisatie het beste?
Plannen als dictator of als democraat

Voor een project georiënteerde organisatie met meerdere medewerkers is goed plannen onmisbaar. Met een degelijke planning optimaliseer je de omzet uit de beschikbare uren, kunnen je medewerkers efficiënt werken en lopen processen binnen je organisatie gesmeerd. Toch lukt veel bedrijven het niet om de juiste manier van plannen voor zichzelf te vinden.

De wens van grip op projecten en resources is waarschijnlijk herkenbaar voor je. Je bent niet de enige. Enorm veel bedrijven zijn dagelijks bezig met het optimaliseren van de project & resource planning en bedrijfsprocessen. Het is wel belangrijk dat je kijkt welke manier van plannen bij je organisatie past. In deze blog kijken we naar centraal versus decentraal plannen aan de hand van een praktijkvoorbeeld.


Het voorbeeld van een groeiende organisatie

Een softwarebedrijf

Als voorbeeld bekijken we een snelgroeiend softwarebedrijf met applicatie en technische consultants. Een handjevol applicatie consultants voerde langdurige projecten uit en zaten gedurende de loop van de projecten op locatie bij de klant, meestal bij twee klanten in de week. Ze waren vrij om afspraken te maken en hun agenda te vullen. Klanten waren tevreden over de flexibiliteit van de applicatie consultants.

Naast langdurige projecten werden er door de technische consultants voornamelijk kort cyclische opdrachten uitgevoerd van halve tot hele dagen. Door de toename van klanten en projecten nam het aantal afspraken sterk toe.

Net als de applicatie consultants planden de technische consultants hun eigen afspraken. Dit gebeurde zelden efficiënt. Er werd bijvoorbeeld geen rekening gehouden met de reistijd tussen klanten, waardoor er kostbare uren verloren gingen. Ook lieten de technische consultants soms hun persoonlijke voorkeur meewegen, in plaats van het belang van de klant. De klant moest zelf ook het een en ander voorbereiden, zodat de technische consultants de opdracht binnen de gestelde tijd konden afronden. Dat vroeg om de nodige afstemming, maar de technische consultants waren slecht bereikbaar. Klanten konden ook geen ander aanspreekpunt binnen het softwarebedrijf vinden.

Door de groei en na een reeks van klachten van klanten besloot de directie de manier van werken en plannen aan te passen.

Het roer ging om

Alle afspraken met klanten dienden voortaan via een centrale planningsafdeling te lopen. De consultants maakten geen directe afspraken meer met klanten.

We springen naar het nu. De efficiëntie bij de technische consultants is omhooggeschoten. Er worden minder fouten gemaakt, projecten worden binnen de afgesproken uren afgerond en klanten hebben de weg naar de planningsafdeling gevonden. Opdrachten worden door de centrale planners met de klant voorbereid.

Er is onvrede bij de langlopende projecten. Klanten moeten voor elke wijziging in een afspraak met een applicatie consultant eerst met de planningsafdeling overleggen. Het proces is sterk geformaliseerd met schriftelijke bevestigingen, waardoor het voor klanten bureaucratisch overkomt. Er kan niet meer snel en daadkrachtig worden ingespeeld op de situatie bij de klant, tot grote onvrede van klanten en de applicatie consultants.

Is het handig om alle soorten projecten over één kam te scheren?

3 manieren van plannen

Goed plannen en er de juiste processen voor inrichten is een kunst. Een van de aspecten in plannen is centraal versus decentraal plannen. Wij zien hierbij 3 varianten.

1. De “dictator” – de centrale planner

De centrale planner is de spin in het web. Hij of zij is de bewaker van de werkprocessen binnen de organisatie en is het aanspreekpunt voor de planning van alle medewerkers op projecten. De planner behoudt overzicht en zorgt ervoor dat de juiste mensen op projecten worden ingedeeld. Hierbij wordt onder andere rekening gehouden met de ontwikkelingsbehoefte, reistijd en expertise van de medewerkers. De planner handhaaft de regels van het planningsproces. Als medewerkers van de regels afwijken, dan krijgen ze dat te horen van de planner dan wel via een reprimande van hun manager.

2. De “democratie” – iedereen mag zelf plannen

Dat iedereen voor zichzelf kan plannen heeft zo zijn voordelen. De klanten hebben direct contact met de medewerkers die de projecten uitvoeren. Hierdoor kan er snel geschakeld worden. De medewerkers weten precies wat er bij de klant speelt, omdat zij zelf het aanspreekpunt zijn. Dit zorgt voor een erg persoonlijke aanpak. Bij ervaren medewerkers ontstaat er zo een persoonlijke klantenkring waar zij de verantwoordelijkheid voor dragen. Dit stimuleert ondernemerschap binnen je organisatie.

3. De mix – de situationele aanpak

Een mix van centraal en decentraal plannen is ook mogelijk. Het ene soort projecten plant de centrale planner, terwijl het andere soort projecten door de medewerker zelf wordt ingepland. Dit bepaal je door te kijken naar de eigenschappen van de projecten en de medewerkers. Dit wordt de situationele aanpak genoemd. Bij deze methode kijk je naar de specifieke situatie en op basis daarvan bepaal je de aanpak. Je wilt dit wel standaardiseren naar type projecten en medewerkers. Het is niet efficiënt om per individueel project telkens de juiste aanpak te bepalen.


Welke variant van plannen past bij jouw organisatie?

Om de juiste manier van plannen te bepalen zijn er 6 vragen die je je als organisatie kunt stellen. Op basis van de antwoorden ontstaat er een duidelijke richting voor een bepaalde aanpak.

Duurt je project kort of lang?

Bij langdurige projecten is een medewerker vaak voor een paar dagen in de week met het project bezig. Afspraken worden direct met de klant besproken. Bij dit soort projecten is zelf plannen in bijna elke situatie aan te raden. Je voorkomt zo dat processen lang duren en klanten onnodig moeten wachten op een antwoord van een centrale planner die er alleen maar onhandig ‘tussen’ zit.

Bij korte projecten heeft de medewerker vaak meerdere kleine opdrachten in de week uit te voeren. Korte klussen kan je het best centraal plannen. Met centraal plannen heb je als organisatie meer grip op de projecten. Je kan zo verspilling van uren beter voorkomen.

Heb je veel projectaanvragen of weinig?

Kort gezegd, bij veel aanvragen van klanten centraal plannen, bij weinig aanvragen past decentraal plannen het best. Met veel aanvragen is de kans groot dat de medewerker overspoeld wordt door alle opdrachten. Een planner kan hierbij goed helpen. De planner zorgt voor het boeken van afspraken en de medewerker concentreert zich op de inhoud van het werk. Je voorkomt zo ook dat de ene medewerker zijn hele agenda weken achter elkaar vol heeft, terwijl een collega minder te doen heeft. De planner zorgt voor evenredige verdeling van opdrachten.

Met weinig aanvragen is de kans op het mislopen van afspraken minder groot. Er is een duidelijk overzicht van al het werk. Een medewerker kan dan zonder problemen zelf zijn agenda beheren.

Is je medewerker een senior of een junior?

Van senior medewerkers mag je verwachten dat ze kunnen inschatten hoeveel tijd er nodig is om projecten af te ronden. Ze hebben immers de nodigde ervaring. Decentraal plannen is in dit geval een prima optie.

Junior medewerkers kunnen met plannen eerder in de fout gaan. Ze missen vaak de nodige ervaring. Om te voorkomen dat afspraken niet worden nagekomen of dat er veel uren verspild worden, is het handig om een meer ervaren collega of een planner een periode mee te laten kijken. De centrale planner kan in deze situatie een regiefunctie vervullen. Naarmate de medewerker meer ervaring opdoet, kan de planner de touwtjes steeds meer laten vieren.

Wat weegt zwaarder: de urgentie of de efficiëntie?

Een planner ziet alles wat meer van een afstand. Hierdoor ziet hij of zij alles wat rationeler. Een medewerker kan bijvoorbeeld door druk vanuit een bekende klant ervoor kiezen om een opdracht in het noorden van het land zo snel mogelijk uit te voeren. Dat is op zich geen probleem, maar wel als hij zelf op dat moment diep in het zuiden zit.

Een planner heeft het overzicht en kan kiezen om een medewerker te boeken die twee dagen later voor een andere afspraak al in de buurt is. Je voorkomt zo onnodige verspilling door een lange reistijd. Daarnaast kan een planner ook vaak de belangen van verschillende klanten het beste tegen elkaar afwegen.

Is er een vaste of flexibele prijs afgesproken?

Als het project tegen een vaste prijs wordt uitgevoerd, dan biedt centraal plannen voordelen. Een planner kan de kosten beter in de gaten houden en bijsturen wanneer dat nodig is. Het is wel van belang dat de medewerkers voortdurend de voortgang van het werk melden, zodat afwijkingen tijdig zichtbaar worden.

Wanneer er op basis van nacalculatie gefactureerd wordt en de inzet voornamelijk op afroep plaatsvindt (dus zonder vast budget), dan kan er ook makkelijker decentraal gepland worden. Het is natuurlijk niet per definitie zo dat werken op nacalculatie zich altijd leent voor decentraal plannen. Bij veel projecten zal de klant je toch houden aan de inschatting van uren die je van tevoren hebt gemaakt.

Moet er veel of weinig voorbereid worden?

Centraal plannen is handig wanneer er veel gecontroleerd en voorbereid moet worden. Als een medewerker tussen al zijn activiteiten voorbereidend werk moet gaan doen voor toekomstige klussen, dan zet dat zijn productiviteit ook onder druk. Een centrale planner kan controleren of de benodigde softwarelicenties aanwezig zijn, een vliegticket geboekt is of dat de benodigde voorbereidingen op locatie uitgevoerd zijn. Dit voorkomt fouten, misverstanden en verloren uren.

Is er weinig voorbereiding nodig, dan kun je de planning weer makkelijker aan de medewerker overlaten.


Conclusie

Wanneer je een proces zoekt om je planning binnen je organisatie vorm te geven, dan gaat dit niet over een dag ijs. Het is een proces van wikken en wegen. Het vormgeven van de wijze van plannen moet een bewust proces zijn. Alle soorten projecten en medewerkers op dezelfde manier behandelen en plannen is te kortzichtig. Het is een proces waar goed gekeken moet worden naar wat medewerkers nodig hebben en welke verantwoordelijkheid ze kunnen dragen. Het aanpassen van de wijze van plannen kan namelijk een ingrijpend effect hebben op de bedrijfsvoering en medewerkers.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).