Wanneer een Gantt Chart gebruiken voor het plannen van projecten en wanneer niet?
De Gantt Chart, oftewel een balkenplanning, is een methode om de planning van een project visueel te maken. De vraag is echter: wanneer is het zinvol om bij het plannen een Gantt Chart te gebruiken en wanneer niet? In gesprek met organisaties valt mij namelijk op dat ze dat niet altijd scherp hebben en daardoor tijd verspillen of relevante inzichten ontberen. In deze blog geven we concrete handvatten over de zin en onzin van het gebruik van de Gantt Chart.
Voordat we verder gaan is het goed om bij projecten onderscheid te maken in project planning enerzijds en resource planning anderzijds. Bij project planning ligt de focus op het project of de projecten. Je bekijkt de planning vanuit het perspectief van het project en de manier waarop het project is onderverdeeld in fasen, activiteiten, sprints, etcetera. De project planning is bedoeld om de onderlinge verhoudingen van de onderdelen van het project te definiëren en te beheersen. De gehanteerde meeteenheid is doorlooptijd.
Bij resource planning ligt de focus juist andersom. Het draait hier om de capaciteitsplanning. We kijken vanuit het perspectief van de resources. Dit hoeft zich niet te beperken tot alleen medewerkers, maar dit kunnen ook voertuigen, ruimtes en derde partijen zijn. Hierbij ligt de nadruk op de bezetting en de gehanteerde meeteenheid is manuren. Je wilt weten wat de beschikbaarheid is van de resources. Dit wordt niet alleen bepaald door de inzet op projecten, maar ook door arbeidscontracten, vakanties, feestdagen, enzovoort.
De Gantt Chart is alleen geschikt voor het plannen van de doorlooptijd en dus alleen bruikbaar voor project planning. We kijken dus puur naar de toegevoegde waarde van de Gantt Chart voor het plannen van projecten.
Gantt Chart: voordelen, beperkingen en tips
Henry Laurence Gantt ontwikkelde rond 1910 de Gantt Chart. Hij was werkzaam als ingenieur en consultant en hij gebruikte de Gantt Chart als een visueel hulpmiddel tijdens het plannen van projecten en voor het bijhouden van de voortgang van deze projecten. Dat werd destijds als een revolutionaire nieuwe methode gezien en deze genoot veel populariteit bij grote bouwprojecten.
Een Gantt Chart bestaat uit een aantal rijen die ieder een fase of activiteit binnen het project weergeven. De eerste fasen/activiteiten staan meestal bovenaan en op de x-as staat de tijd weergegeven. Per activiteit wordt met een balk weergegeven hoeveel doorlooptijd er benodigd is. Verder kun je ook onderlinge afhankelijkheden weergeven, zodat bijvoorbeeld duidelijk is dat activiteit B pas kan beginnen als activiteit A is afgerond. Verder kun je visueel ook mijlpalen weergeven die een belangrijk moment weergeven, zoals een moment van oplevering of een belangrijk besluit dat moet worden genomen.
Het ordent complexiteit
Het aardige van de Gantt Chart is dat het je, tijdens het plannen van een project, forceert een project uiteen te rafelen in onderdelen en dat is handig als je een groot vraagstuk aanpakt. Dit helpt je ook om zaken in perspectief tot elkaar te zien, waardoor je meer realistische doorlooptijden kunt bepalen.
Een groot voordeel van de Gantt Chart is dat je er een complexe planning mee kunt visualiseren. Mensen denken veelal in beelden, dus daarmee kan het helpen om een complexe planning beter te begrijpen. Dit maakt het makkelijker om aan teamleden en andere stakeholders duidelijk te maken wat er in het project gebeurt en wat er wanneer van hun verwacht wordt.
Let wel: een Gantt Chart kan helpen met het plannen, maar het is geen garantie. Als je heel fijnmazig aan de slag gaat met alle mogelijkheden op bijvoorbeeld het gebied van afhankelijkheden, zoals start-to-start en finish-to-finish, dan kun je het toch weer behoorlijk complex maken. Dat is wellicht nodig als je een raket wilt bouwen, maar over het algemeen is dat niet de praktijk waarin wij als dienstverleners werken. Honderd procent nauwkeurigheid in alle details is wat mij betreft niet het doel. Plannen is geen exacte wetenschap en ik zie de Gantt Chart vooral als een communicatiemiddel. Een tip is dus om het simpel te houden.
Beperk de omvang
Een andere tip is het beperken van de omvang. Als je doorslaat in het aanbrengen van heel veel details, dan wordt het een hele grote Gantt Chart. Het risico ontstaat dat het een papieren tijger wordt. Als je er enige betekenis aan wilt blijven ontlenen, dan moet je de Gantt Chart wel blijven updaten naar aanleiding van de laatste ontwikkelingen.
Dit is op zich geen tekortkoming van de Gantt Chart, maar een puntje van kritiek aan het adres van de projectmanager. Hoe vaak zien we niet dat een Gantt Chart enkel alleen aan het begin bij het plannen van het project wordt gemaakt en vervolgens niet meer wordt bijgewerkt. Het is een communicatiemiddel, dus met een Gantt Chart werken schept ook de verplichting om hem bij te werken.
Daarnaast loop je met zo’n grote Gantt Chart ook tegen een heel praktisch punt aan: hij past niet meer op één A4’tje en hij wordt moeilijk leesbaar. Het is ook een beetje gedoe om de planning over meerdere blaadjes uit te printen, om vervolgens met plak en knipwerk de planning in elkaar te knutselen en aan de muur op te hangen. Erg onpraktisch als de planning vaak wijzigt en het is dus geen wonder dat het updaten door de projectmanager dan achterwege blijft.
Misschien is de oplossing heel eenvoudig: niet meer printen. Printen is eigenlijk ook niet meer van deze tijd. Gewoon op je computer bekijken, maar ook daar zul je de behoefte hebben om het in één overzicht te kunnen bekijken. Het enige nadeel dat dan wel overeind blijft, is dat een Gantt Chart verhoudingsgewijs grote witte gebieden heeft. Veelal lopen de meeste activiteiten van linksboven naar rechtsonder en er is geen mogelijkheid om de Gantt Chart te comprimeren of beeldvullend te maken en tegelijkertijd leesbaar te houden.
De lengte van de balk geeft niet de benodigde capaciteit aan
We hadden al gesteld dat de Gantt Chart niet geschikt is voor het plannen van resources, maar dat lichten we hier nog even nader toe. De Gantt Chart geeft per balk alleen de doorlooptijd aan. Deze doorlooptijd geeft geen enkele informatie over de benodigde capaciteit om de activiteit af te ronden. Een balk met een korte doorlooptijd van een week kan wel vijfhonderd manuur vergen, terwijl voor een balk met een doorlooptijd van vier weken slechts zestien manuur benodigd zijn.
Hierin schuilt wel een grote beperking van de Gantt Chart. Als je namelijk met projecten werkt die resource gedreven zijn, dan is er dus een afhankelijkheid tussen doorlooptijd en manuren. Deadlines kan de vraag naar capaciteit beïnvloeden en beschikbare capaciteit kan weer effect hebben op de deadlines. Tijdens het plannen kan de Gantt Chart deze afhankelijkheid niet goed beschouwen, waardoor je eigenlijk niet goed de haalbaarheid van je planning kunt beoordelen.
Wanneer wel en wanneer niet plannen met een Gantt Chart?
Er is een aantal factoren dat bepaalt of het maken van een Gantt Chart een must is of alleen een nice to have:
- Verzoek van stakeholders
- Externe afhankelijkheden
- Veel activiteiten
Verzoek van stakeholders
Als bijvoorbeeld een klant vraagt om een visuele weergave van de planning, dan zul je daar gehoor aan willen geven. Ook al is het een vrij simpel project, de klant is koning en als hij dat wil dan kan hij dat krijgen. Het kan ook zijn dat een hoofdaannemer een grafische weergave van jouw planning verlangt. Bijvoorbeeld omdat hij jouw planning in een groter geheel moet zien. Bij technische dienstverleners wordt dit wel eens contractueel vastgelegd dat je met regelmaat een actuele Gantt Chart moet opleveren. Er valt in dit geval weinig te overwegen. Je moet dan gewoon het project gaan plannen met de Gantt Chart.
Externe afhankelijkheden
Naast activiteiten die jouw organisatie zelf uitvoert, kun je ook te maken hebben met externe activiteiten waarvan jij in je project afhankelijk bent. Denk bijvoorbeeld aan de levertijd van een onderdeel dat je nodig hebt in een assemblage-activiteit. Je kunt niet eerder met deze activiteit beginnen totdat het onderdeel geleverd is. Een ander voorbeeld is een activiteit door de klant waarin de klant bijvoorbeeld een ontwerp moet evalueren. Ook hier ben je afhankelijk. Je kunt pas verder als de klant terugkoppeling heeft gegeven.
Een Gantt Chart biedt een goede uitkomst in deze situaties, omdat je deze externe afhankelijkheden goed inzichtelijk kunt maken. Dit helpt je om deze activiteiten beter te coördineren en af te stemmen met leveranciers en klanten. De Gantt Chart strekt in dit geval veel verder uit dan alleen de activiteiten die jezelf dient uit te voeren. Mijlpalen zijn daar ook een goed voorbeeld van. Het zijn punten in de tijd waarop een belangrijke oplevering of beslissing plaatsvindt. Op mijlpalen plan je doorgaans ook geen capaciteit. Ze dienen puur ter visuele ondersteuning.
Veel activiteiten
Als je project veel activiteiten bevat, ondanks dat je het probeert zo simpel mogelijk te houden, dan is plannen met een Gantt Chart zeker aan te raden. Zoals eerder aangegeven dwingt het je om je gedachten te ordenen. Bovendien is het communiceren van hele lijsten met activiteiten met je teamleden niet heel vriendelijk. Door het te visualiseren blijft het beter bij iedereen hangen. Dat maakt de Gantt Chart een krachtig communicatiemiddel.
Nu is de vraag: wat is veel? Dat kan natuurlijk per branche verschillen. Bij meer dan twintig activiteiten zou ik zelf wel overwegen om het te visualiseren. Zeker als er ook onderlinge afhankelijkheden zijn. Je hoeft de Gantt Chart niet eens per se te delen met anderen. Al maak je hem enkel voor jezelf als projectmanager als een extra middel voor wat houvast.
Conclusie
Plannen met een Gantt Chart is niet voor elk project handig. Een Gantt Chart voor een project dat drie weken loopt en uit vijf activiteiten bestaat, voegt niet veel toe. Alle betrokkenen weten heus wel waar ze mee bezig zijn en wat de volgende stap is. De klant verwacht gewoon resultaat over drie weken, dus die hoeft ook geen planning te zien.
Aan de andere kant, als je een project hebt met veel (externe) activiteiten en onderlinge afhankelijkheden, dan is het handig om hier een visuele weergave van te maken. Het project plannen met een Gantt Chart biedt dan echt meerwaarde, vooral als communicatiemiddel.
De conclusie is dat je het gebruik van een Gantt Chart per project moet afwegen. Verspil geen tijd door mooie grafieken te maken waar jij en je omgeving vervolgens niets mee doen. Je kunt je tijd wel beter besteden, toch?
