Proces of systeem gedreven implementatie?

Implementatie planning software: deel 3
Proces of systeem gedreven implementatie?

In een aantal blogs legt Timewax uit waarover je een beslissing moet nemen om implementatie van uw planning software succesvol te laten verlopen. Deel 3: Proces of systeem gedreven implementatie.

Het laatste beslispunt gaat over hoe je het systeem en de organisatie (de processen) op elkaar afstemt. Vaak uit zich dat in een sterke ambitie op het gebied van procesverbetering ten opzichte van een grote druk om zo snel mogelijk iets in te voeren.

Er zijn twee uitersten: een proces gedreven implementatie en een systeem gedreven implementatie.

Proces vs. Systeem gedreven implementatie
Figuur 1: Proces vs. Systeem gedreven implementatie

Proces gedreven implementatie

Bij een proces gedreven aanpak ga je uit van een optimaal verloop van je proces: een ‘Green field’ benadering, gericht op procesverbetering. Voordat je de software invoert, is het belangrijk om eerst kritisch te kijken naar processen en deze herontwerpen.

Voordeel van zo’n aanpak is dat de processen het beste aansluiten op de bedrijfsstrategie en de te behalen resultaten. Nadeel is dat een dergelijke aanpak veel tijd kan kosten. Je loopt dan het risico dat de gekozen software niet aansluit op de ideale procesgang. Het herontwerpen van processen dient dus eerst plaats te vinden voordat je überhaupt software hebt aangeschaft.


Systeem gedreven aanpak

Bij een systeem gedreven aanpak neem je de werking van de software als uitgangspunt. Je past dus -waar nodig- processen aan op de werking van de software.

Voordeel van zo’n aanpak is dat je snel de software in gebruik kunt nemen. Nadeel is dat je mogelijk bestaande problemen in het proces niet oplost en dat deze blijven bestaan. Je plukt met deze aanpak wellicht het ‘laaghangende fruit’ waardoor je snel wat ‘quick wins’ realiseert. Het ‘hooghangende fruit’ blijft wellicht buiten bereik.


Integrale benadering

De beste benadering is een integrale aanpak. Hierbij kijk je zowel naar procesverbetering als het praktisch rekening houden met de mogelijkheden en kansen die de software biedt. Een integrale benadering gaat zelden recht door het midden. Het is alsnog belangrijk dat je bepaalt waar je het accent wordt gelegd. De afbeelding als voorbeeld: ga je meer bovenlangs of onderlangs?

Heb je meer tijd/geld en is er ruimte voor procesverbetering? Dan dien je het accent daarop te leggen. Is er haast en grote druk om tot resultaten te komen? Dan dient het accent meer op te liggen op een systeem gedreven aanpak.


Conclusies

Er zijn vele kritische succesfactoren die bepalen of project & resource planning software succesvol wordt ingevoerd en gebruikt. Zo kunnen we denken aan beschikbaarheid van (gekwalificeerde) medewerkers, draagvlak, strak projectmanagement, training, etc. Daar zijn we in de afgelopen blogs niet op ingegaan. We hebben gekeken naar 3 fundamentele keuzen die aan deze zaken voorafgaan.

Zo is de keuze van een centrale of decentrale aanpak erg bepalend voor het draagvlak. De mate waarin je het project faseert vereenvoudig, dan wel bemoeilijkt, het projectmanagement. Een proces of systeem gedreven aanpak is weer van invloed op de mate van training die medewerkers nodig hebben.

Denk dus eerst goed na over deze fundamentele keuzen voordat je aan de implementatie begint. Ze zijn in grote mate van invloed op het verloop van de implementatie.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).
Optin Architect