Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Bij Bosch werd een planning maken makkelijk.

Van plannen in een Excel naar een planning maken door te slepen.

Bij Bosch Energy and Building Solutions wordt dagelijks voor ruim zeventig medewerkers gemakkelijk een planning gemaakt. Deze Bosch-divisie biedt en koppelt totaaloplossingen voor het beheer van gebouwen. Denk hier aan brandveiligheidssystemen en apparatuur die de algemene beveiliging van gebouwen, spullen en medewerkers verzorgt. Ze leveren hun oplossingen aan een brede markt, zoals musea, nutsbedrijven, vliegvelden en de gezondheidszorg.

Bosch Energy and Building Solutions is een systeem integreerder. Dat houdt in dat ze naast hun eigen oplossingen door middel van maatwerk ook onderdelen en systemen van derde koppelen. De engineers en architecten van Bosch ontwerpen en schrijven dus ook software voor specifieke situaties en omgevingen.

 

De uitdaging

Het maken van een planning was niet altijd even gemakkelijk. Voordat Bosch de software van Timewax in gebruik nam, plande ze projecten in Excel. Op een gegeven moment leverde de software niet meer wat ze bij Bosch wilde. Simon van der Meer van Bosch vertelt: “Het plannen in Excel werd vrij inefficiënt. Er kon bijvoorbeeld maar één gebruiker per keer de planning bewerken.”

Bij Bosch wilde ze ook de kwaliteit richting de klant verbeteren. Ze wilde bijvoorbeeld voorkomen dat medewerkers planningsbestanden van elkaar overschreven. Daarnaast wilde ze het intern communiceren van de planning verbeteren. “De planning werd elke vrijdag voor twaalf uur als een spreadsheet naar alle medewerkers verstuurd. Dit bestand was statisch. Als er iets veranderde, dan kreeg iedereen een nieuwe e-mail met in de bijlage een nieuw Excel-sheet,” zegt Simon.

Deze situatie was niet meer houdbaar. Om het plannen te vergemakkelijken en te verbeteren gingen ze bij Bosch op zoek naar een alternatief voor het plannen in Excel. Ze wilde software waarmee ze zeker wisten dat wat er geregistreerd werd, dat het juist was. Daarnaast was er de wens dat meerdere medewerkers tegelijk aan de planning konden werken. Ook moest de software zelfstandig kunnen draaien, dus zonder enige koppeling met andere Bosch-systemen.

 

Toen werd een planning maken makkelijk

Omdat ze een totaaloplossing zochten, kwamen ze tijdens de zoektocht al snel ERP– en CRM-pakketten tegen. Deze pakketten miste echter gebruiksvriendelijkheid, wat het lastig maakte om de software aan medewerkers uit te leggen. Het maken van een planning moest juist makkelijk worden. Hierdoor vielen deze pakketten af. Uiteindelijk kwam Bosch bij Timewax uit.

“Timewax is aan iedereen uit te leggen.” – Simon van der Meer, Manager Customer Program bij Bosch

Simon van der Meer werd gevraagd om de software in de organisatie uit te rollen. Hij vertelt: “We konden de software eenvoudig binnen de organisatie introduceren. Dit kwam onder andere doordat de software niet geïntegreerd hoefde te worden met andere systemen die we al gebruiken. Daarnaast waren alle gewenste functionaliteiten aanwezig. Ook is Timewax zo ontworpen dat het aan iedereen uit te leggen is.”

 

De overstap

“Voordat we bij Bosch met Timewax gingen werken hebben we eerst een proefaccount aangemaakt en de planningsoftware getest. Hierdoor wisten we zeker dat alle gewenste functionaliteiten aanwezig waren. Ook hebben we vanuit Bosch de Timewax software geheel doorgelicht op veiligheid en kwaliteit. Vanuit Bosch zijn we hier erg streng op, waardoor dit proces het merendeel van de beslissingstijd in beslag heeft genomen,” zegt Simon.

Over de overstap naar Timewax is Simon duidelijk. “Vanuit Bosch wilde we beginnen, wat een goede aanjager was. Daarnaast faciliteerde Timewax de overstap goed. Hierdoor is de transitie naar Timewax heel soepel, voortvarend en professioneel verlopen.”

“De transitie naar Timewax is soepel, voortvarend en professioneel verlopen.” – Simon van der Meer, Manager Customer Program bij Bosch

Toen er bij Bosch groen licht was, heeft het overschakelen naar Timewax uiteindelijk vier weken geduurd. De eerste week stond in het teken van het verzamelen van de benodigde gegevens, daarna was het een week de software fysiek instellen. In de derde week werden de eerste medewerkers getraind, zodat er in de vierde week in een regio proefgedraaid kon worden. Echte problemen kwamen er niet uit de proef, zodat na vier weken alle regio’s over gingen en het communiceren en maken van de planning voor iedereen makkelijker werd.

 

Eenvoudig een planning maken in Timewax

“Nu met Timewax maken we de planning voor de medewerkers gemakkelijk centraal. In het verleden werd de planning wekelijks gecommuniceerd, nu wordt de planning eenvoudig aan iedereen via de mobiele app bekend gemaakt. Hierdoor is de planning altijd vers van de pers en kunnen medewerkers iedere dag gemakkelijk zien wat hij of zij moet doen. Met Timewax hebben we de flexibiliteit gevonden die we in de planningssoftware zochten,” vertelt Simon.

“Met Timewax hebben we de flexibiliteit gevonden die we in de planningssoftware zochten.” – Simon van der Meer, Manager Customer Program bij Bosch

“In Timewax analyseren we ook de werkvoorraad en de bezetting van medewerkers,” zegt Simon. “Hiermee kunnen we zien hoeveel uren we nog in de aankomende periode beschikbaar hebben. De informatie combineren we met andere gegevens, zodat we ook kunnen zien welke projecten er nog bij de accountmanagers in de pijplijn zitten. Zo kunnen we goed zien of er nog bijgestuurd of opgeschaald moet worden.”

 

Een wereld van verschil

Door de overstap van Excel naar Timewax is er bij Bosch veel veranderd. In de oude situatie konden planners niet tegelijk in de planning werken, omdat de planning in een Excel-document zat. Daarnaast was het communiceren van de planning naar de medewerkers een uitdaging, want dit gebeurde via de e-mail. Het meegestuurde Excel-document was statisch en als er iets veranderde dan werd er een nieuw Excel-bestand gestuurd.

Dit veranderde door de overgang naar Timewax. Door de overstap werd het maken van een planning makkelijk. De planners van Bosch kunnen nu tegelijk projecten plannen. Daarnaast is het communiceren van de planning nu eenvoudig, omdat deze nu automatisch naar de mobiele app op de telefoon van de medewerker wordt gestuurd. Deze veranderingen zorgen voor veel tijdwinst en maakt Bosch flexibeler. Zo kan men bij Bosch projecten beter afronden en de kwaliteit naar de klant verhogen.

Wil je meer weten?

Neemt contact met ons op en je hoort zo spoedig mogelijk van ons. Interesse in een gratis proefversie? Je kan Timewax 30 dagen lang gratis uitproberen. Dat is genoeg tijd om alle functies te testen of ze goed bij jouw organisatie passen.

Informatie

Bosch Energy and Building Solutions Nederland

te Hoevelaken, Nederland

70+ medewerkers