Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Een illustratie van een microfoon waarmee KPN Werkplek vertelt hoe zij beter recourses zijn gaan plannen

Hoe het plannen van resources bij Xibis verbeterde.

Xibis is een ICT-dienstverlener en levert verschillende diensten rond de ERP-systemen Baan IV, Baan V en Infor LN aan grote, middelgrote en kleine bedrijven in de Benelux. Deze ERP-systemen zijn ontwikkeld voor de cloud en zijn oneindig schaalbaar. Bij Xibis implementeren ze nieuwe installaties, optimaliseren ze bestaande en migreren ze oude versies van de software naar de nieuwe. Naast deze activiteiten biedt Xibis interim diensten aan om zo projecten uit te voeren die de ICT-infrastructuur van klanten ondersteunen. Denk hierbij aan activiteiten zoals het programmeren van add-ons, het uitvoeren van business intelligence en technisch beheer. Een team van 25+ medewerkers staat elke dag voor zijn klanten klaar. Deze resources plannen ze bij Xibis sinds 2017 dagelijks met Timewax.

Met een persoonlijke aanpak biedt Xibis meerwaarde bij de investering die bedrijven bij hen doen. De consultant die de software implementeert blijft aan het bedrijf gekoppeld. Hij of zij zal na de implementatie ook de verdere nazorg leveren. Het contact blijft zo persoonlijk en de kennis over de werkprocessen van de klant blijft behouden.

 

Hoe Xibis eerst resources plande

In de afgelopen periode is er bij Xibis veel veranderd, want de organisatie groeide van 15 naar 25 medewerkers. Het plannen van resources deden ze altijd in Excel en er was een huisgemaakt urenregistratiesysteem. Om de planning in de agenda’s van de medewerkers te krijgen hadden ze zelf ook een koppeling naar Outlook ontwikkeld. Met deze koppeling kon met verschillende handmatige acties de planning uit Excel in Outlook ingelezen worden. Door de groei van de organisatie was deze manier van werken geen optie meer. Als eerste gaf Excel geen degelijk planningsoverzicht, daarnaast registreerde ze uren in een los systeem en was het overzetten van de planning naar de agenda’s te bewerkelijk. 

Om weer overzicht te krijgen en sneller te kunnen werken ging men bij Xibis op zoek naar een gebruiksvriendelijk planningssysteem dat te combineren was met een urenregistratiesysteem. Die combinatie was belangrijk, want Xibis wilde af van losse systemen. Er was nadrukkelijk de wens om te gaan werken met een integraal planningspakket.

Na een inventarisatie op het internet vonden ze de oplossing. Het plannen van resources en het bijhouden van de werkelijk gemaakte uren verhuisde van verschillende losse systemen naar één geïntegreerd softwarepakket, genaamd Timewax.

 

De nieuwe manier om resources te plannen

De transitie naar Timewax werd door Olaf van der Sanden en zijn collega’s uitgevoerd. Na een online training vanuit Timewax ging Xibis initieel voor drie maanden de software gebruiken door kleinschalig met vijf collega’s resources te plannen. “Ik had wel een idee hoe Timewax het beste in de organisatie zou passen. Door eerst met een klein aantal collega’s uit verschillende disciplines Timewax uit te proberen, kwamen we erachter of mijn idee ook in de praktijk werkte”, zegt Olaf. Dit proces en het enthousiasme van de eerste groep medewerkers hielp Xibis om de rest van de collega’s mee te krijgen in de nieuwe manier van werken.

“De transitie naar Timewax verliep soepel. Vragen of issues werden snel en adequaat door Timewax opgepakt en opgelost”. – Olaf van der Sanden Projectteam manager  bij Xibis

Na deze testperiode zijn de andere medewerkers naar Timewax overgezet. Het plannen van resources verhuisde van de Excel-sheet naar een digitaal planbord. De andere processen zoals de urenregistratie en het verlof aanvragen verhuisde mee en kwamen terecht in de mobiele app van Timewax. Ook werd er een nieuwe koppeling naar de Outlook-agenda’s opgezet, maar wel eentje die automatisch de planning naar de agenda’s doorstuurt. Olaf vertelt: “De transitie naar de nieuwe situatie in Timewax verliep soepel. Vragen of issues die we hadden werden snel en adequaat door Timewax opgepakt en opgelost.”

 

Wat voor baat heeft Xibis bij Timewax?

Vanwege de groei van de organisatie was Xibis op zoek naar een oplossing die weer overzicht in de resource planning kwam brengen en de werkprocessen kon versnellen. Olaf van der Sanden: “Met Timewax kan ik nu in één softwarepakket de project en resource planning overzien. Eerst had ik allemaal losse bestanden en was ik afhankelijk van losse systemen. Nu zit alles centraal in Timewax. Dat bespaart tijd en de planning is makkelijk vindbaar. In Timewax kan ik eenvoudig van het opstellen van een offerte, voor de project planning doorstromen naar de Gantt Chart en daarna voor de resource planning verder in het planbord. De werkelijke gemaakte uren kan ik uiteindelijk met een druk op de knop exporteren en doorsturen naar Unit4.”

“Timewax heeft een heldere en duidelijke interface, is gebruiksvriendelijk en de koppelingen helpen het plannen van resources soepel te laten verlopen”. – Olaf van der Sanden Projectteam manager  bij Xibis

De planning is gekoppeld met de Outlook-agenda’s van alle medewerkers van Xibis. “Het overzetten van de planning naar de agenda’s gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd”, zegt Olaf. Medewerkers van Xibis kunnen met de mobiele app overal de werkelijk gemaakte uren invoeren. Deze uren kunnen ze bij Xibis als een factuurspecificatie uit Timewax halen. Ook dit is waar tijd wordt bespaard door verschillende handmatige handelingen uit het werkproces overbodig te maken. Olaf zegt: “Timewax heeft een heldere en duidelijke interface, is gebruiksvriendelijk en de koppelingen helpen het plannen van resources te versoepelen.”

 

Sneller en soepeler

Xibis plande projecten en resources altijd in Excel. De gemaakte uren werden in zelf ontwikkelde software ingevoerd. Dit was een prima oplossing, tot de organisatie flink ging groeien. Het overzicht in de planning verdween. Verschillende planningsprocessen namen steeds meer tijd in beslag. Xibis realiseerde zich dat deze manier van plannen niet meer houdbaar was. Het moest anders. 

Het plannen van resources en het registreren van uren werd naar Timewax verhuisd, waardoor het Xibis lukte werkprocessen te versoepelen en te versnellen. Handmatige acties zijn nu geautomatiseerd en Xibis is niet meer afhankelijk van losse softwarepakketten en bestanden. Zo is Xibis klaar voor de toekomst vol groei en succes.

Wil je meer weten?

Neemt contact met ons op en je hoort zo spoedig mogelijk van ons. Interesse in een gratis proefversie? Je kan Timewax 30 dagen lang gratis uitproberen. Dat is genoeg tijd om alle functies te testen of ze goed bij jouw organisatie passen.

Informatie

Xibis BV

te Gorinchem, Nederland

25+ medewerkers