Waarom centrale flexpools niet werken…

Auteur: Karlijn Dirkx, PlanMen Associate
Waarom centrale flexpools niet werken

Met name in de Gezondheidszorg, maar ook in andere branches, kom je centrale flexpools tegen. Dat is een pool van oproepkrachten en andere flexibele medewerkers die op verschillende plekken in de organisatie ingezet worden.

De personeelsplanning van de flexpool wordt centraal georganiseerd, bijvoorbeeld door het planbureau of een flexbureau. Het doel is om een vangnet te creëren om ‘gaten in het rooster’ van de afdelingen op te vangen en de personeelsinzet efficiënter en goedkoper te organiseren met behoud van kwaliteit van dienstverlening.

Dat klinkt heel mooi, maar de praktijk is anders.


Het werkt niet omdat …

1. Teammanagers regelmatig …

  •  op het laatste moment een oplossing moeten zoeken voor onderbezetting
  •  veel tijd kwijt zijn aan het regelen van een invaller of het uitbesteden aan iemand uit het team

2. Vaste medewerkers bij voorkeur …

  •  binnen het eigen team een oplossing zoeken voor gaten in het rooster
  •  pas op het allerlaatste moment het probleem bij de flexpool neerleggen
  •  zelf ook blijven zoeken naar een oplossing zodat er twee mensen druk zijn om dezelfde dienst in te vullen

3. Flexpoolmedewerkers vaak …

  •  niet flexibel zijn maar altijd op dezelfde dagen en tijden willen werken
  •  niet beschikbaar blijken te zijn als ze gebeld worden
  •  niet op verschillende afdelingen willen werken
  •  niet goed ingewerkt zijn en daardoor maar weinig kunnen doen

Gevolgen

Wat je ziet is dat de centrale flexpool in een neerwaartse spiraal terecht komt. Het vertrouwen in de flexpool neemt af; diensten worden minder vaak en steeds korter van te voren bij de flexpool uitgezet. De kans dat er dan nog een (geschikte) flexpoolmedewerker wordt gevonden wordt steeds kleiner. En dat draagt weer bij aan het afnemen van het vertrouwen.

De ooit met goede bedoelingen opgezette centrale flexpool verdwijnt naar de achtergrond. En de organisatie schrijft weer een niet-afgemaakte en dus mislukte implementatie bij op het lijstje…

Of er wordt na tegenvallende resultaten van de centrale flexpool veel energie gestoken in een tegenbeweging; decentralisatie.


Vrijblijvendheid is de oorzaak

Waar het bij het ‘neerzetten’ van centrale flexpools vaak mis gaat, is dat afdelingen en medewerkers (mogen) kiezen om wel de lusten maar niet de lasten te aanvaarden. Afdelingen mogen zelf bepalen of ze wel of niet gebruik maken van de flexpool, en wanneer en hoe. Ook de flexpoolmedewerkers hebben veel vrijheid om te bepalen óf, wanneer en waar ze willen werken.

De redenen van organisaties, afdelingen en medewerkers om elkaar deze ruimte te geven (en nemen) zijn legitiem. Dat doet echter niet af aan de conclusie: Het is de vrijblijvendheid die de centrale flexpool de das om doet.


Commitment is de oplossing

In een succesvolle zorgorganisatie bestond de situatie zoals hierboven geschetst. De organisatie stond voor de keuze om de flexpool op te heffen of opnieuw in te richten. Uit intern onderzoek bleek dat er veel behoefte was aan rust en tijdsbesparing door een centraal georganiseerd ‘vangnet’. In de vele gesprekken die werden gevoerd tijdens het interne onderzoek kwam ook naar voren dat:

  • Teammanagers bereid waren om zelf bij te dragen door
  •  eigen oproepkrachten over te dragen aan het flexbureau
  •  regelmatig een prognose voor de flexpool af te geven (forecasts)
  •  een deel van hun formatie te reserveren voor inzet van flexpoolmedewerkers
  • Het flexbureau kreeg daardoor de gelegenheid om
  •  passende afspraken te maken met medewerkers over beschikbaarheid
  •  daar waar nodig op tijd extra mensen in te werken.
  • De interviews vooraf en het betrekken van teams en medewerkers bij de nieuwe inrichting van de flexpool leidde tot:
  •  commitment van alle betrokkenen
  •  een gezamenlijke verantwoordelijkheidn
  •  de bereidheid om niet alleen te nemen maar ook te geven

De basis voor succes was gelegd. En zij werkten nog lang en gelukkig….

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Bart van der Wijst
Bart is directeur PlanMen Nederland. PlanMen helpt organisaties bij personeels- en of capaciteitsplanning om mensen en werkzaamheden beter te plannen. Tevens verzorgen PlanMen diverse trainingen op het vlak van Workforce Management.
Optin Architect