Wie wil er zicht op verlof?

Over gemak, overzicht en efficiëntie met verlof aanvragen
Wie wil er zicht op verlof

Het is april. Waarschijnlijk dat het merendeel van je collega’s druk bezig is met vakanties plannen en boeken. Een grote kans dat de verlofaanvragen bij jou als manager al op je bord liggen of nu binnen stromen. Hoe bepaal je wanneer iemand op vakantie kan? Iedereen heeft recht op vakantie. Hoe zorg je ervoor dat de organisatie dan nog door kan draaien? En hoe zorg je ervoor dat je niet onnodig tijd kwijt bent aan het hele proces? Krijg je het al warm van deze vragen? Je bent niet de enige.

Op zorgverlof anticiperen is lastig

Vakantie is niet de enige vorm van verlof. Er is ook zorgverlof. Collega’s gaan naar de dokter, de tandarts, moeten weg vanwege een ziek kind of ze zijn zelf ziek. Zorgverlof komt vaak onverwacht. Het komt zelden voor dat in de ochtend al bekend is dat zoonlief ’s middags zijn been zal breken. Op zorgverlof anticiperen is vaak lastig. Het gat dat bij ziekte in de projectplanning ontstaat zal vooral door flexibiliteit vanuit de organisatie en collega’s opgevuld moeten worden.


Hoe hou jij het saldo bij?

Het bijhouden van alle verlofsaldi en aanvragen van alle medewerkers kan een behoorlijke klus zijn. Veel bedrijven hebben Excel-sheets waar het verlof in wordt bijgehouden. Met een beperkt aantal medewerkers is dat werkbaar.

Te lang doen over het goed- of afkeuren van verlof is geen optie

Groeit het bedrijf en heb je meer collega’s, dan kan de verlofregistratie behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Als manager heb je wel iets beters te doen. Het is geen klus die je te lang kan laten liggen. Medewerkers verdienen vlot duidelijkheid over hun verlofaanvraag, zodat ze bijvoorbeeld zo snel mogelijk hun vliegticket kunnen boeken.

Hou je het verlof in die situatie dan met Excel bij, dan is elke stap, van aanvraag tot antwoord, handmatig. Het afwikkelen van verlofaanvragen is op die manier arbeidsintensief. Medewerkers zelf toegang tot het Excel-bestand geven is af te raden, omdat ze dan meteen alle gegevens van iedereen kunnen inzien.


Automatiseren met een tool

Automatiseren is de oplossing, zodat je uitgekiender kan werken. Met de juiste stukken gereedschap kan je onhandige sheets en formulieren door de (digitale) papierversnipperaar halen. Op drie punten zal automatisering verbetering brengen.

1. Communicatie versnellen

Hoeveel formulieren, belletjes en e-mails over verlofaanvragen ontvang je als manager wel niet? Met een organisatie van een beetje formaat kunnen dit er veel zijn. Elke mail, telefoontje of formulier moet stuk voor stuk handmatig afgehandeld worden. Daarna moet de planner of projectmanager op de hoogte gesteld worden dat een collega in de planning een periode niet beschikbaar is.

Een verlofregistratiesysteem stroomlijnt alle communicatie

Met een handig verlofregistratiesysteem in bijvoorbeeld je projectplanningssoftware of ERP-pakket, wordt alle communicatie gestroomlijnd en nagenoeg geheel geautomatiseerd. De medewerker geeft digitaal zijn verlofaanvraag door. Jij als manager krijgt hier direct een melding van. Met een druk op de knop controleer je de aanvraag en keur je deze goed of af. De planner en projectmanager zien meteen op hun digitale planbord dat een collega een periode niet beschikbaar is. Dit scheelt enorm veel tijd, moeite en fouten.

2. Altijd duidelijkheid

Met een verlofregistratiesysteem geef je de medewerker ook direct duidelijkheid en overzicht. Hij of zij kan eenvoudig zien hoeveel dagen nog aan verlof besteed kan worden. Met een goede tool wordt in het saldo niet alleen de opgenomen vakantiedagen meegeteld, maar ook de geplande. Zo zie je als manager bij nieuwe aanvragen precies hoeveel vakantiedagen je nog kan goedkeuren.

Op deze manier voorkom je ook misverstanden en een lading mailtjes aan personeelszaken met vragen. Dat scheelt een hoop werk voor deze afdeling. Werk je bijvoorbeeld met een planning tool in de cloud, dan is deze informatie voor medewerkers altijd en overal beschikbaar. Dat is handig bijvoorbeeld wanneer een collega op een zaterdagavond een lang weekend weg wil boeken. Op de bank kan hij eenvoudig zijn verlofsaldo checken.

Tijdig bijsturen met zicht op verlofrechten

Je voorkomt zo ook dat medewerkers vergeten hun vakantiedagen op te maken. Misschien raken ze de dagen wel aan het einde van het jaar kwijt. Afhankelijk van de arbeidsvoorwaarden of de cao is het niet altijd mogelijk om onbeperkt vakantiedagen over te hevelen naar het volgende jaar. Met een verlofregistratiesysteem heb je als manager real-time zicht op hoeveel verlofrechten er nog open staan. Zo kan je medewerkers tijdig aanspreken om de dagen op te maken. Zo zit je in december niet plots met een personeelstekort of hoef je medewerkers niet teleur te stellen, omdat het werk geen verlof toelaat. Het overzicht dat de software creëert, stelt jou als manager in staat om tijdig bij te sturen.

3. Historie en rapportage

Een ander voordeel van werken met een verlofregistratiesysteem is dat de historie ook beschikbaar is. Werk je met een Excel-sheet, dan moet je elk jaar met een nieuw leeg bestand beginnen. Zo kan je wel terugkijken, maar het goed analyseren van de data is lastig. Werk je met papieren formulieren, dan is analyseren van de historie zeker een uitdaging.

Historische gegevens maken de pieken in verlof zichtbaar

Met een goed verlofregistratiesysteem wordt alle informatie analyseerbaar bijgehouden. Werkt deze tool samen met goede software voor projectplanning, dan kan je eenvoudig een uitgebreide analyse van de algehele bezetting binnen de organisatie uitvoeren. Ook krijg je zo duidelijkheid in het ziekteverlof. Je kan op deze manier interessante inzichten krijgen. Historische gegevens maken namelijk de pieken in verlof goed zichtbaar. In de planning van projecten kan je hier al rekening mee houden.


Conclusie

Uiteindelijk moet de wijze van verlofregistratie passen bij de omvang van de organisatie. Werk je met vijf collega’s dan is een uitgebreide automatisering van het verlofproces niet zo interessant.

Wordt het bedrijf groter, dan is een verlofregistratiesysteem onmisbaar. Dat medewerkers met vakantie gaan voorkom je niet. Het houdt ze gezond en gemotiveerd. Een goed systeem geeft overzicht en geeft je de mogelijkheid om op tijd te anticiperen. Zo voorkom je verrassingen en bespaar je veel tijd met taken die je eigenlijk sneller kan uitvoeren.

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Neem contact op met Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark is directeur Sales & Marketing bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).