Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Planning maken? Waarom eigenlijk?

Nog steeds wordt er door veel dienstverleners te veel tijd verspild en tijd is voor deze bedrijven nog steeds geld. Met grip op de factor tijd kunnen ze hun producten en diensten aan de samenleving verbeteren. Het maken van een goede planning helpt daarbij.

Planning maken - Een illustratie van een vraagteken op een oranje cirkel

Waarom plannen?

Omdat je niet geregeerd wil worden door de waan van de dag. En dat deze waan de agenda voor morgen bepaalt. Regeren is vooruitzien en een planning maken is het instrument. Maar hoever plan je dan vooruit?

Dat hangt af van hoever je vooruit kunt kijken. Naarmate activiteiten verder in de toekomst liggen zul je steeds grover plannen. Je plant ze wel, met bijvoorbeeld een Gantt Chart, maar niet in detail.

Werkplanning maken - Een illustratie van het planbord van Timewax. Een functie perfect voor het maken van een planning

Werkplanning maken

Je zult al zo goed mogelijk medewerkers willen reserveren voor de gehele looptijd van het project. Naarmate activiteiten dichterbij komen zul je een operationele werkplanning gaan maken.

Bij grote projecten kijk je naar de komende vier tot zes weken. Je werkt een fase uit in activiteiten en eventueel subactiviteiten. Vanuit hier ga je een planning per medewerker maken en activiteiten toewijzen. In Timewax doe je dit met behulp van ons Planbord.

Werkplanning maken - Een illustratie van het planbord van Timewax. Een functie perfect voor het maken van een planning
Weekplanning maken - Een illustratie van de Microsoft Outlook agenda in Office 365

Weekplanning maken

Veel bedrijven maken een planning per week, omdat een week een mooi afgerond geheel is. Ze maken eenmaal per week de planning op voor de komende week en dit is voor iedereen dan het uitgangspunt.

Je hoeft natuurlijk niet per week een planning te maken. Het kan bijvoorbeeld ook per dag. Denk aan bedrijven die medewerkers op acute incidenten moeten plannen. Die incidenten kunnen ze natuurlijk pas op de dag zelf zien aankomen.

Omschakelen naar iets professionelers

“Kleinere bedrijven kunnen het plannen vaak prima af met een Excel-document. Op een gegeven moment moet je als bedrijf de omslag maken naar iets professionelers, zoals Timewax.”

Portret van Kendra van Zessen van KPN Werkplek

Kendra van Zessen | KPN Werkplek

PROJECTMANAGER
Stop met Excel - Een illustratie van een project en resource planning in Excel

Stop met Excel

Als je slechts een handjevol medewerkers plant, dan is Excel een prima tool om een planning in te maken. Het is overzichtelijk en je kan prima iedereen per e-mail of per telefoon informeren over de planning en wijzigingen daarin.

Bij een stuk meer medewerkers wordt het lastiger. Zeker ook als je vaak wijzigingen in de planning hebt. In Excel kun je niet slepen, maar moet je cellen gaan kopiëren. Dat is omslachtig en op die manier is een fout snel gemaakt.

Stop met Excel - Een illustratie van een project en resource planning in Excel
Voorbij Excel - Een illustratie van een project planning die op verschillende apparaten tegelijk wordt getoond.

Voorbij Excel

Het wordt dan tijd voor een planning tool die echt invulling geeft aan het maken van een planning door te slepen en bovendien signaleert op werkbare uren, conflicten en overboekingen, zodat fouten tot het verleden behoren.

Bovendien wil je dat iedereen overal en altijd de planning kan raadplegen en bewerken. Dat gaat niet met Excel. Dat vraagt om een online planning tool die bovendien ook met meerdere ‘devices’ te gebruiken is.

Integraties

Om het maken van een planning nog soepelere te laten verlopen hebben we een aantal standaardkoppelingen ontwikkeld, zodat je gegevens niet dubbel hoeft te onderhouden. Ben je een technische nerd? Dan kun je ook zelf koppelingen maken met onze API.

Eenvoudig planbord - Een illustratie van de Timewax-functie Planbord

Eenvoudig planbord

Wij hebben ons laten inspireren door ouderwetse planborden. De planning maken op zo’n bord is heel gebruikelijk. Het concept van zo’n planbord is goed. Het is heel visueel en iedereen begrijpt hoe het werkt.

In Timewax maak je een online planning in onze Planbord functie. Je kunt op zowel dag- als weekniveau werken. Plannen is eenvoudig slepen van medewerkers naar projecten. En bovendien is ons planbord online.

Eenvoudig planbord - Een illustratie van de Timewax-functie Planbord
Agenda systeem - Een illustratie van de Microsoft Outlook agenda in Office 365

Agenda-systeem

Met de iCalendar functie en de koppelingen met Office 365 of Google Calendar brengen we de planning naar jouw favoriete agenda-systeem. De planning is daarmee inzichtelijk in een extra agenda of in de standaard agenda. Het is zelfs mogelijk om medewerkers vanuit hun Outlook agenda te laten plannen. Dit is vooral handig wanneer medewerkers zelf afspraken met klanten mogen maken. Op deze manier is de planner altijd op de hoogte van de beschikbaarheid van medewerkers.

Met een agendakoppeling hebben medewerkers altijd de meest actuele planning bij de hand, in een systeem waar ze al aan gewend zijn. Opmerkingen zijn ook inzichtelijk en met een link kunnen medewerkers de voortgang melden.

Analytics - Een illustratie van de analytics functie van Timewax

Analytics

Maak je een planning voor een project, dan wil je waarschijnlijk ook de resultaten van het project achteraf analyseren op marge en prestatie. Zo zorg je ervoor dat je bedrijf van ervaringen leert en de volgende keer nog beter zal presteren. Dit analyseren kan perfect met Analytics van Timewax.

Met deze functie krijg je toegang interactieve grafieken en tabellen. Zo kan je eenvoudig dieper in de data duiken en zorg je ervoor dat iedereen in je bedrijf informatie op dezelfde manier gepresenteerd krijgt.

Analytics - Een illustratie van de analytics functie van Timewax
Mobiele app - Een illustratie van een smartphone die de planning van een resource in Timewax toont

Mobiele app

Met de Mobiele app voor iPhone en Android hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun online planning. Perfect voor medewerkers in de buitendienst. Wijzigingen in de planning tool worden meteen doorgezet.

Naast het bekijken van de planning is het ook mogelijk om de werkelijk bestede uren te registreren. Aanvullend kan ook de voortgang worden gerapporteerd met een percentage gereed en nog benodigde uren.

Klanten rekenen op ons

Onze klanten zijn dienstverleners in allerlei branches. Ze moeten dagelijks projecten en medewerkers plannen om de beste service aan hun klanten te kunnen garanderen. Daar helpen wij ze bij. Bekijk meer van onze klanten.

Wil je meer weten?

Neemt contact met ons op en je hoort zo spoedig mogelijk van ons. Interesse in een gratis proefversie? Je kan Timewax 30 dagen lang gratis uitproberen. Dat is genoeg tijd om alle functies te testen of ze goed bij jouw organisatie passen.