Planning software accountantskantoren

Eenvoud

Wij geven je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en de inzet op opdrachten met ons digitale planbord. Zo kun je als opdrachtleider heel visueel inzicht krijgen in de planning. En daarnaast wordt plannen eenvoudig, want het is niets anders dan slepen met digitale magneten.

Ons planbord is online. Hierdoor geeft het wijzigingen in de planning direct door aan de medewerkers via Outlook. Met notificaties worden korte termijn wijzigingen extra onder de aandacht gebracht bij de medewerkers. Daarnaast kunnen ze zelf afspraken in Outlook aan klanten koppelen, die direct in het planbord worden weergegeven.

Selecties

In het planbord kan je zelf selecties maken en deze opslaan waardoor je heel snel veel gebruikte zoekopdrachten kunt uitvoeren. Zo kan je bijvoorbeeld voor een bepaalde vestiging selecties maken om bijvoorbeeld onderscheid te maken in assistent accountants, accountants en register accountants.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je medewerkers kan je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van IFRS, Basel II of bedrijfswaardering. Op die manier kun je heel snel met een een paar klikken  zien welke kennis en vaardigheden voor jouw opdracht beschikbaar zijn.

Controle

Het planbord kan door iedereen tegelijkertijd gebruikt worden en is altijd actueel. Hierdoor kijken partners, kantoormanagers en opdrachtleiders altijd naar één versie van de waarheid. Maar je wilt natuurlijk niet dat iedereen zo maar de planning kan wijzigen.

Met gebruikersprofielen kan je bepalen wat gebruikers mogen doen. Bijvoorbeeld dat assistenten alleen maar mogen raadplegen. En dat dat de afdeling administratie alleen maar de eigen planning van boekhouders, fiscalisten en salarisadministrateurs mag bewerken, maar wel in andere vestigingen mag kijken.

Aanvragen

In het planbord zou je aanvragen van klanten kunnen vastleggen, zoals bijvoorbeeld het zoeken naar een adviseur met verstand van Cyber security en ISO27001. Daarna kan je eenvoudig op basis van die competenties een adviseur zoeken.

We kunnen aanvragen nog meer stroomlijnen met onze workflow resource aanvragen. Zo kan een opdrachtleider zoeken naar een accountant met verstand van waarderingsgrondslagen in de financiële sector. Hij kan direct de beschikbaarheid checken, een voorkeur aangeven en vervolgens de aanvraag indienen bij de betreffende vestigingsmanager.

Snelle invoer

Met de functie urenstaten kunnen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week indienen. Ze kopiëren namelijk eenvoudig de planning uit Outlook naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven medewerkers alleen aanpassingen te maken als dat nodig is. Dat versnelt het proces en voorkomt fouten.

Zo krijg je snel een betrouwbaar beeld of je voor je klanten binnen budget blijft. Elk uur dat je te veel besteedt aan controle en samenstelopdrachten komt al snel uit je eigen portemonnee. Ook voor opdrachten op regiebasis wil je tijdig zien of er een overbesteding aan zit te komen. Zo kun je de verwachtingen van je klant op tijd managen.

Automatisch najagen

De planning software van Timewax houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je kunt zelf instellen wanneer ze als vervallen beschouwd moeten worden. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer handmatig na te jagen, want dat doen wij voor je. We blijven ze een e-mail sturen, totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport kun je altijd de ontbrekende urenstaten inzien.

Workflow goedkeuring

De werkelijke uren van je medewerkers kan je laten goedkeuren door opdrachtleiders, je partner of door beide. Dit kan je per opdracht sturen. Zo kun je voor grote opdrachten met meerdere assistenten de goedkeuring in ieder geval laten doen door de opdrachtleider, want die kan het werk het beste beoordelen op basis van de inhoud.

Voor de normale periodieken werkzaamheden kun je besluiten om de werkelijke uren alleen goed te laten keuren door de manager of überhaupt niet goed te laten keuren. Zo kun je dus afhankelijk van de aard van de werkzaamheden de juiste workflow hanteren. Zo voorkom je bureaucratie en heb je de nodige flexibiliteit.

Dashboards

Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bedrijf kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een jaarrekening samenstellen voor een grote bank wil je nu eenmaal anders analyseren dan een fiscaal advies.

Je kunt individuele opdrachten voor klanten analyseren, maar ook een branche van klanten en nog veel meer. Dit maakt het een krachtig analyse-instrument. Bovendien kun je per gebruiker ook bepalen welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Financieel

Met opdrachten tegen een vaste prijs kan het ook interessant zijn om te kijken of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met tarieven werken en daardoor ook alles financieel analyseren. Als je een senior accountant inzet terwijl je in de begroting uitging van voornamelijk assistenten, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan kunnen we in onze dashboards zelfs het rendement per opdracht laten zien. De begrote marge kun je dan gaan vergelijken met de werkelijke marge. Hier rekenen we met de werkelijk bestede uren van je medewerkers.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je kantoor kan analyseren. Het geeft bijvoorbeeld een forecast op de bezetting. Daarnaast zie je de beschikbaarheid van je formatie per vestiging, allemaal op basis van de planning.

In deze functie kun je ook je eigen weergaven en selecties maken. Wil je de beschikbaarheid zien in bijvoorbeeld uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren? Dat kan! Je kunt daarnaast filteren naar declarabele opdrachten en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning. De functie Bezetting geeft ze dus precies de informatie die je nodig hebt.