Planning software voor ICT-bedrijven

Balkenplanning

Als je bij een ICT-bedrijf werkt, dan heb je misschien wel eens Microsoft Projects gewerkt. Hiermee kun je een balkenplanning oftewel een Gantt Chart maken. Wij hebben een online variant gemaakt en hem een stuk eenvoudiger gehouden. Alle complexiteit hebben we er uit gelaten.

Als projectmanager wil je de planning van grote implementatie en software-ontwikkeling projecten graag visualiseren. Zeker als je veel verschillende activiteiten hebt die ook nogs een van elkaar afhankelijk zijn. Door de planning visueel te maken krijg je namelijk meer grip op het project en het communiceert ook super makkelijk met je projectteam, leveranciers en klanten.

Versies

De project planning van ICT-projecten wil nog wel eens wijzigen. Daarom kan je met onze Gantt Chart verschillende versies van een project planning maken. Dit is erg handig, omdat je zo eenvoudig vorige versies van de planning kan terugkijken en eventueel kan herstellen.

Je kan ook meerdere versies van de project planning met elkaar vergelijken, waardoor je kan zien hoeveel de meest actuele project planning afwijkt van de oorspronkelijke versie. Daarnaast kun je ook werken met concept en definitieve versies. Hierdoor kan je als projectmanager eerst een werkversie maken en bewerken zonder dat iedereen meteen deze planning kan zien.

Voortgang

In Timewax kan je als projectmanager de voortgang van projecten en activiteiten bijhouden. Je kan er ook voor kiezen om niet zelf, maar de uitvoerende ontwikkelaars, testers of consultants de voortgang te laten bijhouden. Zij kunnen dit op meerdere plekken in Timewax doen, zoals in urenstaten, de mobiele app en zelfs direct vanuit Outlook.

De voortgang wordt automatisch in de Gantt Chart per activiteit weergegeven, zodat je gelijk ziet of je ergens uitloopt. Doordat je de mijlpalen en afhankelijkheden van een project kan bepalen, kunnen we je direct het kritieke pad tonen. Dit pad is belangrijk, want zo zie je meteen of deadlines bij vertraging in gevaar komen.

SCRUM

Werken je software development teams volgens SCRUM? De Gantt Chart functie is namelijk ook een goede tool om Sprints en User Stories te visualiseren. Werk je met meerdere SCRUM-teams tegelijk? De multi-project weergave van de Gantt Chart geeft je dan eenvoudig een totaal overzicht van alle lopende (SCRUM) projecten.

In dit support artikel hebben we uitgewerkt hoe SCRUM termen zich vertalen naar begrippen in Timewax. Het beschrijft stap voor stap onze best practice hoe je SCRUM projecten opzet, hoe je Sprints en User Stories plant en hoe je vervolgens over de voortgang kan rapporteren.

Eenvoud

Met ons digitale planbord krijg je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en de inzet op projecten. Met het planbord kunnen ICT-bedrijven heel visueel met onze planning software werken. Dat geeft direct inzicht en plannen wordt heel eenvoudig, want het is niets anders dan slepen met digitale magneten.

Het planbord is online en geeft wijzigingen direct door aan de medewerkers, bijvoorbeeld via Outlook. Heb je medewerkers in de buitendienst en zijn die vaak onderweg? Dat is geen probleem. Wij stellen ze via onze mobiele app direct van alle wijzigingen in de planning op de hoogte.

Weergaven

In het planbord kan je persoonlijke en gedeelde weergaven maken waarmee je snel inzicht krijgt in de beschikbaarheid van je medewerkers. Zo kan je bijvoorbeeld voor de afdeling ontwikkeling weergaven opstellen om makkelijk ontwikkelaars, testers en projectmanagers van elkaar te onderscheiden.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je ontwikkelaars wil je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van JAVA, PHP, Pega, Android en iOS. Want niets is fijner dan met een paar klikken kunnen zien welke kennis en vaardigheden voor je project beschikbaar zijn.

Rechten

Het planbord is een echt multi-user systeem, zodat iedereen tegelijkertijd in de planning kan werken. Hierdoor kijken planners, managers en projectmanagers altijd naar de meest actuele planning. Zo is er altijd maar één versie van de waarheid.

Met gebruikersprofielen kan je bepalen wat gebruikers mogen doen, bijvoorbeeld alleen de planning raadplegen. Daarnaast kan je bepalen welke gegevens ze mogen bekijken. Zo kan je instellen dat de afdeling support alleen maar de planning mag bewerken van alle beheerders, support engineers en service managers.

Aanvragen

Je kan het systeem zo instellen dat bijvoorbeeld account managers alleen maar aanvragen op projecten mogen boeken. Zo geven ze bijvoorbeeld aan dat ze voor een klant een consultant nodig hebben met verstand van Cybersecurity en Ethical hacking. De planner kan dan eenvoudig met die criteria beschikbare consultants vinden.

We bieden ook een uitgebreide workflow met de functie resource aanvragen. Zo kan bijvoorbeeld een projectmanager iemand zoeken met verstand van SAP en ICT-architectuur. De projectmanager kan daarna zelf de beschikbaarheid checken en vervolgens de aanvraag indienen.

Snelle invoer

Met de functie urenstaten kunnen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week indienen. Ze kopiëren namelijk eenvoudig de planning naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven je medewerkers alleen aanpassingen te maken als dat nodig is. Dat versnelt het proces en voorkomt fouten.

Dat geeft extra grip op je ICT-projecten. Voor je projecten tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen budget blijft. Elk uur te veel besteedt komt namelijk uit de eigen portemonnee. Ook voor projecten op nacalculatie wil je op tijd een gesprek met je klant kunnen voeren als je ziet dat er een overbesteding aan zit te komen.

Automatisch najagen

De planning software van Timewax houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je kunt zelf bepalen wanneer dat voor jouw bedrijf het geval is. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer handmatig na te jagen. Dat doen wij dus voor je. We blijven ze een e-mail sturen, totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport kun je altijd zien wie er achter loopt.

Workflow goedkeuring

De werkelijke uren van je medewerkers kan je laten goedkeuren door projectmanagers, afdelingsmanagers of door beide. Dit kan je per project sturen. Dat is wel zo handig, want projecten, managed services en adviesopdrachten zijn verschillend. Hierdoor vragen ze om een andere workflow.

Dashboards

Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bedrijf kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een software development project wil je nu eenmaal anders analyseren dan beheerswerkzaamheden.

Je kunt individuele opdrachten voor klanten analyseren, maar ook groepen van klanten, een geheel portfolio en nog veel meer. Dit maakt het een krachtig analyse-instrument. Bovendien kun je per gebruiker ook bepalen welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Voortgang

Voor implementatie en software development projecten hebben we specifieke dashboards ontwikkeld. In Timewax kun je namelijk per onderdeel van je project de voortgang bijhouden. Daardoor kun je in onze dashboards precies zien of je op koers of dat je moet bijsturen. We doen ook een voorspelling over het verwachte begrotingsresultaat.

Daarnaast kun je ook precies zien wanneer de voortgang voor het laatst door je medewerkers is bijgewerkt. Zo zie je meteen hoe actueel de getoonde informatie is. Dat is wel zo belangrijk om te weten, voordat je eventueel maatregelen gaat nemen.

Financieel

Met projecten en managed services tegen een vaste prijs kan het ook interessant zijn om te kijken of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met tarieven werken en daardoor ook alles financieel analyseren. Als je een senior ICT-consultant inzet terwijl je in de begroting uitging van een junior consultant, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan kunnen we in onze dashboards zelfs het rendement per opdracht laten zien. De begrote marge kun je dan gaan vergelijken met de werkelijke marge. Hier rekenen we met de werkelijk bestede uren van je medewerkers.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je bedrijf kan analyseren. Het geeft bijvoorbeeld een forecast op de toekomstige werkdruk naar afdeling, functie en competentie. Zo kun je gefundeerde beslissing nemen over het uitbreiden dan wel inkrimpen van je personeelsbestand.

In deze functie kun je je eigen weergaven en selecties maken. Zo kun je de beschikbaarheid zien in bijvoorbeeld uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren. Je kunt daarnaast filteren naar facturabele opdrachten en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning.