Planning software voor marketingbureaus

Balkenplanning

Met onze Gantt Chart kun je een zogenoemde balkenplanning maken. Hiermee kunnen bureaus eenvoudig hun campagnes visualiseren en communiceren met de klant. Op die manier maak je voor de klant duidelijk in welke stappen het proces verloopt, wanneer welke mijlpalen worden gerealiseerd en ook welke inzet van de klant wordt verwacht.

In onze Gantt Chart heb je de flexibiliteit om voor de klant een andere versie te maken dan voor intern gebruik. Zo zou je bijvoorbeeld voor een nieuwe website een balkenplanning kunnen maken met deelopleveringen die zinvol zijn voor de klant, terwijl je voor interne communicatie met Sprints werkt.

Versies

De planning van campagnes en projecten veranderen nog wel eens. Daarom kan je met onze Gantt Chart verschillende versies van een project planning maken. Dit is erg handig, omdat je zo eenvoudig vorige versies van de planning kan terugkijken en eventueel kan herstellen.

Je kan ook meerdere versies van een balkenplanning met elkaar vergelijken, waardoor je kan zien hoeveel de meest actuele project planning afwijkt van de oorspronkelijke versie. Daarnaast kun je ook werken met concept en definitieve versies van de planning. Hierdoor kan je als projectmanager eerst even met de planning spelen, voordat iedereen hem kan zien.

Voortgang

In Timewax kan je als projectmanager ook de voortgang van je campagnes en projecten bijhouden. Je kan ook de uitvoerende creatives en techies de voortgang laten rapporteren. Dat kan op meerdere plekken in Timewax, zoals in urenstaten, de mobiele app en zelfs direct vanuit Outlook of de Google agenda. Met een slider kunnen ze heel snel het percentage gereed melden.

De voortgang wordt automatisch in de Gantt Chart per activiteit weergegeven, zodat je gelijk ziet of je ergens uitloopt. Doordat je de mijlpalen en afhankelijkheden van een campagne kan bepalen, kunnen we je direct het kritieke pad tonen. Dit pad is belangrijk, want zo zie je meteen of deadlines bij vertraging in gevaar komen.

SCRUM

Werken je voor je interactive projecten met SCRUM? De Gantt Chart functie is namelijk ook een goede tool om Sprints en User Stories te visualiseren. Werk je met meerdere SCRUM-teams tegelijk? De multi-project weergave van de Gantt Chart geeft je dan eenvoudig een totaal overzicht van alle lopende (SCRUM) projecten.

In dit support artikel hebben we uitgewerkt hoe SCRUM termen zich vertalen naar begrippen in Timewax. Het beschrijft stap voor stap onze best practice hoe je SCRUM projecten opzet, hoe je Sprints en User Stories plant en hoe je vervolgens over de voortgang kan rapporteren.

Eenvoud

Met ons planbord krijg je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en hun inzet op campagnes en projecten. Ken je het ouderwetse planbord aan de muur nog? Ons digitale planbord is op dat concept gebaseerd. Eenvoudig en iedereen begrijpt hoe het werkt. Plannen wordt simpelweg een kwestie slepen met digitale magneten.

Ons planbord is online en geeft wijzigingen direct door aan de medewerkers en freelancers, bijvoorbeeld via Outlook en de Google agenda. Ben je op locatie voor photoshoots of filmopnamen? Dan houdt onze mobiele app je op de hoogte van de planning.

Filteren

In het planbord kan je weergaven maken waarmee je heel makkelijk kunt filteren. Zo kan je bijvoorbeeld voor je development team weergaven maken om bijvoorbeeld onderscheid te maken in interaction designers, front-end, back-end, full stack en mobile developers.

Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je developers wil je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van bijvoorbeeld React, Angular, Vue.js, Java, Node.js en Django. Want niets is fijner dan met een paar klikken kunnen zien welke kennis en vaardigheden voor je project beschikbaar zijn.

Samen werken

Het planbord is een echt multi-user systeem, zodat iedereen tegelijkertijd in de planning kan werken. Hierdoor kijken traffic managers, team leads en projectmanagers altijd naar de meest actuele planning. Zo is er altijd maar één versie van de waarheid.

Met gebruikersprofielen kan je bepalen wat gebruikers mogen doen, bijvoorbeeld alleen de planning raadplegen. Daarnaast kan je zelf bepalen welke gegevens ze mogen bekijken. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat de manager van de studio alleen maar de planning mag bewerken van de art directors, DTP’ers en grafisch vormgevers.

Aanvragen

Je kan het systeem zo gebruiken dat bijvoorbeeld account managers alleen maar aanvragen mogen doen. Hij of zij geeft dan bijvoorbeeld aan dat er een brochure moet worden gemaakt. De traffic manager kan dan eenvoudig op basis van de benodigde vormgever, copywriter en DTP’er vinden.

We bieden ook een uitgebreide workflow met de functie resource aanvragen. Zo kan een projectmanager bijvoorbeeld iemand zoeken met ervaring in ‘Lifestyle & Interior’. Hij of zij checkt de beschikbaarheid, geeft een voorkeur aan en dient de aanvraag in bij de traffic manager.

Snelle invoer

Met de functie urenstaten kunnen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week indienen. Ze kopiëren namelijk eenvoudig de planning naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven je medewerkers alleen aanpassingen te maken als dat nodig is. Dat versnelt het proces en voorkomt fouten.

Dat geeft extra grip op je campagnes en projecten. Voor je projecten tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen budget blijft. Elk uur te veel besteedt komt namelijk uit de eigen portemonnee. Ook voor projecten op nacalculatie wil je op tijd een gesprek met je klant kunnen voeren als je ziet dat er een overbesteding aan zit te komen.

JIRA

Werken je developers met JIRA voor issue en time tracking in het ontwikkelingsproces? Dan is Timewax een mooie aanvulling. We nemen namelijk de geregistreerde tijd op issues automatisch over en plaatsen deze in de urenstaten in Timewax. Hierna vullen developers hun urenstaat aan met de tijd die ze besteed hebben aan bijvoorbeeld overige projecten, campagnes en interne werkzaamheden.

Zo hoeven je developers niet in meerdere systemen dezelfde gegevens in te voeren. Er is één urenstaat in Timewax die ze wekelijks alleen maar hoeven na te lopen en aan te vullen. Dat bespaart ze tijd en het voorkomt fouten.

Automatisch najagen

De planning software van Timewax houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je kunt zelf bepalen wanneer dat voor jouw bureau het geval is. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.

Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer handmatig na te jagen. Dat doen wij dus voor je. We blijven ze een e-mail sturen, totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport kun je altijd zien wie er achter loopt.

Workflow goedkeuring

Om meer grip te krijgen op de werkelijk gemaakte uren, kun je een workflow instellen. Hiermee kun je de ingediende uren van medewerkers laten goedkeuren door de projectmanagers, team leads of beide. Je kan er ook voor kiezen om uren niet goed te laten keuren, bijvoorbeeld voor interne werkzaamheden.

Deze workflow kun je flexibel opzetten en per project sturen. Dat is wel zo handig, want interactive projecten, brand campagnes en studio opdrachten zijn nou eenmaal verschillend van aard. Per project kun je bepalen of goedkeuring überhaupt nodig is en wie de uren dan moet goedkeuren.

Dashboards

Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bureau kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een branding campagne wil je nu eenmaal anders analyseren dan de ontwikkeling van een website.

Je kunt individuele projecten voor klanten analyseren, maar ook groepen van klanten, een hele portfolio van projecten of de resultaten per projectmanager. Dit maakt het een krachtig analyse-instrument. Bovendien kun je per gebruiker ook bepalen welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

Voortgang

In Timewax kun je voor je projecten en campagnes de voortgang bijhouden. Op basis van deze informatie, de werkelijk gemaakte uren en de begroting kunnen onze dashboards precies aangeven of je op koers ligt met je project of dat je moet bijsturen. In onze dashboard doen we ook een voorspelling over het verwachte begrotingsresultaat.

Daarnaast kun je ook precies zien wanneer de voortgang voor het laatst door je medewerkers is bijgewerkt. Zo zie je meteen hoe actueel de getoonde informatie is. Dat is wel zo belangrijk om te weten, want je wil natuurlijk wel beslissingen nemen op basis van actuele informatie.

Marge

Met projecten en campagnes tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met commerciële tarieven werken en daardoor ook alles financieel analyseren. Als je een senior designer inzet terwijl je in de begroting uitging van een junior designer, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.

Werk je met kostprijstarieven? Dan kunnen we in onze dashboards zelfs het rendement per project en campagne laten zien om te analyseren aan welke klanten je het meest verdient. De begrote marge kun je dan ook nog eens gaan vergelijken met de werkelijke marge. Zo kun je de projecten en campagnes op de marge gaan sturen.

Productiviteit

De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je bureau kan analyseren. Het geeft bijvoorbeeld een forecast op de bezetting. Daarnaast zie je de beschikbaarheid van je medewerkers per team, functie en competentie.

In deze functie kun je ook je eigen weergaven en selecties maken. Wil je de beschikbaarheid zien in bijvoorbeeld uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren? Dat kan! Je kunt daarnaast filteren naar facturabele projecten en campagnes en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning. De functie Bezetting geeft ze dus precies de informatie die je nodig hebt.