Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Planning software voor marketingbureaus

Met onze planning software helpen wij marketingbureaus die zich bezighouden met het creëren van reclame, design, branding en digitale oplossingen voor hun klanten. Wij zorgen ervoor dat je efficiënt je campagnes en projecten kunt plannen en tijdig de juiste medewerkers en freelancers toewijst.

Digitale boost voor de planning van je campagnes en projecten

Geen één marketingbureau is hetzelfde. De planning van een branding campagne verloopt anders dan het bouwen van een website of het maandelijks beheren van de Google Ads voor je klanten.

Bij Timewax kun je terecht voor de planning van al je campagnes, projecten, medewerkers en freelancers.

Gantt Chart voor klant communicatie

Planbord voor drag & drop planning

Agenda koppeling voor communicatie medewerkers

Bezettingsoverzicht voor de pijplijn

Dashboards voor inzicht in de marge

Zo bespaar je tijd en rond je alle campagnes en projecten binnen de deadline en het budget af. Tot slot verhoog je ook nog eens de productiviteit van je medewerkers wat direct de omzet verhoogd.

Omschakelen naar iets professionelers

“Kleinere bedrijven kunnen het plannen vaak prima af met een Excel-document. Op een gegeven moment moet je als bedrijf de omslag maken naar iets professionelers, zoals Timewax.”

Portret van Kendra van Zessen van KPN Werkplek

Kendra van Zessen | KPN Werkplek

Communiceer de planning met je klant

Doorlooptijden, mijlpalen en afhankelijkheden

Onze planning software voor ICT-bedrijven beschikt over een Gantt Chart. Hiermee kunnen ze uitstekend de doorlooptijd in plannen

Balkenplanning

Met onze Gantt Chart kun je een zogenoemde balkenplanning maken. Hiermee kunnen bureaus eenvoudig hun campagnes visualiseren en communiceren met de klant. Op die manier maak je voor de klant duidelijk in welke stappen het proces verloopt, wanneer welke mijlpalen worden gerealiseerd en ook welke inzet van de klant wordt verwacht.


In onze Gantt Chart heb je de flexibiliteit om voor de klant een andere versie te maken dan voor intern gebruik. Zo zou je bijvoorbeeld voor een nieuwe website een balkenplanning kunnen maken met deelopleveringen die zinvol zijn voor de klant, terwijl je voor interne communicatie met Sprints werkt.

Met de gantt chart functie van onze planning software kunnen ICT-bedrijven ook verschillende versies van de planning opmaken

Versies

De planning van campagnes en projecten veranderen nog wel eens. Daarom kan je met onze Gantt Chart verschillende versies van een project planning maken. Dit is erg handig, omdat je zo eenvoudig vorige versies van de planning kan terugkijken en eventueel kan herstellen.


Je kan ook meerdere versies van een balkenplanning met elkaar vergelijken, waardoor je kan zien hoeveel de meest actuele project planning afwijkt van de oorspronkelijke versie. Daarnaast kun je ook werken met concept en definitieve versies van de planning. Hierdoor kan je als projectmanager eerst even met de planning spelen, voordat iedereen hem kan zien.

Met de Gantt Chart functie van onze planning software kunnen ICT-bedrijven ook de voortgang van projecten en activiteiten bijhouden

Voortgang

In Timewax kan je als projectmanager ook de voortgang van je campagnes en projecten bijhouden. Je kan ook de uitvoerende creatives en techies de voortgang laten rapporteren. Dat kan op meerdere plekken in Timewax, zoals in urenstaten, de mobiele app en zelfs direct vanuit Outlook of de Google agenda. Met een slider kunnen ze heel snel het percentage gereed melden.


De voortgang wordt automatisch in de Gantt Chart per activiteit weergegeven, zodat je gelijk ziet of je ergens uitloopt. Doordat je de mijlpalen en afhankelijkheden van een campagne kan bepalen, kunnen we je direct het kritieke pad tonen. Dit pad is belangrijk, want zo zie je meteen of deadlines bij vertraging in gevaar komen.

Onze planning software voor ICT-bedrijven werkt ook uitstekend samen met SCRUM

SCRUM

Werken je voor je interactive projecten met SCRUM? De Gantt Chart functie is namelijk ook een goede tool om Sprints en User Stories te visualiseren. Werk je met meerdere SCRUM-teams tegelijk? De multi-project weergave van de Gantt Chart geeft je dan eenvoudig een totaal overzicht van alle lopende (SCRUM) projecten.


In dit support artikel hebben we uitgewerkt hoe SCRUM termen zich vertalen naar begrippen in Timewax. Het beschrijft stap voor stap onze best practice hoe je SCRUM projecten opzet, hoe je Sprints en User Stories plant en hoe je vervolgens over de voortgang kan rapporteren.

Deze bureaus plannen al met onze planning software

    Deze bureaus plannen al met onze planning software

      Grip op de capaciteit met een planbord

      Voorbij Excel met drag & drop

      Planbord met creatives

      Eenvoud

      Met ons planbord krijg je grip op de beschikbaarheid van je medewerkers en hun inzet op campagnes en projecten. Ken je het ouderwetse planbord aan de muur nog? Ons digitale planbord is op dat concept gebaseerd. Eenvoudig en iedereen begrijpt hoe het werkt. Plannen wordt simpelweg een kwestie slepen met digitale magneten.


      Ons planbord is online en geeft wijzigingen direct door aan de medewerkers en freelancers, bijvoorbeeld via Outlook en de Google agenda. Ben je op locatie voor photoshoots of filmopnamen? Dan houdt onze mobiele app je op de hoogte van de planning.

      Weergave marketingbureaus met afdelingen, functies en competenties

      Filteren

      In het planbord kan je weergaven maken waarmee je heel makkelijk kunt filteren. Zo kan je bijvoorbeeld voor je development team weergaven maken om bijvoorbeeld onderscheid te maken in interaction designers, front-end, back-end, full stack en mobile developers.


      Je kan ook competenties aan je medewerkers toekennen. Bij je developers wil je bijvoorbeeld vastleggen hoeveel ze weten van bijvoorbeeld React, Angular, Vue.js, Java, Node.js en Django. Want niets is fijner dan met een paar klikken kunnen zien welke kennis en vaardigheden voor je project beschikbaar zijn.

      Planbord met campagnes en projecten

      Samen werken

      Het planbord is een echt multi-user systeem, zodat iedereen tegelijkertijd in de planning kan werken. Hierdoor kijken traffic managers, team leads en projectmanagers altijd naar de meest actuele planning. Zo is er altijd maar één versie van de waarheid.


      Met gebruikersprofielen kan je bepalen wat gebruikers mogen doen, bijvoorbeeld alleen de planning raadplegen. Daarnaast kan je zelf bepalen welke gegevens ze mogen bekijken. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat de manager van de studio alleen maar de planning mag bewerken van de art directors, DTP’ers en grafisch vormgevers.

      Met onze planning software voor ICT-bedrijven vraag je eenvoudig de gewenste resource aan bij bijvoorbeeld de resource manager

      Aanvragen

      Je kan het systeem zo gebruiken dat bijvoorbeeld account managers alleen maar aanvragen mogen doen. Hij of zij geeft dan bijvoorbeeld aan dat er een brochure moet worden gemaakt. De traffic manager kan dan eenvoudig op basis van de benodigde vormgever, copywriter en DTP’er vinden.


      We bieden ook een uitgebreide workflow met de functie resource aanvragen. Zo kan een projectmanager bijvoorbeeld iemand zoeken met ervaring in ‘Lifestyle & Interior’. Hij of zij checkt de beschikbaarheid, geeft een voorkeur aan en dient de aanvraag in bij de traffic manager.

      Faciliteer zelfplanning door je medewerkers

      Koppel de Outlook-agenda aan onze planning software

      Slimme 2-weg koppeling, zelf te configureren
      Plannen direct vanuit Outlook met onze add-in
      Altijd volledig inzicht in de beschikbaarheid

      Beter worden in plannen

      We bloggen graag over het vakgebied van planning en dan specifiek over de organisatorische klant. Je kan ook onze podcast volgen op Apple Podcasts en Spotify.

      2 Killer KPI’s voor een prognose

      Prognose plannings- en begrotingsverschil op het resultaat van projecten

      Lees de blog

      Projecten op marge plannen

      De toegevoegde waarde van kostprijstarieven bij het plannen van projecten op marge

      Lees de blog

      Scrum: Is een planningstool nodig?

      De toegevoegde waarde van een planningstool bij werken met Scrum

      Lees de blog

      Volledig automatisch

      Het overzetten van de planning naar de agenda’s gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd”

      Olaf van der Sanden

      Olaf van der Sanden | Xibis

      Workflow voor urenstaten en goedkeuren

      Ons planning software laat jouw creatives, techies en marketeers met één klik de werkelijk bestede tijd doorgeven

      Urenstaat marketingbureaus

      Snelle invoer

      Met de functie urenstaten kunnen medewerkers binnen dertig seconden hun uren voor de hele week indienen. Ze kopiëren namelijk eenvoudig de planning naar hun urenstaat. Hierdoor hoeven je medewerkers alleen aanpassingen te maken als dat nodig is. Dat versnelt het proces en voorkomt fouten.

      Dat geeft extra grip op je campagnes en projecten. Voor je projecten tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen budget blijft. Elk uur te veel besteedt komt namelijk uit de eigen portemonnee. Ook voor projecten op nacalculatie wil je op tijd een gesprek met je klant kunnen voeren als je ziet dat er een overbesteding aan zit te komen.

      JIRA

      Werken je developers met JIRA voor issue en time tracking in het ontwikkelingsproces? Dan is Timewax een mooie aanvulling. We nemen namelijk de geregistreerde tijd op issues automatisch over en plaatsen deze in de urenstaten in Timewax. Hierna vullen developers hun urenstaat aan met de tijd die ze besteed hebben aan bijvoorbeeld overige projecten, campagnes en interne werkzaamheden.


      Zo hoeven je developers niet in meerdere systemen dezelfde gegevens in te voeren. Er is één urenstaat in Timewax die ze wekelijks alleen maar hoeven na te lopen en aan te vullen. Dat bespaart ze tijd en het voorkomt fouten.

      Met onze planning software kunnen ICT-bedrijven medewerkers najagen, zodat iedereen hun urenstaten invullen

      Automatisch najagen

      De planning software van Timewax houdt ook bij of de urenstaten vervallen zijn. Je kunt zelf bepalen wanneer dat voor jouw bureau het geval is. Je stelt bijvoorbeeld in dat op maandag om 12:00 uur iedereen zijn urenstaten van de week ervoor ingediend moet hebben.


      Als er vervallen urenstaten zijn, dan herinnert onze planning software automatisch de medewerkers om hun urenstaat in te dienen. Met andere woorden, je hoeft ze niet meer handmatig na te jagen. Dat doen wij dus voor je. We blijven ze een e-mail sturen, totdat ze hun urenstaat indienen. Met een eenvoudig rapport kun je altijd zien wie er achter loopt.

      Autorisatie uren marketingbureaus

      Workflow goedkeuring

      Om meer grip te krijgen op de werkelijk gemaakte uren, kun je een workflow instellen. Hiermee kun je de ingediende uren van medewerkers laten goedkeuren door de projectmanagers, team leads of beide. Je kan er ook voor kiezen om uren niet goed te laten keuren, bijvoorbeeld voor interne werkzaamheden.

      Deze workflow kun je flexibel opzetten en per project sturen. Dat is wel zo handig, want interactive projecten, brand campagnes en studio opdrachten zijn nou eenmaal verschillend van aard. Per project kun je bepalen of goedkeuring überhaupt nodig is en wie de uren dan moet goedkeuren.

      In twee minuten klaar

      “Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerker en sleep ze eenvoudig op een project”

      Martin Embregts | Telindus

      Inzicht in de prestaties met dashboards

      Visueel en interactief analyseren

      Dashboard budget vs werkelijk

      Dashboards

      Met de functie Analytics van onze planning software beschik je over een hele reeks dashboards waarmee je de performance van je bureau kan analyseren. Zo heb je altijd het juiste dashboard voor de juiste soort opdracht, want een branding campagne wil je nu eenmaal anders analyseren dan de ontwikkeling van een website.


      Je kunt individuele projecten voor klanten analyseren, maar ook groepen van klanten, een hele portfolio van projecten of de resultaten per projectmanager. Dit maakt het een krachtig analyse-instrument. Bovendien kun je per gebruiker ook bepalen welke dashboards ze mogen gebruiken en welke gegevens ze mogen zien.

      Dashboard voortgang project

      Voortgang

      In Timewax kun je voor je projecten en campagnes de voortgang bijhouden. Op basis van deze informatie, de werkelijk gemaakte uren en de begroting kunnen onze dashboards precies aangeven of je op koers ligt met je project of dat je moet bijsturen. In onze dashboard doen we ook een voorspelling over het verwachte begrotingsresultaat.


      Daarnaast kun je ook precies zien wanneer de voortgang voor het laatst door je medewerkers is bijgewerkt. Zo zie je meteen hoe actueel de getoonde informatie is. Dat is wel zo belangrijk om te weten, want je wil natuurlijk wel beslissingen nemen op basis van actuele informatie.

      Dashboard financieel marge

      Marge

      Met projecten en campagnes tegen een vaste prijs wil je zien of je binnen het budget in euro’s blijft. In Timewax kun je met commerciële tarieven werken en daardoor ook alles financieel analyseren. Als je een senior designer inzet terwijl je in de begroting uitging van een junior designer, dan zie je met onze dashboards ook de performance in prijsverschillen.


      Werk je met kostprijstarieven? Dan kunnen we in onze dashboards zelfs het rendement per project en campagne laten zien om te analyseren aan welke klanten je het meest verdient. De begrote marge kun je dan ook nog eens gaan vergelijken met de werkelijke marge. Zo kun je de projecten en campagnes op de marge gaan sturen.

      Bezetting voor marketingbureaus

      Productiviteit

      De functie Bezetting is een specifiek dashboard waarmee je uitgebreid de productiviteit van je bureau kan analyseren. Het geeft bijvoorbeeld een forecast op de bezetting. Daarnaast zie je de beschikbaarheid van je medewerkers per team, functie en competentie.


      In deze functie kun je ook je eigen weergaven en selecties maken. Wil je de beschikbaarheid zien in bijvoorbeeld uren, dagen of in een percentage van de werkbare uren? Dat kan! Je kunt daarnaast filteren naar facturabele projecten en campagnes en ook een onderscheid maken in de ‘harde’ en ‘zachte’ planning. De functie Bezetting geeft ze dus precies de informatie die je nodig hebt.

      Integraties voor marketingbureaus

      Onze planning software integreert naadloos met typische systemen waar marketingbureaus mee werken, zoals issue tracking systemen. Daar integreren wij mee en dat bespaart tijd.

      Alle 6 voordelen van onze planning software op een rij

      Met onze planning software voor ICT bedrijven kunnen ze werken op basis van tijd of de financië

      Zowel in uren als financieel

      met onze software werken ICT-bedrijven visueel

      Sterke visualisatie van de planning

      Onze planning software kunnen ICT bedrijven aan hun andere software koppelen

      Integraties met andere pakketten

      Workflow voor resources aanvragen

      Volledige integratie met Outlook

      Interactieve dashboards

      Onze planning software voor marketingbureaus uitproberen?

      Dat kan! Gratis en 30 dagen lang. Je kunt ook alle overige functies in onze software vrijblijvend testen en je hoeft geen credit card gegevens achter te laten. Aarzel niet om contact op te nemen als je hulp nodig hebt. Begin vandaag nog met het besparen van tijd.