Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Resource planning bestrijdt de achilleshiel

Aan het maken van een tijdsplanning zitten twee aspecten, namelijk doorlooptijd en capaciteit. Als dienstverlener heb je vaak meerdere projecten tegelijk lopen. Daarnaast heb je resources (medewerkers) van verschillende afdelingen, functies en competenties. Dat zijn veel elementen om rekening mee te houden. Daarom is een goede resource planning essentieel.

Planning maken - Een illustratie van een vraagteken op een oranje cirkel

Tijdsplanning maken?

De doorlooptijd is de lengte van een activiteit, maar alleen zegt het niets over de benodigde capaciteit in werkuren om de activiteit uit te voeren. Een activiteit kan namelijk maar vijf dagen duren, terwijl je 160 uren capaciteit nodig hebt.

De doorlooptijd plannen is handig bij projecten die langer dan vier weken duren, met meerdere activiteiten en betrokken medewerkers. Echter, bij kleinere opdrachten sla je dit over en maak je direct een capaciteitsplanning.

Een illustratie van de Timewax-functie Gantt Chart

Doorlooptijd plannen

Je gaat eerst je project uiteen rafelen in fasen en activiteiten. Vervolgens ga je de doorlooptijd plannen. Ook bepaal je voor elke activiteit de start- en einddatum en eventuele afhankelijkheden met andere activiteiten.

Het plannen van de doorlooptijd doe je in Timewax met de Gantt Chart. Met deze functie maak je een visuele weergave van je project, waardoor deze perfect als communicatiemiddel voor je klant en projectteam is.

Een illustratie van de Timewax-functie Gantt Chart
Eenvoudig planbord - Een illustratie van de Timewax-functie Planbord

Capaciteitsplanning

Vervolgens worden bij de capaciteitsplanning de medewerkers ingepland om de activiteit uit te voeren. Op basis van een eventuele Gantt Chart en de benodigde werkuren, worden een of meerdere resources ingepland.

Het maken van de capaciteitsplanning doe je in Timewax met het Planbord. Met deze functie behoud je een goed overzicht van de beschikbaarheid, waardoor je eenvoudig medewerkers naar projecten kan slepen.

Een illustratie van het Griekse personage Achilles

En nu de achilleshiel

En wat als je nu tien projecten hebt met ieder vijftien activiteiten en onderlinge afhankelijkheden? Daarnaast zet je meerdere resources met verschillende kwaliteiten in. En ze werken ook nog eens aan meerdere projecten tegelijk.

Daar gaat het mis. De Gantt Chart methode biedt geen overkoepelend resource overzicht, want het kijkt slechts naar de planning van één project tegelijk. Je mist een totaaloverzicht van resources. Daarmee is dit is de achilleshiel.

Een illustratie van het Griekse personage Achilles
Een illustratie van de Timewax functie Bezetting

Resource planning is de sleutel

Met het instellen van contracturen per medewerker en de algemene feestdagen worden de totale werkbare uren bepaald. Naast projecten worden ook lijnactiviteiten en afwezigheid (bijv. vakantie) ingepland.

Daarmee krijg je een totaaloverzicht van de beschikbaarheid. In Timewax is dit vormgegeven met de Bezetting functie. Hierin kun je eenvoudig medewerkers plannen op projecten, overige activiteiten en afwezigheid.

Analytics - Een illustratie van de analytics functie van Timewax

Data verzamelen met je resource planning

Het is belangrijk dat je organisatie zich blijft verbeteren. Zoals ze zeggen, stilstand is achteruitgang. Wat kan helpen is door terug te kijken naar de resultaten van de resource planning uit je digitale planbord en de werkelijke prestaties te analyseren. Zo weet je of de verwachte benodigde tijd voldoende was of dat men tekort kwam.

Alleen naar het verleden kijken is doorgaans niet voldoende, een blik in de toekomst werpen is ook van belang. Want hoe staat het met de bezetting? Is er nog voldoende werk of moeten er nog extra opdrachten gescored worden, zodat de pijplijn vol blijft.

Analytics - Een illustratie van de analytics functie van Timewax

Integraties

We hebben een aantal standaardkoppelingen ontwikkeld, zodat je gegevens niet dubbel hoeft te onderhouden. Ben je een technische nerd, dan hebben we iets moois voor jou. Je kunt namelijk ook zelf koppelingen maken met onze API.

Klanten rekenen op ons

Onze klanten zijn dienstverleners in allerlei branches. Ze plannen dagelijks projecten en resources, zodat ze de beste service aan hun klanten te kunnen garanderen. Daar helpen wij ze bij. Bekijk meer van onze klanten.

Wil je meer weten?

Neemt contact met ons op en je hoort zo spoedig mogelijk van ons. Interesse in een gratis proefversie? Je kan Timewax 30 dagen lang gratis uitproberen. Dat is genoeg tijd om alle functies te testen of ze goed bij jouw organisatie passen.