Resource planning bestrijdt de achilleshiel
Aan het maken van een tijdsplanning zitten twee aspecten, namelijk doorlooptijd en capaciteit. Als dienstverlener heb je vaak meerdere projecten tegelijk lopen. Daarnaast heb je resources (medewerkers) van verschillende afdelingen, functies en competenties. Dat zijn veel elementen om rekening mee te houden. Daarom is een goede resource planning essentieel.
Tijdsplanning maken?
De doorlooptijd is de lengte van een activiteit, maar alleen zegt het niets over de benodigde capaciteit in werkuren om de activiteit uit te voeren. Een activiteit kan namelijk maar vijf dagen duren, terwijl je 160 uren capaciteit nodig hebt.
De doorlooptijd plannen is handig bij projecten die langer dan vier weken duren, met meerdere activiteiten en betrokken medewerkers. Echter, bij kleinere opdrachten sla je dit over en maak je direct een capaciteitsplanning.
Doorlooptijd plannen
Je gaat eerst je project uiteen rafelen in fasen en activiteiten. Vervolgens ga je de doorlooptijd plannen. Ook bepaal je voor elke activiteit de start- en einddatum en eventuele afhankelijkheden met andere activiteiten.
Het plannen van de doorlooptijd doe je in Timewax met de Gantt Chart. Met deze functie maak je een visuele weergave van je project, waardoor deze perfect als communicatiemiddel voor je klant en projectteam is.
Capaciteitsplanning
Vervolgens worden bij de capaciteitsplanning de medewerkers ingepland om de activiteit uit te voeren. Op basis van een eventuele Gantt Chart en de benodigde werkuren, worden een of meerdere resources ingepland.
Het maken van de capaciteitsplanning doe je in Timewax met het Planbord. Met deze functie behoud je een goed overzicht van de beschikbaarheid, waardoor je eenvoudig medewerkers naar projecten kan slepen.
En nu de achilleshiel
En wat als je nu tien projecten hebt met ieder vijftien activiteiten en onderlinge afhankelijkheden? Daarnaast zet je meerdere resources met verschillende kwaliteiten in. En ze werken ook nog eens aan meerdere projecten tegelijk.
Daar gaat het mis. De Gantt Chart methode biedt geen overkoepelend resource overzicht, want het kijkt slechts naar de planning van één project tegelijk. Je mist een totaaloverzicht van resources. Daarmee is dit is de achilleshiel.
Volledig automatisch
Het overzetten van de planning naar de agenda’s gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd”
Olaf van der Sanden | Xibis
PROJECTTEAM MANAGER
Resource planning is de sleutel
Met het instellen van contracturen per medewerker en de algemene feestdagen worden de totale werkbare uren bepaald. Naast projecten worden ook lijnactiviteiten en afwezigheid (bijv. vakantie) ingepland.
Daarmee krijg je een totaaloverzicht van de beschikbaarheid. In Timewax is dit vormgegeven met de Bezetting functie. Hierin kun je eenvoudig medewerkers plannen op projecten, overige activiteiten en afwezigheid.
Data verzamelen met je resource planning
Het is belangrijk dat je organisatie zich blijft verbeteren. Zoals ze zeggen, stilstand is achteruitgang. Wat kan helpen is door terug te kijken naar de resultaten van de resource planning uit je digitale planbord en de werkelijke prestaties te analyseren. Zo weet je of de verwachte benodigde tijd voldoende was of dat men tekort kwam.
Alleen naar het verleden kijken is doorgaans niet voldoende, een blik in de toekomst werpen is ook van belang. Want hoe staat het met de bezetting? Is er nog voldoende werk of moeten er nog extra opdrachten gescored worden, zodat de pijplijn vol blijft.
Integraties
Je kan de software die je al gebruikt aan Timewax koppelen. Dit is handig, want zo hoef jij je gegevens niet dubbel te onderhouden. Je kan hiervoor een van onze basiskoppelingen gebruiken. Ben je een technische nerd? Dan kan je met onze API ook zelf koppelingen maken.
Doe je mee?
Onze klanten zijn dienstverleners in allerlei branches. Ze moeten dagelijks projecten en medewerkers plannen om de beste service aan hun klanten te kunnen garanderen. Daar helpen wij ze graag bij. Mogen wij jou helpen?
Wil je meer weten?
Neemt contact met ons op en je hoort zo spoedig mogelijk van ons. Interesse in een gratis proefversie? Je kan Timewax 30 dagen lang gratis uitproberen. Dat is genoeg tijd om alle functies te testen of ze goed bij jouw organisatie passen.