Hoe goed is jouw planning op orde? 4 signalen waar je op moet letten

Hoe goed is jouw planning op orde? 4 signalen waar je op moet letten

Dat een goede planning de bedrijfsvoering ondersteunt weten we allemaal. Maar hoe weet je wanneer een planning goed is? Waar moet je dan op letten? In dit artikel bespreken we 4 signalen waaraan je kunt zien of jouw planning goed op orde is.

Signaal 1: Inzicht in je bezetting

Heb jij inzicht in je bezetting? Kun je in één oogopslag zien hoeveel van je resources – medewerkers, freelancers, etc. – je beschikbaar hebt voor nieuwe projecten? Dat zijn de eerste vragen die je jezelf moet stellen als je kijkt naar je planning. Het gaat dus niet alleen om het volplannen van je resources, maar om de vraag of jouw planning laat zien of er ruimte is om te leveren aan nieuwe klanten.

Signaal 2: Inzicht voor de werknemers

Dat jij als planner inzicht en overzicht hebt is natuurlijk een goed begin. Maar kunnen de medewerkers en/of externe freelancers ook zelf zien wat de planning is en wat ze kunnen doen? Nu hybride werken de norm is geworden is dit inzicht essentieel om het werk soepel te laten verlopen. Zorg er dus voor dat jouw planning gesynchroniseerd wordt met iedereens persoonlijke werkagenda.

Signaal 3: Overzicht voor managers & stakeholders

Zodra je inzicht hebt gecreëerd voor jezelf en alle medewerkers is het belangrijk om je planning overzichtelijk te maken voor de managers en stakeholders van het bedrijf. Op die manier kunnen zij gemakkelijk bijsturen, bijvoorbeeld door werk over te dragen, projectscopes aan te passen, nieuwe werknemers te werven, of juist de bezetting vullen met nieuwe projecten.

Signaal 4: Zit iedereen op de juiste plek

Een gevulde planning ziet er natuurlijk prachtig uit, maar zie jij of iedereen op de juiste plek zit? Een goede planningstool geeft inzicht in de competenties en ervaring van je resources. Zo kun je voorkomen dat er structureel onder of boven niveau wordt gewerkt en dat werknemers burned of bored out raken. In plaats daarvan zorgt jouw planning ervoor dat ze zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen voor hun kwaliteiten.

Conclusie

Het resultaat van een goede planning is dus inzicht en overzicht voor de hele organisatie, realistische workloads en dat iedereen kan werken op zijn/haar eigen niveau.

Om dat te realiseren moet je afstappen van generieke tools zoals Excel, want die bieden geen inzicht, geen overzicht en geen log voor als er planningswijzigingen zijn gemaakt. In plaats daarvan heb je software nodig die het gemak van het ouderwetse planbord nabootst en dit combineert met de digitale gemakken van deze tijd.

Mark de Jong
Mark is directeur bij Timewax. Hij heeft een achtergrond als project- en resourcemanager bij o.a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants met expertise op het gebied van Professional Service Automation (PSA).